Информационные технологии управления в органах местного самоуправления

Еще более значительная экономия времени общества достигается за счет организации работы государственных органов с гражданами и предприятиями по принципу “одного окна”, когда гражданин взаимодействует только с одним уполномоченным государственным органом, а весь дальнейший обмен документами и информацией происходит внутри системы органов власти без его участия. Уже сейчас в рамках пилотного проекта по регистрации юридических лиц по принципу “одного окна” в Ульяновской области удалось сократить время регистрации с нескольких недель до 2-х дней. такой же опыт уже пришел и к нам в Удмуртию, с недавного времени и у нас в Ижевске открыт,  пока еще один многофункциональный центр по принципу «единого окна», время покажет, как приживется у нас данная технология, по всей видимости проблемы есть, как и везде где они созданы, некоторые из них я попытаюсь изложить далее в моей работе.

В целом по России затраты  времени граждан на обращения  в государственные службы оцениваются  примерно в 3-4 млрд. человеко-часов в  год, что составляет 2-3% от всего рабочего времени граждан России. Оценивая потенциал снижения непродуктивных издержек общества исходя из средней заработной платы и опыта других стран в области совершенствования работы государственных органов, можно ожидать, что сокращение затрат времени на обращения граждан на одну пятую позволит обществу экономить ежегодно более 30 млрд. рублей.

Информационные технологии также повышают прозрачность работы органов власти, обеспечивают доступ граждан к информации о деятельности Правительства и других органов власти и участие граждан в процессах выработки решений, что несомненно должно повысить демократическую роль государства.

Из «послания» Экс-президента Российской Федерации Дмитрия Медведва 30 ноября 2010 года: « Распространение современных информационных технологий, которому мы будем всячески содействовать, даёт беспрецедентные возможности для реализации таких фундаментальных политических свобод, как свобода слова и собраний. Для выявления и ликвидации очагов коррупции. Для прямого доступа к месту практически любых событий. Для непосредственного обмена мнениями и знаниями людей всего мира. Общество становится открытым и прозрачным как никогда. Даже если это не нравится правящему классу».

Важным элементом повышения  прозрачности в работе органов власти должно стать внедрение электронных административных регламентов на основе систем электронного документооборота. Обеспечивая четкие механизмы контроля за административным процессом, электронные регламенты будут способствовать повышению качества работы государственных служащих, позволят сократить количество ошибок и злоупотреблений, обеспечат лучшую управляемость сроков подготовки документов.

Наряду с этим, перед  органами власти стоит задача повышения  открытости системы государственного управления и информированности  граждан о деятельности государственных органов. Основным инструментом решения указанных задач является организация доступа к информации о деятельности государственных органов власти через Интернет-порталы.

В настоящее время  доступ в Интернет имеют более 13 миллионов российских граждан, входящих в наиболее деятельную и социально активную часть населения, и их количество будет неуклонно расти по мере повышения экономического благосостояния общества и создания пунктов общественного доступа в Интернет. Порталы позволяют снизить временные и финансовые затраты на поиск и получение информации о деятельности государственных органов. Уже сейчас Правительство и практически все федеральные министерства и ведомства предоставляют через Интернет информацию о своей деятельности.

Порталы также предоставляют гражданам и хозяйствующим субъектам дополнительные каналы взаимодействия с властью для решения различных задач - от отправки электронного сообщения в адрес органа власти до таких относительно сложных задач, как получение лицензий или передача в органы власти установленной законом отчетности. Порталы некоторых российских ведомств уже предоставляют интерактивные возможности гражданам, которые будут расширятся по мере реализации запланированных проектов по развитию этих порталов.

Оценка общего состояния  использования ИТ в федеральных  органах власти проведена на основании  информации специальных анкет и  аналитических записок к ним, а также дополнительных комментариев руководителей, ответственных за информатизацию ведомств. Проведенный анализ показал, что в настоящее время происходят первые шаги становления органов власти как современных, технологически насыщенных организаций. При этом в некоторых направлениях уже наметилось значительное продвижение по внедрению современных технологий, однако общий уровень их использования по всей системе федеральных органов власти еще далек от желаемого и сильно уступает аналогичному уровню западных стран.

По источникам финансирования 76,3% от общего финансирования было выделено из федерального бюджета, 3,4% составили источники внешнего кредитования и 20,3% — внебюджетные фонды и средства технической помощи. В будущем ожидается повышение значимости внешних источников финансирования в связи с планируемым выделением по 4 кредитным линиям Международного банка реконструкции и развития на внедрение информационных технологий более 19 млрд. рублей.

Анализ расходования средств показал некоторые положительные  тенденции в самой структуре  расходов. Так, из общего объема расходов 21% приходится на аппаратное обеспечение, 13% — на прокладку вычислительных сетей, 16% — на программное обеспечение и проектные работы, 14% — на услуги связи, 11% — на техническую поддержку, и 25% — на прочие расходы, что является достаточно сбалансированной пропорцией в отличие от ситуации более ранних периодов информатизации, когда львиная доля расходов уходила на приобретение вычислительной техники при практическом отсутствии расходов на создание информационных систем.⁵

В тридцати двух федеральных органа власти внедрили систему электронного документооборота различного уровня. Однако только одна из действующих систем позволяет осуществлять в электронной форме весь диапазон работы с документами, включая безбумажный оборот официальных (т.е. требующих заверения электронной подписью) документов. Более типичной является ситуация, когда система автоматической регистрации и контроля исполнения документов существует параллельно с бумажным оборотом.

В большинстве государственных и муниципальных органах также внедрены автоматизированные системы бухгалтерского и финансового учета. В федеральном казначействе и других подразделениях Минфина реализована комплексная система управления государственными финансами АИС “Финансы”, позволяющая управлять разработкой и исполнением федерального бюджета и поддерживать текущие финансовые операции с федеральными и региональными органами власти. На уровне муниципального образования «Каракулинский район» как и других муниципальных образований Удмуртской республики, внедрена система Чебоксарских разработчиков «Бюджет-КС» и «Свод-ВЭБ», которая позволяет полностью в автоматическом режиме проводить операции с оборотом денежных средств федеральных республиканских и местных бюджетов, обеспечивает прозрачность движения денежных средств и отчетности, что очень сильно облегчает нелегкий труд муниципальных и государственных служащих финансовых органов.

В области систем управления кадрами и материальными ресурсами — около 40% ведомств уже располагают автоматизированными системами управления, однако эти системы еще не интегрированы на федеральном уровне.

К примеру, в муниципальном  образовании «Каракулинский район» данная система носит название «Олимп-Кадры», которая позволяет вести весь реестр муниципальных служащих, автоматизировать процесс принятия управленческих решений, контролировать  исполнение входящей исходящей документации, но интеграция и ввод в эксплуатацию, на первый взгляд готового продукта, порождает за собой проблемы внедрения ввиду нехватки средств для должного функционирования, даже в пределах администрации, района не говоря уже о поселениях.   

Недостаточно используется потенциал экономии, заложенный в  электронных закупках. В рамках ФЦП  “Электронная Россия” Минэкономразвития  России был проведен тендер “Разработка  и создание первой очереди системы  электронной торговли для осуществления закупок для федеральных органов власти”⁶. Однако до создания полномасштабной системы пока еще далеко и реальные достижения ограничиваются рядом пилотных проектов на региональном и муниципальном уровнях.

Учитывая, что именно инициативы централизованных электронных закупок дали наибольшую финансовую экономию при реализации программ электронных правительств в ряде западных стран, эта направление должно развиваться в приоритетном порядке. 

2. . Перспективы реализации использования информационных технологий в деятельности органов власти

Использование информационных технологий в деятельности российского  государства имеет длительную историю, и значительные шаги по их внедрению  были предприняты еще в советские  времена. Однако основной прорыв по использованию информационных технологий во всем мире произошел в последние 10—15 лет, когда Россия находилась в процессе социальных преобразований. Это не позволило в полной мере сфокусироваться на использовании современных информационных технологий в области государственного управления, из-за чего произошла определенная потеря темпа.

В настоящее время  в России сложились благоприятные  условия для внедрения информационных технологий. В частности:

• информационные технологии уже достигли значительной степени зрелости и являются достаточно развитыми для успешного решения большинства функциональных задач;
• относительно низкий по сравнению с развитыми странами уровень использования информационных технологий одновременно означает, что в российских органах государственной власти не так много устаревших унаследованных ИТ-систем;
• отдельными ведомствами накоплен значительный опыт внедрения информационных технологий, который может быть применен в масштабах всей системы федеральных органов власти;
• органы государственной власти многих развитых стран уже прошли через процесс комплексного внедрения информационных технологий и накопили положительный и отрицательный опыт, который может быть учтен в России;
• начавшаяся административная реформа позволяет совместить информатизацию органов государственной власти с коренным преобразованием функциональных процессов, что придает ей системный характер.

При складывающихся благоприятных  условиях для масштабного внедрения  и активного использования информационных технологий в деятельности федеральных органов власти России, цели и задачи информатизации должны быть направлены на максимальную реализацию имеющегося потенциала. В ряде действующих нормативных документов уже сформулированы наиболее общие долгосрочные цели государства в области внедрения информационных технологий такие как:

• повышение эффективности административных процессов и оперативности и качества принятия решений;
• сокращение затрат на государственное управление;
• повышение прозрачности и контролируемости процессов государственного управления, в том числе за счет обеспечения доступа граждан и организаций к информации о деятельности органов власти;
• повышение удобства и снижение затрат для граждан и бизнеса в процессе взаимодействия с органами власти.

Эти цели соответствуют  общемировым тенденциям использования информационных технологий в области государственного управления. Тем не менее, действующие в настоящее время нормативные документы в значительной степени устарели и не дают ясного определения задач, вытекающих из общих целей информатизации. Для их реализации необходимо четко определить конкретные задачи внедрения информационных технологий на обозримую перспективу. При этом приоритетными на ближайшие 5-10 лет являются следующие задачи:

В области  повышения эффективности управленческих процессов, оперативности и качества принятия решений:

• обеспечить вычислительной техникой, средствами электронной почты и документооборота всех вовлеченных в административный процесс сотрудников федеральных органов государственной власти;
• перевести основной объем информационного обмена внутри федеральных органов власти в электронный формат;
• определить ключевые информационные объекты и обеспечить наличие, точность и доступность электронных данных об этих объектах на основе формирования и совместного использования соответствующих базовых федеральных информационных ресурсов всеми заинтересованными ведомствами;
• определить и реализовать приоритетные задачи по внедрению систем автоматизированной обработки данных и информационно-аналитических систем на основе оценки ожидаемой отдачи;
• внедрить обязательные образовательные программы и сертификацию для всех государственных служащих.

В области  обеспечения прозрачности административных процессов:

• внедрить электронные регламенты в системе органов на основе систем электронного документооборота;
• публиковать онлайн перечни и описание услуг, оказываемых федеральными органами власти гражданам и бизнесу, а также обязательства органов власти по качеству их предоставления;
• отвечать в оперативном режиме на запросы граждан о статусе их документов и, в тех случаях, когда это технически и экономически целесообразно, обеспечить возможность граждан в режиме реального времени прослеживать статус их прохождения.