Управленческие документы и их общая характеристика

По происхождению документы  делятся на служебные, личные и документы  личного происхождения.

Служебный документ — это  документ, который создало или  получило предприятие (или другой субъект  хозяйствования) в процессе деятельности.

Личный документ — это  документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может  содержать биографические и (или) другие сведения о нем.

Документ личного происхождения  — документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его  частном собрании.

По месту составления  документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии  и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы, поступившие  на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическим лицам.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.

По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

По срокам исполнения документы  бывают:

— срочные, которые исполняют  в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а  также документы с пометкой «Срочно»;

— несрочные, которые исполняют  в сроки, определенные руководством предприятия.

По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.

По степени подлинности  различают:

— черновик (предварительная  редакция документа);

— подлинник — экземпляр  служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;

— копия — документ, который  содержит точное знаковое воспроизведение  содержания или документной информации другого документа и в отдельных  случаях — некоторых его внешних  признаков. В свою очередь, может  быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и  заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).

Иногда для работы требуется  не копия подлинного документа, а  выписка из того или иного его  раздела.

Выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она  сделана.

В случае утери владельцем подлинного документа ему может  быть выдан соответствующим органом  или предприятием дубликат документа.

Дубликат подлинника —  повторно оформленный служебный  документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который  имеет такую же юридическую силу.

По технике создания документы  бывают рукописные и печатные.

По способу фиксации информации различают:

— письменный документ —  текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;

— графический документ — изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка  или чертежа линиями, штрихами, светотенью;

— аудиовизуальный документ — документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания  которых используют соответствующую  аппаратуру;

— видеодокумент — документ, содержание которого зафиксировано  средствами видеозаписи;

— кинодокумент — документ, содержание которого зафиксировано  с помощью кинематографических  средств и представлено в виде последовательно расположенных  фотографических изображений;

— фотодокумент — документ, содержание которого зафиксировано  с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;

— фонодокумент — документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи;

— электронный документ — документ, который создают и  используют только в пределах компьютерной системы.

А теперь, рассмотрев классификацию  документов, расскажем об основных требованиях к порядку оформления и составления документов, создаваемых  на предприятиях.

управление документация информационный стандартизация

4. Унификация и стандартизация управленческих документов

 

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится с целью сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества и снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

— разработку унифицированной системы документоведения, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

— внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

— ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

— разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли, не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

— разработку ОКТЭД, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией стандартизации документов, координацию соответствующих  работ и контроль за ними осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

 

5. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению документов

Для оформления документов используются следующие реквизиты:

№ 01 – Государственный Герб Российской Федерации;

№ 02 – герб субъекта Российской Федерации;

№ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

№ 04 – код организации;

№ 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

№ 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

№ 07 – код формы документа;

№ 08 – наименование организации;

№ 09 – справочные данные об организации;

№ 10 – наименование вида документа;

№ 11 – дата документа;

№ 12 – регистрационный номер документа;

№ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

№ 14 – место составления или издания документа;

№ 15 – адресат;

№ 16 – гриф утверждения документа;

№ 17 – резолюция;

№ 18 – заголовок к тексту;

№ 19 – отметка о контроле;

№ 20 – текст документа;

№ 21 – отметка о наличии приложения;

№ 22 – подпись;

№ 23 – гриф согласования документа;

№ 24 – визы согласования документа;

№ 25 – оттиск печати;

№ 26 – отметка о заверении копии;

№ 27 – отметка об исполнителе;

№ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

№ 29 – отметка о поступлении документа в организацию,

№ 30 – идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливают  на бланках. ГОСТ устанавливает два  стандартных формата бланков  документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм– левое; 10 мм– правое; 20 мм– верхнее; 20 мм– нижнее.

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов. В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков– угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов при угловом и продольном расположении приведены на рис 1. и рис. 2.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные  отметки для реквизитов 11, 12, 13 в  пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк  конкретного вида документа.

Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 

Рис. 1. Схема углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4.

 

Рис. 2. Схема продольного расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4.

 

Примечание

1. Размер бланка 210 на 297 мм.

2. Поля бланка: левое поле – 35 мм; правое поле – 10 мм; нижнее поле –20 мм; верхнее поле – 20 мм.

3. Реквизиты 01, 02, 03, 19 наносят на верхнем поле бланка.

4. Реквизиты 28, 29, 30 наносят на нижнем поле бланка.

5. Максимальная высота границ зон реквизитов: 01, 02, 03–17 мм; 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07–20 мм; 11, 12,– 10 мм; 13, 14 – 226 мм; 18–18 мм; 21, 22, 25–20 мм; 23, 24, 26, 27–24 мм; 28, 30, 29–16 мм.

Реквизиты наносятся в  пределах отведенного поля в соответствии со следующими правилами:

1. При угловом расположении реквизитов:

– реквизиты 01, 02, 03 – на верхнем поле бланка симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 19 – на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного знака;

– реквизит 16 – начиная с 40 печатного знака отведенного поля;

– реквизиты 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07, 11, 12, 13, 14, 15, 18, начиная от левой границы отведенного поля либо симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 20, 21, 22, 25, 23, 24, 26, 27 – начиная от левой границы отведенного поля;

– реквизит 28, 30, 29 – последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;

– реквизит 17 – наносится на любом свободном месте документа на первой странице, либо на отдельном листе бумаги формата А4, который подкалывается к документу.

2. При продольном расположении реквизитов:

– реквизиты 01, 02, 03 – на верхнем поле бланка симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 19 – на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного знака;

– реквизит 16 – начиная с 40 печатного знака отведенного поля;

– реквизиты 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07-симметрично от центра отведенного поля;

– реквизиты 11, 12, 13, 14– симметрично от центра отведенного поля;

– реквизиты 15– начиная с 32 печатного знака в пределах отведенного поля либо симметрично от центра отведенного поля;

– реквизит 18 – начиная от левой границы отведенного поля;

– реквизит 20, 21, 22, 25, 23, 24, 26, 27 – начиная от левой границы отведенного поля;

– реквизит 28, 30, 29 – последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;

– реквизит 17 – наносится на любом свободном месте документа на первой странице, либо на отдельном листе бумаги формата А4, который подкалывается к документу.

Реквизит от реквизита  отделяется друг от друга 2–4 межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита  отделяются друг от друга одним межстрочным  интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.