Б) Формирование
личных дел.
Основным документом персонального учета
работника является его личное дело, которое
является документом «Для служебного
пользования». Личное дело включает в
себя следующие документы, пронумерованные
и подшитые в хронологическом порядке:
- опись документов, имеющихся в личном
деле;
- анкета;
- личное заявление о приеме на работу
(в конце трудовой деятельности - об увольнении);
- личный листок по учету кадров с наклеенной
на него фотографией размером 4х6 см (фотографии
обновляются при достижении возраста
25 и 45 лет);
- автобиография;
- копии документов об образовании, присвоении
ученой степени, ученого звания;
- характеристики;
- копии приказов о приеме (в дальнейшем
о переводе, увольнении);
- трудовой договор;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- материалы аттестации;
- представления о назначении, освобождении,
переводе, увольнении, направлении на
учебу;
- копии наградных листов и представлений
к присвоению почетных званий;
- другие документы, характеризующие
работника.
В личные дела не должны входить документы
второстепенного значения, имеющие временные
(до 10 лет включительно) сроки хранения.
К таким документам относятся справки
с места жительства, о жилищных условиях,
о состоянии здоровья и т.д.
Личное дело оформляется после издания
приказа о приеме на работу и ведется на
протяжении всей работы сотрудника на
предприятии.
Сотрудник, ответственный за документационное
обеспечение кадровой деятельности, принимает
от поступающего на службу документы,
проверяет полноту их заполнения и правильность
указанных сведений в соответствии с предъявленными
документами.
Личные дела учитываются как документы
«Для служебного пользования», регистрируются
в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей
следующие графы: порядковый номер дела,
фамилия, имя, отчество сотрудника, дата
постановки дела на учет и дата снятия
с учета.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления
только сотрудникам, определенным руководителем
предприятия.
При работе с личным делом, выданным для
ознакомления, запрещается производить
какие либо исправления в ранее сделанных
записях, вносить в него новые записи,
извлекать из личного дела имеющиеся там
документы или помещать в него новые и
разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные
сведения.
При извлечении каких либо документов
из личного дела лицо, ответственное за
ведение личных дел, обязано сделать во
внутренней описи соответствующую запись.
Для контроля за своевременным возвратом
выданных или высланных для ознакомления
личных дел и предотвращения их утраты
используется специальная контрольная
карточка, которая заполняется на каждое
дело. В ней указываются номер личного
дела, фамилия, имя, отчество сотрудника,
на которого она заведена, дата выдачи
личного дела, кому оно выдано, расписка
в получении, номер служебного телефона
лица, получившего дело, и дата возвращения
дела.
Однако личные дела ведутся далеко не
на всех сотрудников, а как правило, на
руководящих работников и специалистов
организации. На других работников составляются
личные карточки (форма № Т-2).
Личная карточка представляет собой
перечень вопросов о биографических данных
работника, об образовании, о выполняемой
работе с начала трудовой деятельности,
пребывании за границей, о правительственных
наградах, воинской обязанности, семейном
положении, о месте проживания, паспортные
данные и др. Графы карточки заполняются
работником собственноручно, разборчиво,
без искажений и сокращений наименова-ния
организаций, в которых он ранее работал.
Сведения о предыдущей трудовой деятельности
указываются на основании записей в трудовой
книжке и других документов. Автобиография
пишется в произвольной форме, где, кроме
сведений о себе и своей деятельности,
указываются сведения о родственниках
и другие сведения, имеющие значение при
решении вопроса о более правильном и
целе-сообразном использовании работника
в определенной должности. Обо всех последующих
изменениях в анкетно-биографических
данных (образование, семейное положение
и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел
кадров по месту работы для внесения этих
изме-нений во все их учетные документы.
В отделе кадров личные дела и личные
карточки хранятся только на работающих
сотрудников. Для хранения следует использовать
сейфы и конторские шкафы, в которых личные
дела располагаются по алфавиту. Шкафы
или металлические сейфы должны запираться
на замок и опечатываться.
После увольнения сотрудника его личное
дело извлекается из папки и оформляется
для передачи на хранение.
- Хранение кадровой документации
Любая организация за период
своего существования имеет в своем арсенале
множество всякого рода документации:
кадровая документация, т.е. приказы по
личному составу, трудовые договоры, личные
карточки работников и т.д.
И чтобы не произошло захламленности
в кадровой документации, необходимо провести
ревизию на предмет уничтожения или сдачи
в архив документов, которые отслужили
свой срок. Это надо делать аккуратно,
дабы не уничтожить документ, который
окажется единственным свидетельством
для исчисления трудового стажа.
Прежде всего, надо выяснить,
что относится к документам по личному
составу.
Обычно под ними подразумевают,
как мы уже заметили, приказы по личному
составу, личные дела или личные карточки,
лицевые счета или ведомости по начислению
заработной платы, трудовые договоры,
заключаемые работником с работодателем,
должностные инструкции, штатные расписания,
штатные расстановки.
Однако вышеназванные документы
отнюдь не охватывают всей той многочисленной
группы документов, которые могут быть
с полным основанием отнесены к документам
по личному составу. К таким документам
в полной мере относятся:
- документы о прохождении учебы
и подтверждающие полученное образование
(дипломы, аттестаты, протоколы заседаний
государственных экзаменационных комиссий,
книги регистрации выданных дипломов
и аттестатов, журналы регистрации выдачи
учащимся золотых и серебряных медалей);
- документы по аттестации и
установлению квалификации;
- документы, подтверждающие
вредные условия производства;
- списки работников, имеющих
право на льготную пенсию (документы, ходатайства,
справки, анкеты);
- различные формы учета выданных
документов, записи которых могут служить
основанием для подтверждения трудового
стажа, образования или льгот.
Почти все документы со сроком
их хранения приведены в Перечне типовых
управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения (утв. Росархивом РФ от
6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.)).
А более подробную информацию
по хранению и архивации документации
нам дает Федеральный закон РФ от 22 октября
2004 г. N 125-ФЗ (далее - Закон об архиве).
Документами по личному составу
Закон об архиве называет документы, отражающие
трудовые отношения работника с работодателем.
Документы, отнесенные к категории
документов по личному составу, должны
храниться у того юридического лица, где
человек работал, в течение 75 лет после
его увольнения.
При реорганизации негосударственных
организаций условия и место дальнейшего
хранения архивных документов определяются
учредителями этих организаций либо органами,
уполномоченными на то учредительными
документами (ч. 9 ст. 23 Закона об архиве).
При ликвидации негосударственных
организаций, в том числе в результате
банкротства, образовавшиеся в процессе
их деятельности и включенные в состав
Архивного фонда РФ документы по личному
составу, а также архивные документы, сроки
временного хранения которых не истекли,
передаются ликвидационной комиссией
(ликвидатором) или конкурсным управляющим
в упорядоченном состоянии на хранение
в соответствующий государственный или
муниципальный архив на основании договора
между ликвидационной комиссией (ликвидатором)
или конкурсным управляющим и государственным
или муниципальным архивом. При этом ликвидационная
комиссия (ликвидатор) или конкурсный
управляющий организуют упорядочение
архивных документов ликвидируемой организации,
в том числе организации, ликвидируемой
в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона
об архиве).
Рекомендуется организациям
(независимо от форм собственности) включать
в свои уставы (положения) специальные
пункты. В них должны быть прописаны все
вопросы, касающиеся учета и сохранности
документов по личному составу и своевременной
передачи их на хранение в случае ликвидации
юридического лица.
Все это накладывает серьезные
правовые обязательства и ответственность
на руководителей организаций и должностных
лиц, ответственных за обеспечение сохранности
документов по личному составу и удовлетворение
социальных прав граждан.
В настоящее время существует
система Федеральной архивной службы,
отдельных архивов документов по личному
составу не создается. Но в соответствии
со ст. 13 Закона об архиве организации
вправе создавать архивы в целях хранения
образовавшихся в процессе их деятельности
архивных документов, в том числе в целях
хранения и использования архивных документов,
не относящихся к государственной или
муниципальной собственности.
Основными задачами архива организации
являются:
- комплектование архива документами,
состав которых предусмотрен положением
об архиве
- учет и обеспечение сохранности
документов
- создание научно-справочного
аппарата к документам архива
- использование хранящихся
в архиве документов
- подготовка и передача документов,
относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное
хранение в соответствии со сроками и
требованиями, установленными Федеральной
архивной службой России и органами управления
архивным делом субъектов РФ.
В целях выполнения основных
задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций
и (или) структурных подразделений организаций
- источников комплектования архива
- принимает упорядоченные документы
структурных подразделений организации
и организаций - источников комплектования
архива
- учитывает и обеспечивает
сохранность принятых в архив документов
- создает и поддерживает в актуальном
состоянии научно-справочный аппарат
к документам архива
- организует информационное
обслуживание руководителей и структурных
подразделений организации, осуществляет
использование документов по запросам
организаций и частных лиц, в том числе
социально-правовым запросам граждан,
ведет учет и анализ использования
- проводит экспертизу ценности
и осуществляет комплекс организационных
и методических мероприятий по передаче
документов на постоянное хранение
- осуществляет проверку правильности
формирования и оформления дел в структурных
подразделениях организаций и других
организациях - источниках комплектования
- организует работу по составлению
номенклатуры дел организации
- оказывает методическую и
практическую помощь структурным подразделениям
в работе с документами
- участвует в разработке нормативных
и методических документов по архивному
делу и документационному обеспечению
управления.
Архивы организаций осуществляют
прием электронных документов (ЭД), обеспечивают
их сохранность, учет, отбор и использование,
а также подготовку и передачу на государственное
хранение. На хранение передаются ЭД в
составе фондов организаций - источников
комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые
с ЭД при передаче на архивное хранение
и в процессе хранения (перезапись, конвертирование
в новые форматы, сжатие и др.), должны быть
документированы для обеспечения аутентичности
ЭД.
Для выполнения основных задач
и функций архив организации имеет право:
- требовать от структурных
подразделений своевременной передачи
в архив документов в упорядоченном состоянии;
- контролировать правила работы
с документами в структурных подразделениях
и организациях - источниках комплектования
архива;
- запрашивать от структурных
подразделений и организаций - источников
комплектования необходимые для работы
архива сведения;
- участвовать в мероприятиях,
проводимых Федеральной архивной службой
России, органами управления архивным
делом субъектов РФ, федеральными архивами
РФ, по вопросам архивного дела и документационного
обеспечения управления.
На практике документация по
личному составу хранится вместе с другими
документами. Рекомендуется отделить
данную документацию от другой. Это объясняется,
прежде всего, тем, что документы по личному
составу носят конфиденциальный характер,
доступ к ним должен быть строго ограничен,
а порядок допуска к этим документам определяется
службой кадров совместно со службой режима
организации и утверждается руководством.
Самое главное и ответственное
действо - подготовка документов к сдаче
в архив организации. Оно заслуживает
серьезного внимания, потому что именно
на этом этапе зачастую совершаются серьезные
ошибки, которые в дальнейшем могут привести
к негативным последствиям в работе архива.
Комплекс работ по передаче
документов в архив, в том числе и по личному
составу, делится на следующие стадии:
- формирование дел после окончания
и в текущем делопроизводстве
- оформление дел в соответствии
с установленным порядком
- экспертиза ценности документов
и дел