Этапы движения и обработки документов

Для регистрации  исходящих документов необходимы следующие  данные:

1) индекс документа,  включающий номер дела;

2) дата документа;

3) адресат (корреспондент);

4) краткое содержание  или заголовок;

5) отметка об  исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

6) исполнитель;

7) примечание.

Номер фиксируется  машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое  же, как и отправляемых.

 

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещении внутри предприятия.

При регистрации  документы делятся на несколько  групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

1) входящие документы;

2) исходящие  документы;

3) внутренние  документы;

4) контракты  коммерческие;

5) документы,  имеющие гриф «КТ» («конфиденциально»).

В практической деятельности применяются регистрационные  журналы (отдельно для регистрации  входящих и исходящих документов).

Журналы включают следующие графы:

1) индекс (номер)  документа;

2) дата документа;

3) автор документа  (внешняя организация) - для входящих  документов;

4) адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

5) количество  листов документа;

6) резолюция;

7) исполнитель;

8) подпись исполнителя;

9) срок исполнения;

10) отметка об  исполнении;

11) номер дела.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный  этап контроля за исполнением.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль.

 

Указанные технологические стадии выполняются на основе централизованной, децентрализованной или смешанной организации системы обработки документов. Выбор типа организации системы зависит от объема обрабатываемых документов, территориального размещения подразделений учреждения, фирмы и технической оснащенности службы документационного обеспечения.

Централизованная  система предполагает концентрацию всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению документов в единой для учреждения, фирмы  службе ДОУ.

При смешанной системе одна часть стадий (например, прием документов, их отправка, контроль за исполнением, ознакомление с документами персонала и др.) осуществляется централизованно, а другая (регистрация документов, их распределение по исполнителям, хранение) - децентрализовано по структурным подразделениям учреждения, фирмы и выполняется секретарями и лицами, ответственными за обработку документов этих подразделений.

В территориально раздробленном учреждении применяется  децентрализованная система, при которой все стадии рассредоточены по структурным подразделениям или филиалам.

Порядок движения документов в учреждении закрепляется в схемах маршрутов прохождения  документов, которые прилагаются  к Инструкции по ДОУ или делопроизводству учреждения.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. 

Количество  документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан.

 

 

Ежедневному количественному  учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы  на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.

Основными причинами  роста объема документооборота можно  назвать следующие:

1. отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, фирмы, включая руководителей;

2. отсутствие  регламентированных требований  к составу издаваемых документов  в той или иной ситуации, к  процессу документирования информации;

3. отсутствие профессионализма у менеджеров и работников служб ДОУ;
4. боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки;
5. боязнь явной практической ненужности для управленческого процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности;
6. рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы);
7. неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость дополнительных уточняющих запросов;
8. наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения;
9. дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов;
10. отсутствие практики бездокументного ответа на запросы с использованием телефонной связи или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя.

Знание динамики объема документооборота является обязательным элементом аналитических исследований любого руководителя, который естественно  стремится к совершенствованию  работы учреждения, фирмы. Результаты учета документов с этой целью обобщаются службой ДОУ и предоставляются руководителю одновременно с разработанными мерами по повышению эффективности ДОУ и сокращению документооборота.

Заключение       

 

   Движение  документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.  От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения.         

 

     Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности.

 

     В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.