Создание и внедрение единой государственной системы делопроизводства

Помимо названных в  работе по документационному обеспечению  может быть использован еще ряд приложений:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой  делопроизводства;

Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

Они могут служить  основой для разработки таких  документов в конкретной организации.

Формы описей дел, акта о  выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.

Во второй части курсовой работы можно подвести следующие итоги:

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства" В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники,

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и  предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и  их документирования. ЕГСД носила комплексный  характер, т.е. включала не только вопросы  делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

Подводя итоги второй части курсовой работы, мы понимаем, что период 1960-1970-х гг. относится  к периоду значительных изменений  в сфере делопроизводства, необходимости  ее совершенствования. Что и привело  к созданию ЕГСД.

При желании совершенствования  той или иной системы, встает острый вопрос о разработке, создании необходимой  для этого литературы, на основе которой и будет работать та или  иная система. В 1960-1970-х гг. существовала острая необходимость в разработке такой литературы.

В решения проблем  по разработке литературы можно отметить:

«Сборник законодательных актов по делопроизводству» (1917-1970)” (М., 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали “Основные положения Единой государственной системы делопроизводства” (1973), утверждённая в 1988 г. “Государственная система документационного обеспечения управления”, общесоюзные классификаторы (в частности, Общесоюзный классификатор управленческой документации – ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД) и др.

В настоящее время  в Российской Федерации существует достаточно обширная база литературы по делопроизводству, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.

 

 

 

Заключение

 

На основе проведенного анализа общегосударственных нормативно-методических документов и различной литературы по вопросам организации делопроизводства подведем основные итоги.

В нашей стране 1960-1970-е года относятся к периоду стандартизации и унификации документов.

Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Основная идея ЕГСД - это  всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в проект «Основные положения ЕГСД», как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана «Методика и унифицированы делопроизводственные операции», связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах  управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в  период 1960-х -1970-х годов, демонстрирует  перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Изменения, в общественно-политической сфере, естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Изменение методов управления и необходимости в разработке новой литературы по вопросам делопроизводства.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению  совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как  единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач.

Таким образом, рубеж 1960-1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода  в документоведческих исследованиях  во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги “Документ: информационный анализ” (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х – первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986).

Реализация ее положений  повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру  и штатную численность управленческого  аппарата.

Особо актуальной являлась проблема нового документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов.

Для решения этой проблемы существовала необходимость в периодической разработке новой литературы, включающую в себя усовершенствовавшую информацию по вопросам делопроизводства.

К счастью, в настоящее  время, в Российской Федерации существует достаточно обширная база литературы по вопросам делопроизводства, которая постоянно обновляется.

 

 

 

Литература

 

1. ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне  системы документации, используемые  в АСУ. Основные положения»

2. Секрктарское дело: Учебное пособие для проф.-техн. Учебн. Заведений. Мн.: РИПО, 1999

3. «Архивы и делопроизводство»  научно-практический иллюстрированный  журнал №1(7), 2000

4. Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбом форм организационно-распорядительных документов.- Мн.: БелНИИДАД, 1998

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Федеральное бюджетное  общеобразовательное учреждение высшего  профессионального образования

 

Самарский государственный  университет

 

Выпускающая кафедра  «Документоведение»

 

 

 

 

Создание и  внедрение 

единой государственной  системы делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по организации технологии ДОУ

Выполнила:

студентка IV курса

специальности «Документоведение  и ДОУ»

Иванова Дарья Валерьевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сызрань 2012