Подготовка нормативных актов,
регламентирующих оформление документов
в организации, осуществляется в
соответствии с действующим законодательством,
на основе типовых и примерных
инструкций, правил, унифицированных
форм и других нормативных и методических
разработок, с учетом особенностей
сложившейся в организации системы
делопроизводства. Порядок подготовки
и оформления управленческой документации
в организации может закрепляться
в таких нормативных актах, как:
"Инструкция по делопроизводству",
"Регламент", "Правила оформления
документов", "Табель унифицированных
форм документов", "Альбом бланков",
"Альбом унифицированных форм документов".
В зависимости от состава и
содержания этих нормативных актов
и распределения положений по
делопроизводству между ними, в организации
может быть принят весь комплекс перечисленных
нормативных актов или отдельные
из них. Количество, наименования и
последовательность разделов, степень
детализации, характер примеров, состав
приложений определяются их разработчиками.
2.3 Структура документоведения
Как и любая научная дисциплина,
документоведение имеет структуру,
которая пока находится в стадии
формирования. Структурно документоведение
делится на две подсистемы:
· Общее документоведение;
· Особенное документоведение.
Содержанием общего документоведения
являются общетеоретические, исторические
и организационно-методические проблемы
науки о документе и документно-коммуникационной
деятельности, т.е. ее сущность, объект,
предмет и структура, терминология,
концепции, установление соотношения
с другими науками, закономерности
и принципы развития и функционирования
документа в системе документных
коммуникаций и т. д. Общее документоведение
состоит из трех разделов: теория документа,
история документа, история и
теория документно-коммуникационной деятельности.
Теория документа (документология)
- ядро документоведения. Она изучает
общетеоретическую проблематику, связанную
с понятийным аппаратом, функциональным
анализом документов, изучением их
характеристик как материальных
объектов и зафиксированной в
них информации, вопросы типологизации
и классификации документов, их параметров
и свойств, как средства коммуникации
и элемента документных фондов. Мосеев
Р.Н. Современное документоведение.
Запад-Восток, 2007. С. 182.
История раскрывает закономерности становления
и развития документа как источника
информации и средства коммуникации
в условиях смены конкретной обстановки
на определенном этапе развития социальной
коммуникации, изменения его содержания
и формы в соответствии с документными
потребностями общества в тот
или иной период времени.
В разделе документной деятельности
изучается история и общая
методика создания и функционирования
документа в системе документальной
коммуникации (создание, производство,
сбор, хранение, распространение и
использование), т.е. документа, функционирующего
в целостном коммуникативном
цикле "автор документной информации
- потребитель ее". Куняев Н.Н. Документоведение.
Учебник. М., Логос.: 2008. С. 252.
Особенное документоведение изучает
особенности, характерные для отдельных
типов и видов документов (книги, патенты,
ноты, карты, кинофильмы, оптические диски
и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной
деятельности (документирование, документоиздание,
документораспространение, документохранение,
документопользование). В качестве особенного
может выступать любой признак, заслуживающий
теоретического рассмотрения.
Особенное документоведение подразделяется
на специальное и частное документоведение.
Специальное документоведение изучает
особенности документов, являющихся объектами
библиотечного, архивного, музейного дела,
т.е. специфику документов, функционирующих
в информационных центрах, библиотеках,
архивах, музеях и других документно-коммуникационных
структурах. Кроме того, предметом специального
документоведения может служить изучение
специфики различных процессов документно-коммуникационной
деятельности (документирование, делопроизводство,
фондоведение и т. д.). Предметом частного
документоведения выступают отдельные
виды и разновидности документа. Отсюда
в качестве частнонаучных документоведческих
дисциплин представлены: книго-, патенто-,
картоведение и т. д.
Таким образом, специальное и частное
документоведение есть специфическое
проявление общего. В совокупности
с общим особенное документоведение
образует единое документоведение.
Заключение
На основании выше изложенного
можно сделать следующие выводы:
Во-первых, документоведение в России
возникло в XVI - XVII веках, и это было
связано с развитием международных,
правовых отношений. Тогда появились
первые попытки создания унифицированных
форм документов. При росте документооборота
с начала XVIII века унифицированные
формы документов и правила их
составления стали понемногу
закрепляться законодательными актами.
Складывались правовые основы документирования,
появилось деление документов на внутренние
и внешние. Эта работа продолжалась вплоть
до конца XIX века. В первой половине XX века
создаются унифицированные системы документации.
Все больше осознается важность документов,
их историческая, научная, управленческая
и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился
и сам термин «документоведение», а вскоре
и самостоятельный научный курс.
Во-вторых, изучение истории становления
документоведения как научной дисциплины
на настоящий момент имеет не только
научно-историческое значение, но и
большое прикладное значение, поскольку
позволяет детально рассмотреть
тенденции развития, причины появления
новых видов или разновидностей
документов, уяснить функцию документа
в государственном регулировании
социальных процессов и его роль
для жизни и деятельности человека.
В-третьих, настоящий момент развития
документоведения контрастирует с
тем, что было раньше, это связано
со сменой информационных технологий,
с увеличением оборота информации
в жизни человека, общества и государства.
Во второй половине XX столетия, с развитием
новых информационных технологий произошло
существенное сближение традиционной
книги с электронными изданиями
на новых материальных носителях - магнитных
лентах, магнитных, оптических, магнитооптических
дисках и т.п.