Этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ

 ДОКУМЕНТОВ:

1. составление проекта;
2. согласование;
3. проверка правильности оформления;
4. подписание;
5. регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими  документами.

НА ЭТАПЕ ИСПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ С  ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ ВКЛЮЧАЕТ:

1. передачу документа исполнителям;
2. исполнение документа;
3. контроль исполнения документа;
4. подшивку исполненного документа в дело.

Внутренние документы архива создаются  по такой же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными  должностными лицами и доработка  по замечаниям; распечатывается окончательный  вариант документа и подписывается  руководителем. После регистрации  документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и  передаются на исполнение в структурные  подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается  в дело.

Документы внутри госархива передаются исполнителям под расписку.

Служба ДОУ систематически ведет  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывает объем  документооборота. Сведения о количестве документов вносит в соответствующую  учетную форму.

Не существует четкого распределения, что относиться к внешним и  внутренним документам. Внутренние документы - это документы, которые создаются  внутри организации и используются там. Внутренние документы можно  разделить на:

1. Организационные документы.
2. Распорядительные документы.
3. Информационно-справочные документы.
4. Документы по личному составу.

ВИДЫ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Организационные документы Облгосархива - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Внутренние документы предприятия  в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные  инструкции и договоры.

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании  положения действуют государственные  и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции  за счет средств бюджета, в том  числе органы власти и управления.

Устав - это правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной регистрации.

В соответствии с уставом организации  разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются  основные правила, регулирующие деятельность организации.

Устав оформляется на общем бланке организации. Структура текста и  его содержание определяются разработчиками устава.

Структура и штатная численность - это документ, который закрепляет наименование структурных подразделений  организаций и должностей, а также  количество штатных единиц, каждой должности. Форма документа унифицирована.

Штатное расписание - это документ, который закрепляет должностной  и численный состав, и фонд заработной платы организации в целом. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Форма документа унифицирована, оформляется на общем бланке.

Должностная инструкция - это основной организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Целями разработки должностной инструкции являются:

1. Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудника.
2. Повышение ответственности сотрудника, за результаты его деятельности.
3. Обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрения и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция разрабатывается  исходя из задач и функций, возложенных  на конкретное структурное подразделение  в соответствии со штатным расписанием.

Должностная инструкция, должна составляться по каждой штатной должности, носить обезличенный характер, объявляться  под расписку при заключении контракта, при перемещении на другую должность, при временном исполнении обязанности  по должности.

Общего нормативного акта, который  содержал бы правила ее составления, не существует.

Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор  выступает в качестве основного  документа, устанавливающего разнообразные  связи и экономические отношения  между гражданами, гражданами и организациями  и между организациями.

Внутренние распорядительные документы  государственного архива играют очень важную роль в управлении учреждения. В настоящее время внутренние документы включают следующие виды распорядительных документов: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы облгосархива делятся на две большие группы:

1. приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
2. приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по организации работы архива, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы по личному составу, как  правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.

Подготовка приказа включает следующие  стадии: изучение существа вопроса  и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; визирование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами  архива по поручению руководителя. Приказы оформляются на общем  бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой  приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке  с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ вступает в силу с момента  подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр, как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь  конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть  начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению - заместители  руководителя предприятия.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей.

Распоряжения составляются и оформляются  аналогично приказам.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем  и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения  является дата проведения заседания  коллегиального органа, на котором  оно было принято.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распредели-тельных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол - документ, в котором фиксируется  последовательность и содержание обсуждаемых  коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протокол оформляет секретарь  заседания. Подписывают председатель и секретарь. Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются  как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся  до сотрудников госархива в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу  важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

Далее рассмотрим информационно-справочные документы:

К ним относят докладные, служебные  и объяснительные записки, сводки, справки, акты. Все эти документы предназначены  либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В  отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать  исполнения. Информация, заключенная  в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к  сведению.

Внутренняя докладная записка - документ, адресованный руководителю данного учреждения, и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Внутренние записки пишут на обычном листе бумаги

Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении (Приложение М).

Служебная записка может иметь  информационный, инициативный или отчетный характер.

Объяснительная записка - документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок  служащего или подтверждающие какие-то факты.

Акт - это документ, составляемый группой лиц, преимущественно комиссией, подтверждающей установленные ими факты или события.

Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе  бумаги формата А4 с сокращенным  воспроизведением постоянных реквизитов.

Во вводной части акта указывается  основание его составления, состав комиссии.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной  комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается  всеми лицами, принимавшими участие  в его составлении.

Совокупность документов, в которых  зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией  по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют  предельной тщательности, аккуратности и ответственности при их оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Трудовой договор (контракт) - это  документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель (физическое или юридическое лицо).

Договор оформляют в двух экземплярах, заверяют подписями двух сторон и  печатью организации-работодателя. Хранятся по одному экземпляру у каждой из сторон. При наличии приказов по личному составу контракты  хранят в течение пяти лет после  увольнения работника. Если приказы  по личному составу отсутствуют, то контракты хранят после увольнения работника 75 лет минус возраст  работника на момент увольнения.