Управление документацией в испытательной лаборатории

 В предлагаемой системе  управления документацией все  первичные данные хранятся на  бумаге. Допускается хранить некоторые первичные данные (например, калибровки, спектры, но не условия проведения измерений и не результаты испытаний) в памяти компьютера без перенесения на бумагу только в том случае, если данный компьютер управляет работой конкретного испытательного оборудования и не используется для других целей, а распечатка этих данных по каким-то причинам затруднена или нецелесообразна.

 Рабочие журналы регистрируются  в архиве. Записи в рабочих  журналах ведут от руки чернилами  или шариковой ручкой, страницы  нумеруют перед началом использования  журнала. Все записи должны иметь  дату. Записи в рабочих журналах  нельзя стирать, замазывать, исправлять. Неправильную запись зачеркивают  одной горизонтальной чертой  и пишут рядом исправленный  вариант, ставят дату исправления  и подпись. Не допускается вести  записи, относящиеся к области  аккредитации, на отдельных листках  или в незарегистрированных тетрадях.

Хранение и порядок отмены

 При введении в действие  новой редакции документа по  качеству предыдущая редакция  документа изымается из всех "Справочников  по качеству". На отмененном  документе ставится штамп "Отменендата, подпись", а его зарегистрированные копии уничтожаются. Отмененные документы по качеству хранятся в архиве в течение 5 лет, а затем подлежат уничтожению.

 Рабочие журналы хранятся  на рабочих местах (в лаборатории) в течение 3 лет, а затем в архиве  не менее 5 лет. Компьютерные распечатки  хранятся в сейфах или запираемых  шкафах на рабочих местах в течение 6 месяцев, после чего могут быть уничтожены в порядке, установленном соответствующими инструкциями Гохрана России для конфиденциальной информации.

 Копии выданных протоколов  испытаний хранятся в архиве  в течение 3 лет. Данные по персоналу  хранятся в архиве в папках  личных дел.

Некоторые выводы

 Таким образом, для  внедрения предложенной системы  управления документацией необходимо  назначить менеджера по архиву  для обеспечения работ по управлению  документацией, а также иметь  в лаборатории следующее оборудование  и расходные материалы:

 копировальный аппарат  и бумагу для официального  копирования документов;

4 штампа (штамп лаборатории, "Копия __", "Копия для информации", "Отменен";

 несколько папок для  создания "Справочников по качеству" в каждом помещении.

 Как видите, все очень  просто. Самое сложное - добиться, чтобы  сотрудники правильно вели рабочие  журналы и не записывали навески  на бумажках.

 Желаем успехов!

 Теги: 

 Начало активности (дата): 01.10.2001

 Количество показов: 7663

Автор: Житенко Л.П., Обрезумов В.П.

Рубрика: Испытания, измерения, анализ