Инструментальные средства пользователя в среде MS Office

Файл в Excel представляет собой рабочую книгу, состоящую из нескольких листов. На каждом листе рабочей книги может располагаться несколько таблиц и графиков. Каждый лист состоит из набора строк и столбцов. Строки и столбцы идентифицируются. Области, находящиеся на пересечении строк и столбцов, называют ячейками.

Под полосой меню находятся  панели инструментов. Чуть ниже – строка формул, предназначенная для ввода данных в ячейки таблицы.

В Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Встроенные функции Excel делятся на следующие категории: математические, логические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

Программа поиск решения является инструментом оптимизации, с ее помощью можно найти оптимальное или заданное значение некоторой ячейки путем подбора значений нескольких ячеек, удовлетворив нескольким граничным условиям.

Если какое-то действие часто  повторяется, его выполнение можно  автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение команд.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов.

 

9

1.3 Microsoft Access

Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных. Это не случайно, поскольку в Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений.

Microsoft Access представляет средства, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Эта СУБД «умеет» сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц, а также предлагает весь необходимый инструментарий для построения готового уникального решения для конкретного предприятия или бизнеса.

В левой части  окна базы данных размещена панель в стиле Outlook, обеспечивающая быстрый доступ к объектам базы данных. На этой панели можно создавать собственные группы элементов, в которые можно помещать ярлыки к объектам базы данных. Это упрощает доступ к различным объектам базы данных. При создании проекта Microsoft Access в окне базы данных отображаются вкладки для таблиц, хранимых процедур и диаграмм базы данных (аналогом последнего объекта является схема базы данных Access).

В режиме таблицы  имеется возможность просматривать  содержимое связанных записей в  другой таблице. При этом информация отображается в удобной для восприятия иерархической форме. Раскрытие  одного уровня иерархии приводит к  отображению рядом с записью  главной таблицы связанных записей из подчиненной таблицы. Для записи подчиненной таблицы также можно отобразить связанные записи и т.д.

Раскрывать уровни иерархии можно до тех пор, пока существуют

подчиненные таблицы. Иерархически просмотр данных можно  использовать

10

использовать  не только для таблиц, но и при  просмотре результатов запроса, а также в формах.

Access автоматически исправляет побочные эффекты, которые возникают при переименовании объектов базы данных. Каждый объект базы данных  имеет внутренний уникальный идентификатор, а само имя объекта используется в качестве псевдонима. При переименовании объектов заменяется псевдоним объекта, а также изменяются все ссылки на него из других объектов базы данных.

Основой базы данных является таблица, столбец которой называется полем, а строка записью.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи базы данных.

Запросы предназначены для поиска и получения информации из базы данных по различным критериям.

Макрос – последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль –  объект, содержащий программы на языке Visual Basic. Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Страницы показывают все ярлыки страниц доступа к данным в Internet или Intranet. Дают возможность ввода, редактирования, просмотра и манипулирования данными из сети.

 

 

 

11

1.4 Microsoft Outlook Express

В Windows для управления электронной почтой удобно использовать Microsoft Outlook Express. С помощью этой программы можно подготовить и отправить сообщение, а также принять и просмотреть сообщения.

Окно Outlook Express разделено на две области. В левой области отображается структура системных папок, в правой – содержимое той папки, на которой расположен курсор.

Папки программы Outlook Express:

Входящие – сообщения, полученные по почте с других компьютеров или от уделенного почтового сервера.

Исходящие – сообщения, предназначенные для отправки. Данные в эту папку попадают из окна создания нового сообщения в результате выполнения команды «отправить».

Отправленные – копии отправленных сообщений.

Удаленные – сообщения, удаленные из всех папок.

Черновики – сообщения, находящиеся в стадии подготовки.

Кнопки панели инструментов программы Outlook Express:

Создать сообщение – открывает окно для создания нового сообщения.

Ответить – создает новое сообщение, в котором в качестве адреса получателя используется адрес отправителя исходного сообщения. Тема сообщения состоит из текста Re: и темы входящего сообщения. Текст входящего сообщения включается в исходный текст.

Ответить всем – подготавливает сообщение отправителю и всем, кто указан в списке.

Переслать – подготавливает копию полученного сообщения, в котором необходимо указать адрес, кому ее послать.

Удалить – удаляет выделенное сообщение.

Адреса – открывает адресную книгу

Доставить – начинает передачу и прем электронной почты.

12

1.5 Microsoft FrontPage

В результате разработки FrontPage было выработано три основных требования к продукту:

• простота создания Web-узла;
• простота обновления Web-узла;
• тесное взаимодействие с Microsoft Office.

FrontPage позволяет создавать функционально насыщенные и профессионально оформленные Web-узлы. Пользователь теперь может точно позиционировать элементы Web-страницы, импортировать и редактировать НТМL-файлы, а также применять новейшие Web-технологии.

Благодаря FrontPage можно создавать Web-узлы, которые работают и выглядят именно так, как того хочет заказчик. В FrontPage включены средства верстки Web-страниц и их оформления с помощью согласующихся по цвету элементов.

FrontPage упрощает построение запросов к базам данных и встраивание их в Web-страницы. Более того, появилась возможность создавать Web-страницы, в которых информация обновляется всякий раз, когда пользователь открывает или обновляет их в окне браузера.

FrontPage отображает все компоненты, из которых построен Web-узел, позволяя удостовериться, что они работают правильно и с максимальной производительностью.

FrontPage автоматически выполняет такие рутинные операции, как автоматическое исправление всех ссылок на страницы или файлы при переименовании или перемещении этих объектов. Можно также автоматически вставлять ссылки на все документы, относящиеся к заданной категории.

FrontPage готов к использованию практически в любой стране мира, так как он поддерживает 15 языков.

 

13

1.6 Microsoft PowerPoint

В MS Office существует программа, позволяющая придать презентации необходимый эффектный внешний вид. С ее помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через Интернет.

Структура окна PowerPoint аналогична структуре любого окна Windows-приложения.

Для удобства работы над презентациями существуют разные режимы. Для быстрого переключения режимов служат кнопки в левом нижнем углу окна.

Картинки оживляют презентацию, делая ее более привлекательной. В PowerPoint есть библиотека (свыше 1000) картинок по широкому диапазону тем. Вставить картинку можно, если выбрать при создании слайда соответствующую авторазметку.

Таблицы удобно использовать для показа тенденций  и связей между группами данных. С точки зрения восприятия информации, включаемой в таблицы, не следует  делать их более 2-3 столбцов и 3-4 строк.

Организационные диаграммы вставляются с помощью программы Organization Chart. В окне организационной диаграммы можно подготовить нужную диаграмму, используя возможные варианты присоединения рамок, приведенные на панели инструментов.

При проведении показа слайдов на компьютере возможно использование визуального, звукового и анимационного оформления. При оформлении презентации очень важна умеренность. Используемое оформление, такое, как анимация и смена слайдов, должно подчеркивать выступление докладчика, а не притягивать внимание слушателей непосредственно к оформлению.

14

1.7 Microsoft InfoPath

Приложение InfoPath — важная новинка в семействе MS Office System. Эта программа изначально ориентирована на решение задач корпоративного уровня, причем одних из наиболее злободневных на сегодня — сбор из различных разнородных источников (СУБД, бизнес-приложений, Web-сервисов), визуальное представление и редактирование данных. Все это выполняется в виде работы с XML-документами с использованием разнообразных динамических форм.

Модификация средств  развертывания форм InfoPath вызвана в первую очередь необходимостью подлинности. Сейчас при коррекции настраиваемых форм следует выполнять их переустановку на каждом рабочем компьютере. В новой версии для удостоверения подлинности служат программируемые сертификаты, что позволяет получать автоматическое подтверждение через серверные службы. В этом случае шаблоны обновляются сразу, как только открывается новая или уже существующая форма.

Одна из ключевых идей InfoPath — реализация задач управления визуальными формами и связями с источниками данных без программирования, а только через пользовательский интерфейс. В то же время очевидно, что для создания эффективных приложений на его основе весьма желательно иметь механизм гибкой настройки и функционального расширения InfoPath с помощью средств программной автоматизации.

В заключении нужно отметить, что InfoPath имеет опцию отключения использования новых функций — благодаря ей достигается обратная совместимость с текущим вариантом продукта. В итоге обеспечивается надежное создание форм, работающих в среде разных версий InfoPath.

 

 

 

15

1.8 Microsoft PhotoDraw

Графический редактор Microsoft PhotoDraw имеет универсальные инструментальные средства для создания рисунков и редактирования графики, позволяя работниками многочисленных коммерческих офисов и фирм создавать профессионально оформленные графические изображения для веб-страниц, печатных документов и презентаций. Интерфейс программы стандартен для приложений Microsoft. Особенность PhotoDraw состоит в том, что в одной программе сосредоточены как векторные, так и растровые средства рисования. Он отражает современную тенденцию многих растровых редакторов расширять свои векторные функции и наоборот, т.е. стремление векторных редакторов поддерживать работу с растровыми объектами.

В пакете есть возможность  быстрого создания фонового рисунка  веб-страницы или презентации с  помощью любой из многочисленных текстур. Microsoft Clip Gallery содержит огромное количество качественных картинок и готовых фотографий. PhotoDraw содержит несколько категорий шаблонов дизайна для деловой графики, открыток, Web-страниц, а также большой набор рисованных фигур и множество типов линий для их оформления, включая различные художественные мазки кистью, либо фотоизображения. PhotoDraw поддерживает сохранение иллюстрации в формате большинства других приложений.

PhotoDraw умеет напрямую работать с большим количеством сканеров и цифровых фотокамер. Редактор обладает коллекцией текстур, кистей, шаблонов и т.д., часть которых устанавливается вместе с ним, а остальное догружается с CD по мере необходимости. В программе имеется большое количество примитивов для рисования.

В PhotoDraw используется широкая гамма инструментов, которые предназначены для исправления дефектов фотографий. Предусмотрены инструменты и для работы с фотоизображениями, позволяющие выполнить их ретушь.

16

1.9 Microsoft Publisher

Настольная издательская система Microsoft Publisher предназначена для пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы и бизнес-публикации с профессиональным уровнем качества, не прибегая при этом к помощи профессиональных дизайнеров. Благодаря гибким мастерам, интегрированным в новую область задач, пользователи могут быстро и легко применять параметры оформления для создания высококачественных бюллетеней, объявлений, буклетов, Web-узлов и других материалов.