Управленческие документы и их общая характеристика

Реквизиты:

№ 01. «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.).

№ 02. «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

№ 03. «Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

№ 04. «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

№ 05. «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

№ 06. «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

№ 07. «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

№ 08. «Наименование организации», являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии– полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций  субъектов РФ, имеющих наряду с  государственным языком Российской Федерации (русским) государственный  язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации  на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают  ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

№ 09. «Справочные данные об организации» включает в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

№ 10. «Наименование вида документа», составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

№ 11. «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола– дата заседания (принятия решения), для акта– дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год– четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

№ 12. «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

№ 13. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

№ 14. «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

№ 15. «Адресат». В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 - Издательство стандартов – М. 2003
2. Космотаров М. Н - Секретарское дело №4/2001- С.28-32
3. Сокова А.Н. – Делопроизводство №2/2004 - С.4-7
4. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13-15.
5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра – М: 2000.
6. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
7. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти :Управленческое документоведение. - Екатеринбург.: УрАГС, 2002
8. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.