Становление и развитие документоведения как научной дисциплины

Документоведение испытывает также  влияние таких прикладных дисциплин  как социология управления, психология управления и делового общения.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики  прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи  документоведения с науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое  осмысление информационных процессов  во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и  содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию  документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом  связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно  с этими науками документоведение имеет возможность на современном  этапе эффективно решать теоретические  и прикладные задачи, связанные с  производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих  проблем документоведение широко использует достижения в области технических  и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем  информации, обладающим вполне определёнными  физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе  с использованием сложной современной  оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для  решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные  и специальные, частные. К числу  общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство  наук:

· системный метод;

· метод моделирования;

· функциональный метод;

· анализ;

· синтез;

· сравнение;

· классификация;

· обобщение;

· восхождение от абстрактного к  конкретному и др.;

Некоторые из перечисленных методов, в свою очередь, также могут классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое, натурное (физическое). Причем большинство  из этих разновидностей применяется  и в документоведении.

С общенаучными тесно связаны специальные  методы. Однако область их применения гораздо уже и ограничена, как  правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой  науками. К специальным методам  в документоведении относятся:

· методы унификации и стандартизации в документоведении;

· метод формулярного анализа;

· метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях;

· метод экспертизы ценности документов. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: 'Знання', 2007. С. 283-286.

2.2 Источники документоведения на современном этапе

Источниками в исследованиях документоведения могут выступать практически  любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление  об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и  т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы  и формы работы с документами. Это прежде всего законодательные  и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники  являются необходимой базой для  проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения  управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного  обеспечения управления, которая  одновременно является и важнейшим  источником для исследования документоведческих проблем.

Нормативно-методическая база документационного  обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

В ее состав входят:

· правовые акты, издаваемые высшими  органами государственной власти и  управления;

· правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных  образований, регламентирующие вопросы  делопроизводства;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному  обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных  уровней управления. Мосеев Р.Н. Современное  документоведение. Запад-Восток, 2007. С 237.

Нормативными актами Российской Федерации  и субъектов Российской Федерации  утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным  видам документации, многие формы  управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие  формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция  Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок  деятельности органов государственной  власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный  закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации  законодательных (представительных) и  исполнительных органов государственной  власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах  организации местного самоуправления в Российской Федерации" и др.).

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных  групп документов. Так, основные правила  заключения, изменения и расторжения  гражданско-правовых договоров, а также  их оформления изложены в Гражданском  кодексе Российской Федерации.

В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования  официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный  герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным  конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном  гербе Российской Федерации"; использование  гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных  Сил Российской Федерации, организаций  федеральной почтовой связи, МЧС  России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка  в делопроизводстве. Основным нормативным  актом в этой сфере является Закон  Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно  к ведению делопроизводства в  таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к  возрастанию значения той части  нормативной базы документоведения, которая связана с законодательством  по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация  делопроизводства осуществляется в  соответствии с законами "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ), "О правовой охране программ для электронных  вычислительных машин и баз данных" (от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Закон РФ 'Об информации, информатизации и защите информации' от 25.01.1995 // Собр. Законов  РФ. 1995. N 8. Ст. 609. Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1. Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время  была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. "Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные требования к  документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ). ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные  системы документации. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1988. 13 с.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало  с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных  видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных  систем документации; созданию и использованию  классификаторов технико-экономической  и социальной информации; автоматизации  информационных процессов в сфере  управления, техническим средствам  обработки информации; применяемой  в области работы с документами  терминологии.

Важными средствами информационного  обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные  формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию  информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования  технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных  систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации, а также  нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение  и применение общероссийских классификаторов.

УСД состоит из совокупности взаимосвязанных  унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах экономической  деятельности; средств их ведения; нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены  требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной  цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных  форм документов в информационно-поисковых  системах служит Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные  формы документов подлежат регистрации  путем включения в ОКУД. Разделы  ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные  в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных  форм документов. Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт  России. М.: Изд-во стандартов, 1993.