Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Ввиду ... считаем целесообразным не высылать Вам проект предложения.

 

3.8 Рекомендаций по устранению  помех, возникающих при записи  цифровой информации

 

 

Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной  записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс., а если вместо 1 000 000 использовать алгебраический показатель, то можно записать — 105. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание  больших и. малых чисел, но и значительно  облегчает их восприятие.

 

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без  указания меры), в записи, воспроизводится  словом, а не цифрой.

 

Например: Дефектных изделий  должно быть не более трех.

 

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы  или периоды.

 

Например:

 

Испытания должны продолжаться три — пять дней.

 

Если однозначное число  сопровождается обозначением меры (или  отношения), оно пишется цифрой.

 

Например:

 

Требуется 2 кг гвоздей.

 

Кран грузоподъемностью 1 тыс. т.

 

Многозначные числа (сложные  или составные числительные) принято  записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие  числа начинают предложение.

 

Например:

 

Двадцать пять изделий  было забраковано (но Было забраковано 25 изделий).

 

Многозначные целые числа  принято записывать, разбивая цифры  пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы счисления: при  десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например, 100 000 т, 253 720 руб.; при двенадцатиричной - каждый второй.

 

 

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний.

 

Например:

 

Радиоприемники 1-го класса обязательно  должны иметь радиовещательный прием.

 

Шероховатость поверхности  — по 6-му классу точности.

 

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание  ставится только один раз.

 

Например:

 

Изделия 1,2 и 3-го сорта.

 

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже  без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято писать римскими цифрами.

 

С помощью цифр в управленческой документации можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например:

 

100-процентный, 20-кило метр  о вый, 5-миллиметровый.

 

Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося  единицей измерения: 20-км, 5-мм, 10-кг.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, мы рассмотрели особенности  отдельных видов документов, унификацию текста, логические основы, особенности  композиции, проанализировали языковые, технические, структурные помехи и  пришли к следующим выводам:

 

ü   чтобы правильно  и быстро составить служебный  документ, необходимо использовать клише, штампы, стандарты. Именно использование  унифицированных формул позволяет  быстро и качественно составить  документ;

 

ü   при редактировании документов нельзя ограничиваться только проверкой собственного текста документа; важная смысловая информация, логически  связанная с текстом, содержится в таких реквизитах, как заголовок  к тексту, адресат, отметка о приложении, подпись, оформление которых должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

 

ü   композиционная структура  документа, стиль изложения и  языковые средства, используемые при  составлении текста документа, выбираются в соответствии с видом документа;

 

ü   независимо от вида унифицированного документа его  синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать  традиционным для русского языка  нормам словорасположения: группа подлежащего  предшествует группе сказуемого. Это  так называемый прямой порядок слов в предложении;

 

Составители различных документов нередко делают ошибки, являющиеся источником различных помех: технических, структурных, грамматических, семантических, синтаксических и стилистических.

 

ü   к техническим  помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности  текста, вызванные небрежностью составителя;

 

ü   источником структурных  помех является неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место  в логической структуре документа  и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к сложным конструкциям и неясному тексту;

 

ü   к грамматическим помехам приводит незнание правил орфографии и пунктуации. Нельзя забывать, что  отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных  видах документов и в отдельных  его частях.

 

ü   неправильное использование  слов и терминов приводит к семантическим  помехам. К этой группе ошибок относится  основное количество служебных документов. Используя как русские слова, так и слова иностранного происхождения  и термины, составитель должен точно  знать их смысл;

 

ü   к стилистическим помехам относятся: искусственное  удлинение речи, употребление архаизмов (устаревших слов и оборотов), употребление слов, не относящихся к официально-деловому или нейтральному стилю.

 

Основное требование, предъявляемое  к служебному документу, - объективность  содержания, что обусловливает, как  правило, нейтральный тон изложения. Следует учитывать, что служебные  документы пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Деловое общение эффективно тогда, когда составитель документов учитывает все этические моменты при констатации и интерпретации ситуаций, возникающих в управленческой деятельности. Поэтому административный речевой этикет имеет огромное значение.

 

 

ЛИТЕРАТУРА

 

1. Валгина Н.С., Светлышева  В.Н. Орфография и пунктуация: Справочник. - М.: Высшая школа, 1993.

 

2. Веселов П.В. Аксиомы  делового письма. — М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993.

 

3. Веселов П.В. Современное  деловое письмо в промышленности. — М.: Издательство стандартов, 1990.

 

4. Громова Н.М. Основы  деловой переписки. - М: РУССЛИТ, 1992.

 

5. Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубежный

 

партнер (Переписка, документация, контракты).

 

— М.: Техноэкология, 1992.

 

6. Лапинская И.П. Русский  язык для менеджеров: Учебное  пособие. — Воронеж: Изд-во  ВГУ, 1994.

 

7. Рахманин Л. В. Стилистика  деловой речи и редактирование  служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. — М.: Высшая школа;  ИНФРА-М, 1998.

 

8. Розенталь Д.Э., Теленкова  М.А. Словарь трудностей русского  языка. 6-е изд. - М.: Русский язык, 1987.

 

9. Словарь сокращений и  аббревиатур. — М., 1995.

 

10. Словарь сокращений  русского языка /Под ред. Д.И.  Алексеева. 4-е изд., стереотип. - М:  Русский язык, 1984.

 

11. Составление и оформление  служебных документов: Практическое  пособие для коммерческих фирм /Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - М: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

 

12. Справочник по деловой  переписке. — М.: Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

 

13. Янковая В.Ф. Как составить  текст делового письма // Секретарское  дело. 1998, № 3, с. 31-37.

 

 

Размещено на