Текущее хранение дел

– внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)

Дела временного хранения не подшиваются, листы в  них не нумеруются, документы в  них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел  постоянного и долговременного  хранения оформляются по установленной  форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Заголовки дел  должны быть краткими и отражать смысловое  содержание документов, которые находятся  в данном деле и в общем случае состоят из: – названия вида документа;

– указания на главное содержание документа;

– указания на период, к которому относятся данные документа.

В том случае, если в дело помещаются копии документов, это также указывается в заголовке.

Дата на обложке  дела должна соответствовать году заведения  и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за… годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Дела, оформляемые  при передаче документов на хранение, подлежат индексации. В ходе индексации делам присваивают индексы, или  номера. Присвоение номеров осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следуют, как правило, наиболее важные дела, затем – второстепенные. При индексации дела распределяют первоначально по разделам, соответствующим, как правило, одному из крупных направлений деятельности организации (к примеру, внешнеэкономический), а затем уже – внутри соответствующего раздела в порядке убывания значимости той или иной группы документов. Индекс документов представляет собой дробь, например: 2/2 (т.е. раздел 2, дело 2).

 

 

 

 

3. Текущее хранение дел

 

Хранение документов от момента их появления (создания или  получения) в организации до момента  формирования и передачи дела с ними в архив называют текущим. Текущее  хранение дел проводится по месту  их формирования.

Текущее хранение дел организуется в помещениях отделов, оборудованных специальными шкафами или сейфами, позволяющими ограничит доступ к данным. В открытом доступе обычно находятся только номенклатуры дел, которые позволяют оптимизировать поиск по документам. Такие вещи как штампы, бланки документов, печати и трудовые книжки хранятся отдельно и под особой ответственностью сотрудников. Предполагается, что сотрудники кадровой службы не только выполняют формальные предписания касаемо хранения дел, но и соблюдают такие меры предосторожности как слежение за доступом к текущим документам. В частности, предполагается, что сотрудник не покидает помещение, оставляя документы на столе, а также защищает электронную информацию, не позволяя третьим лицам получать доступ к компьютеру в его отсутствие. Шкаф с документами опечатывается в конце рабочего дня, а ключи от него сдаются руководителю отдела под роспись. Весь бумажный мусор, включая черновики документов, шредируется.

Для обеспечения  быстрого поиска нужного дела они  располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время  получила распространение подвесная  система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

К сожалению, еще  очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени,

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Документы, уже  включенные в дело, могут в течение  года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут  быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель , в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости  во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта – заместитель. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Выдача дел  в другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

 

Заключение

 

Быстрый поиск  и использование документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

При написании  данной работы мною были изучены принципы составления номенклатуры дел, рассмотрена процедура формирования и текущего  хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Таким образом, хранение дел – это важнейшая составляющая деятельности службы документационного обеспечения управления. Без надлежащего хранения документации невозможна эффективная работа организации, затруднен поиск необходимых данных, если они сданы в архив, возможны конфликты с персоналом и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы:

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003
2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.
3. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
4. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М., 2006
5. Электронный ресурс: [http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/25.htm]