Этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Смешанная система регистрации  может оказаться наиболее удобной, однако обязательно должно быть учтено следующее:

1. регистрация должна быть однократной, то есть документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз;
2. должна существовать возможность наведения справок о документе независимо от того, где он был зарегистрирован;
3. должен быть установлен единый порядок индексации документов в пределах организации, что означает, что регистрационные индексы формируются одинаково и в службе ДОУ организации, и в структурном подразделении.

Порядок регистрации, который  учитывает эти условия, обязательно  закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном акте, регламентирующем организацию делопроизводства в  данной организации.

Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются руководителю организации. После определения  исполнителей резолюция руководителя вносится в регистрационную форму, сами документы передаются исполнителю. При рассмотрении данной процедуры  нужно обратить внимание на следующее.

Во-первых, в небольших  организациях (компаниях) без внутреннего  структурного деления руководитель сразу определяет непосредственного  исполнителя и вносит его фамилию  в резолюцию. В организациях с  устойчивой структурой в резолюции  руководителя будет, скорее всего, указан руководитель структурного подразделения, которое занимается данным вопросом. Непосредственного исполнителя  и характер конкретных действий в этом случае определяет руководитель подразделения. Это означает, что на документе появляется вторая резолюция, которая также должна быть перенесена в регистрационную форму, по которой в подразделении будет контролироваться исполнение документа.

Например, резолюция руководителя организации, адресованная руководителю подразделения, может быть следующей:

Игнатьеву П.Р.

Прошу провести необходимую  работу и о результатах доложить до 18.04.2010

02.04.2010/

Резолюция руководителя структурного подразделения должна быть более  конкретной, например:

Кондратьеву А.В. Прошу  подготовить указанные документы и провести переговоры с заказчиком до 10.04.2010 (03.04.2010).

Таким образом, устанавливается  ответственность за исполнение документа  и руководителя структурного подразделения, и непосредственного исполнителя.

Во-вторых, в резолюции  могут быть указаны несколько  исполнителей. Работник, фамилия которого указана первой, считается ответственным  исполнителем. Именно он должен организовать работу по исполнению документа всеми  сотрудниками, указанными в резолюции. В этом случае документ может быть передан ответственному исполнителю, который, в свою очередь, направляет его другим исполнителям в определенном порядке.

Если необходимо срочное  решение вопроса, документ размножается в нужном количестве экземпляров  и одновременно направляется всем соисполнителям. В организациях с автоматизированной регистрацией документов и автоматизированным документооборотом, документы могут направляться исполнителям, как в электронной форме, так и на бумажной основе.

Порядок направления документов исполнителям после их регистрации  должен быть единым и определяться соответствующим внутренним организационным  документом (инструкцией, положением, правилами).

Нужно иметь в виду, что  за своевременное и качественное исполнение документа ответственность  несут все исполнители. Однако именно ответственный исполнитель должен разрешать все возникающие проблемы, докладывать о них руководителю организации, при необходимости  созывать совещание с заинтересованными  лицами и тому подобное. При таком порядке ведения дел руководитель организации не тратит время на детали, может осмыслить проблему в целом и таким образом освобождается от выполнения несвойственных ему функций.

Чтобы не допустить потери документов, их следует передавать под роспись. Во многих организациях со значительным объемом документооборота службе ДОУ приходится ежедневно  передавать в подразделения несколько документов. В этом случае целесообразно составлять реестр документов по установленной в организации форме. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении работник при получении документов расписывается в реестре. Не следует забывать и о том, что все перемещения документа по организации должны отражаться в регистрационной форме. Так, обязательно отмечается факт передачи документов из подразделения в подразделение, от одного исполнителя другому.

Таким образом, технология обработки службой ДОУ поступающих в организацию документов практически завершается передачей их конкретным исполнителям. Проставление отметки об исполнении документа и дальнейшее помещение его в дело - это задача самого исполнителя или ответственного за делопроизводство работника соответствующего структурного подразделения. Исключение составляют небольшие организации, где все делопроизводственные операции осуществляются секретарем, которому исполнитель может передать исполненный документ для его помещения в дело.

Характер исполнения может  быть различным в зависимости  от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного  ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий).

В этом случае на исполненном  входящем документе ставится отметка  о произведенных действиях, например «Проведены переговоры. 15.10.2009» или  «Проведены консультации с компанией "КРОНА"».

Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов.

Служба документационного  обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга  сотрудников и на поступившем  документе проставляет отметку "Принято  к сведению", "Принято к руководству и тому подобное.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе.

Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет или план и на входящем документе проставить отметку "Включено в план", "Включено в отчет".

 

 

ГЛАВА 3. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ  на соответствующую просьбу или  предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие  ответной реакции адресата.

ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПОЛАГАЕТ:

1. составление проекта документа исполнителем;
2. согласование проекта документа;
3. проверка правильности оформления проекта документа;
4. подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
5. регистрация документа;
6. отправка документа адресату;
7. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Документы, поступающие в службу ДОУ архива для отправки, должны обрабатываться и отправляться в  тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Документы, предназначенные для  отправки, принимаются от ответственных  исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:

1. иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
2. быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
3. иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;
4. вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
5. иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;
6. в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные  с соблюдением перечисленных  правил, передаются на регистрацию. Регистрации  подлежат также все приложения к  документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы  проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам  почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:

1. проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;
2. фальцовку (сложение путем перегиба) документов;
3. вложение документов в конверты (упаковки);
4. заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными  сотрудниками службы ДОУ госархива предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и прочее), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине).

После отправки деловой корреспонденции  сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих  документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с  контрольными экземплярами исходящих  документов - до передачи их в архив  или на уничтожение - должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

ВИДЫ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Одним из основных видов исходящих  документов, с которым сталкивается в своей повседневной деятельности работник кадровой службы, является справка.

Справка - это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический  факт.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Основным признаком, по которому деловые  письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время  они пересылаются также с помощью  факсимильной связи, электронной почты.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как  по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному  или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и тому подобное.

 

 

ГЛАВА 4. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах облгосархива в виде протоколов, актов, докладных записок и так далее. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.