Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

 

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может строиться  по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может  выноситься в начало текста, например:

 

«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после  его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления мэрии для организации обслуживания автопарка мэрии и Администрации  Московской области»

 

«В соответствии с Вашим  обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному  агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала  «Россия».

 

В деловой речи часто употребляются  сложные бессоюзные и сложноподчиненные  предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

 

«Одновременно сообщаем (главное  предложение), что в настоящее  время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации  об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной  рентабельностью (придаточное предложение)»

 

«При условии нанесения  на тонкостенные стальные трубы надежного  внутреннего и наружного антикоррозийных  покрытий (придаточное предложение), считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение)».

 

Место придаточного предложения  в составе главного зависит от того, какой член главного предложения  оно поясняет:

 

Если придаточное предложение  поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно  за этим словом;

 

Если придаточное относится  ко всему главному предложению или  к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются  обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

 

Придаточные предложения  рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и  деепричастными оборотами.

 

Вместо:

 

Здания, сооружения, оборудо-вание  и прилегающую территорию растворного  узла, которые находятся в пользовании  УС-2, просим передать ОКС.

 

Рекомендуется писать:

 

Здания, сооружения, оборудо-вание  и прилегающую территорию растворного  узла, находящиеся в пользовании  УС-2, просим передать ОКС.

 

Не допускается соединять  как однородные члены предложения  причастные и деепричастные обороты  с придаточными предложениями.

 

Неправильно:

 

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются  Европейским банком реконструкции  и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

 

Правильно:

 

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых  Европейским банком реконструкции  и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот  турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

 

При употреблении деепричастных  оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, - субъект  действия, и ни в коем случае не с  объектом.

 

Неправильно:

 

Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий  процент внедренных разработок.

 

Правильно:

 

Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент  внедренных разработок.

 

Особый тип предложений  в деловой речи - сложные рубрицированные  перечисления, дающие возможность языковыми  средствами формализовать передачу однотипной информации:

 

«При проработке данного  вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому  помещению:

 

~ оно не должно располагаться  на уровне одного этажа;

 

~ должно иметь не менее  двух залов площадью 35-40 кв. м каждое  для размещения компьютерной  техники;

 

~ должно иметь не менее  1 6-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый  и один зал для заседаний;

 

~ помещение не должно  требовать ремонта;

 

~ необходим ряд помещений  технического назначения».

 

 

3.2 Морфологические ошибки

 

 

Отступление от правил согласования определений. Если определение относится  к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется  с главным словом сочетания: новый  вагон-лаборатория; универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию  личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение  обычно согласуется с ближайшим  именем существительным: наш начальник  цеха Петрова; старший инженер Яковлева, новый лаборант Серова. Отступление  от этого правила наблюдается  в тех случаях, когда определение  выражается причастием: выступившая  на собрании заместитель директора  доцент Сидорова; принимавшая участие  в разработке проекта научный  сотрудник Алексеева.

 

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует  учитывать, что краткие формы  имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются  неуместными, ощущаются как разговорные  и даже просторечные.

 

Неправильно:

 

Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

 

Решение об увольнении Иванова  незаконное.

 

Правильно:

 

Выводы комиссии обоснованны  и справедливы.

 

Решение об увольнении Иванова  незаконно.

 

В случае употребления форм кратких имен прилагательных на - ен, - енен следует учитывать, что в  официально-деловой речи предпочтительно  употребление форм на -енен.

 

 

 

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в  официальной обстановке следует  помнить, что все количественные имена числительные склоняются. При  этом изменяются все части сложных  и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей; с шестьюстами  шестьюдесятью шестью рублями и  т. д.

 

Как уже отмечалось, в тексте количественные имена числительные обычно записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых  ошибок в текстах, предназначенных  для чтения или произнесения в  официальной обстановке, наряду с  цифровыми обозначениями следует  давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

 

На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.

 

Депутат встретился с 766 (семьюстами шестьюдесятью шестью) рабочими завода.

 

Приведем формы косвенных  падежей числительных, склонение  которых может вызвать трудности.

 

 

 

3.3 Синтаксические ошибки

 

Ошибки, связанные с несоответствием  контекста и порядка слов.

 

Следует помнить - в русской  письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу  предложения

 

Рассмотрим три примера:

 

1. Завод «Прогресс» выполнил  план к 20 декабря.

 

2. К 20 декабря завод  «Прогресс» выполнил план.

 

3. К 20 декабря выполнил  план завод "Прогресс".

 

В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод  выполнил план. Во втором предложении  констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно «Прогресс») выполнил план.

 

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный  оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или  в связи с другими действиями. Используя это обстоятельство, через  деепричастный оборот можно передать различные оценочные характеристики внимание, оказанное затронутому  в письме вопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и  т. д. Например:

 

Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает... Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие  основанием для принятия того или  иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует  начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. д.

 

Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых  выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако составители  деловых писем часто допускают  ошибки в употреблении деепричастных  оборотов. Например: Проработав всего  два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха (правильно: Проработав всего два месяца, он испортил отношения  с начальником цеха).

 

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельственными  придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

 

 

 

Ошибки, возникающие в  результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах  сложноподчиненные предложения, как  правило, используются для выражения  причинно-следственных связей. При  построении сложных предложений  следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения  с союзами что; который; если; чтобы; где; как; вследствие того, что. Место  придаточного предложения зависит  от того, какой член главного предложения  оно поясняет. Если придаточное предложение  поясняет только одно слово главного предложения, то оно обычно следует  за этим словом. Например: В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие.

 

Если придаточное предложение  относится к группе сказуемого в  главном предложении или ко всему  главному предложению, то различаются  два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно  поясняет основную мысль сложного предложения: Например: Ввиду того, что литье  проводилось ускоренным методом, отжиг  длился два часа. Отжиг длился два  часа, ввиду того, что ...

 

Придаточные предложения  могут быть заменены синонимичными  причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:

 

Направляем Вам для  сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом  по науке и технике (вместо: которые  одобрены).

 

Не допускается соединять  как однородные синтаксические члены  причастные и деепричастные обороты  с придаточными предложениями.

 

Нельзя писать:

 

Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели.

 

Нужно:

 

Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для  достижения цели.

 

Неправильное использование  предлогов.

 

Нельзя писать:

 

Это показывает о том, что  мы терпимо относимся к недостаткам.

 

Нужно:

 

Это показывает, что мы терпимо  относимся к недостаткам.

 

 

Составители деловых писем  нередко не различают случаев, когда  речь идет об учреждении, а когда  о здании.

 

Например: В наше предприятие  распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).

 

Неправильное согласование в падеже.

 

Наиболее частой ошибкой  является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

 

 

 

3.4 Структурные помехи

 

 

Источником структурных  помех является неверное построение текста служебного документа, не соразмеренное  расположение его частей. Важно, чтобы  каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре  документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия  приводит к длинным введениям  и сложным системам мотивировок.

 

Например, поскольку в  формуляре документа отведено специальное  место для заголовка, нет необходимости  начинать изложение документа с  того, что уже сказано в заголовке.

 

Не следует указывать  наименование предприятия рядом  с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано  на бланке или в прямоугольном  штампе, проставленном на документе.

 

Судя по многочисленным ошибкам, встречающимся в текстах служебных  документов, следует рассмотреть  подробно вопрос: по какому критерию делится  текст на абзацы?

 

Дело в том, что изложение  каждого аспекта содержания рекомендуется  начинать с нового абзаца. Новую  тему или новый поворот темы следует  также выделять красной строкой. Разбивая текст документа на абзацы, мы облегчаем его восприятие.

 

Лингвисты считают, что типичный абзац состоит из трех частей: абзацного  зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется  тема абзаца, как бы сообщается, о  чем пойдет речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: поэтому, таким образом, в этой связи, в результате этого и т. д. Однако формальные границы между частями  абзаца провести не всегда представляется возможным. Здесь большую роль играет интуиция составителя документа.

 

Считается, что средняя  длина абзаца 4 - 6 предложений. Однако встречаются абзацы, состоящие из одного предложения, преимущественно  в многоаспектных документах.