Юридическок делопроизводство

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением  документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют  на государственном языке Российской  Федерации или на государственных  языках субъектов Российской  Федерации в соответствии с  законодательством Российской Федерации  и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

- от первого лица единственного  числа ("считаю необходимым", "прошу  выделить");

- от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют  следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                 Приложение N 2

                                 к приказу Росархива

                                 от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                       ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                 к приказу Минздрава России

                                    от 05.06.2003 N 251

22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности  лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не  на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на  бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий         Личная подпись       А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент                   Личная подпись       А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор          Личная подпись       Н.А. Федоров

     ЗАО "Партнер"

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института               Личная подпись        М.В. Ларин

Главный бухгалтер                Личная подпись        З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Заместитель директора                     Заместитель директора

по научной работе                             по научной работе

Личная подпись      Ю.Г. Демидов    Личная подпись   К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии        Личная подпись       В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии               Личная подпись       А.Н. Сокова

                                         Личная подпись       А.С. Красавин

                                          Личная подпись       О.И. Рысков

23. Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись           А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

24. Согласование документа оформляют  визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись  и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на  документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих  заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия  копии документа подлиннику ниже  реквизита "Подпись" проставляют  заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров         Личная подпись       Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает  в себя инициалы и фамилию  исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело  включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа  в организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №5

 

Составить документ с просьбой об увольнении с должности юрисконсульта в связи с его переездом.

 

 

Директору ООО «Русмедиа»

Иванову Н.Н.

От юрисконсульта Петровой А.В.

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию в связи с переменой места жительства с «15» октября 2013 г.

 

  

 

 

       ______________________                         «13» октября 2013 г.                  

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные правовые акты

1. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : [Текст] : [утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28] – М., ИПК Издательство стандартов, 1998.
2. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с

 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). – М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).

Учебная литература

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / под ред. Т. В.Кузнецовой. – М., 2002.
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство : учебное пособие. – М., 2003.
5. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов : рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. – М. : МЦФЭР, 2006.
6. Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо : справочник. – СПб., 2004.