Контрольная работа по "Информационным технологиям управления"

 

Рис. 1. Схема автоматизированного  рабочего места

 

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение  новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная ориентация АРМ  определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается  ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень большое  внимание уделяется вопросам организации  взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда  он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном  случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать  себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких  “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное  обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Анализ диалоговых систем с точки  зрения организации этого диалога  показал, что их можно разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на:

- системы с командным языком

- “человек в мире объектов”

- диалог в форме “меню”

Применение командного языка в  прикладных системах это перенос  идей построения интерпретаторов команд для мини- и микро ЭВМ. Основное его преимущество - простота построения и реализации, а недостаток - продолжение их достоинств: необходимость запоминания команд и их параметров, повторение ошибочного ввода, разграничение доступности команд на различных уровнях и пр. Таким образом в системах с командным языком пользователь должен изучать язык взаимодействия.

Внешне противоположный подход “человек в мире объектов” - отсутствуют  команды и человек в процессе работы “движется” по своему объекту  с помощью клавиш управления курсором, специальных указывающих устройств (мышь, перо), функциональных комбинаций клавиш. Диалог в форме меню “меню” представляет пользователю множества  альтернативных действий, из которых  он выбирает нужные. В настоящее  время наиболее широкое распространение  получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. В нем все рабочее пространство экрана делится на три части (объекта). Первая (обычно располагающаяся вверху) называется строкой или полосой  меню. С ее помощью пользователь может задействовать различные  меню, составляющие “скелет” программы, с их помощью производится доступ к другим объектам (в т.ч. управляющим). Вторая часть (обычно располагается внизу или в небольших программах может вообще отсутствовать) называется строкой состояния. С ее помощью могут быстро вызываться наиболее часто используемые объекты или же отображаться какая-либо текущая информация. Третья часть называется рабочей поверхностью (поверхностью стола) - самая большая. На ней отображаются все те объекты, которые вызываются из меню или строки состояния. Такая форма организации диалога человека и машины наиболее удобна (по крайней мере на сегодняшний день ничего лучшего не придумано) и все современные программы в той или иной мере используют ее. В любом случае она должна соответствовать стандарту СUA (Common User Access) фирмы IBM.

Рассмотрим теперь два подхода  к разработке АРМ. Первый подход - функциональный представляет собой автоматизацию  наиболее типичных функций.

Посмотрим, как адаптируется функциональное ПО (ФПО) к конкретным условиям применения. Отметим программные средства, которые являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой деловой информации и принятием управленческих решений.

Первыми появились программные  средства для автоматизации труда  технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией  выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые  редакторы (процессоры). Они позволяют  быстро вводить информацию, редактировать  ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к  распечатке. Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды.

Большое число специалистов связано  также с обработкой различных  таблиц, так как в большинстве  случаев экономическая информация представляется в виде табличных  документов. КЭТ (крупноформатные электронные  таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так  как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении  исходных. Поэтому они широко используются, например при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью  в учреждениях пользуются программные  средства АРМ для контроля и координации  деятельности организации, где вся  управленческая деятельность описывается  как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца  и ответственных исполнителей. При  этом деятельность каждого работника  увязывается с остальными. таким образом создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В  связи с этим получили распространение  м программные средства типа “электронная почта”. Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АPM в составе вычислительной сети.

В настоящее время наблюдается  тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые  вмещают в себя возможности и  текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие  большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки  данных обусловлено наличием трех различных  основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для  хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять  все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы  и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных.

Хотя современное ФПО отвечает почти всем требованиям, налагаемых на него работниками различных профессий, чего-то все равно всегда не хватает. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его доработки и изменения. Что же касается разработки новых программных средств в АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для новых профессий и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения. Оно выражается в следующем:

- учет решаемых задач

- взаимодействие с другими сотрудниками

- учет профессиональных привычек  и склонностей

- разработка не только ФПО,  но и специальных технических  средств (мышь, сеть, автоматический  набор телефонных номеров и  пр.)

АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических  и организационно-технологических  средств индивидуального и коллективного  пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального  работника управления.

С помощью АРМ специалист может  обрабатывать тексты, посылать и принимать  сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной  и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в  целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням  управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений  и их реализация могут иметь много  общего в различных экономических  службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать  гибкие, перестраиваемые структуры  управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

1. Максимальная ориентация на  конечного пользователя, достигаемая  созданием инструментальных средств  адаптации АРМ к уровню подготовки  пользователя, возможностей его  обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных  знаний, то есть возможность предоставления  с помощью АРМ самостоятельно  автоматизировать новые функции  и решать новые задачи в  процессе накопления опыта работы  с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ  на решение определенного класса  задач, объединенных общей технологией  обработки информации, единством  режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов  экономических служб.

4. Модульность построения, обеспечивающая  сопряжение АРМ с другими элементами  системы обработки информации, а  также модификацию и наращивание  возможностей АРМ без прерывания  его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание  для пользователя комфортных  условий труда и дружественного  интерфейса общения с системой.

В основу классификации АРМ может  быть положен ряд классификационных  признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному  признаку:

1. АРМ административно - управленческого  персонала;

2. АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста в области  экономики, математики, физики, и  т. д.

4. АРМ производственно-технологического  назначения.

Важным классификационным признаком  АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой  и сетевой режимы эксплуатации. В  первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который  находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место  ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его  реализации применяются ЭВМ небольшой  мощности.

При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется  несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются  уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим эксплуатации АРМ  объединяет достоинства первого  и второго. В этом случае каждое АРМ  строится на базе одной ЭВМ, но в  то же время имеется возможность  использовать некоторые общие ресурсы  вычислительной сети.

Одним из подходов к классификации  АРМ является их систематизация по видам решаемых задач. Возможны следующие  группы АРМ:

1. Для решения информационно-вычислительных  задач;

2. Для решения задач подготовки  и ввода данных;

3. Для решения информационно-справочных  задач;

4. Для решения задач бухгалтерского  учета;

5. Для решения задач статистической  обработки данных;

6. Для решения задач аналитических  расчетов.

Обоснованное отнесения АРМ  к определенной группе будет способствовать более глубокому и тщательному  анализу, возможности сравнительной  оценки различных однотипных АРМ  с целью выбора наиболее предпочтительного. Оснащение специалистов такими АРМ  позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить  их численность и при этом повесить скорость обработки экономической  информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

 

Заключение.

Информатизация сферы управления играет особую роль, так как она  не только повышает эффективность управления на всех уровнях, но и позволяет увеличить  эффективность целенаправленной деятельности человека в других сферах, в том  числе в такой, как информатизация общества.

Внедрение  средств информатики в управление производством имеет большое значение для этой сферы. Повышается эффективность управления за счёт сокращения времени обработки информации необходимой для принятия решений. Кроме того, использование в управлении достоверной и своевременной информации позволяет увеличить качество производимой продукции, сократить время производства, а так же снизить издержки.  Информатизация сферы управления не только повышает эффективность управления на всех его уровнях, но и позволяет увеличить эффективность целенаправленной деятельности человека в других сферах, в том числе в такой, как информатизация общества.

Во второй главе реляционные  базы данных. В самом общем смысле база данных - это набор записей  и файлов, организованных специальным  образом.

В реляционной базе данных информация организована в виде таблиц, разделённых  на строки и столбцы, на пересечении  которых содержатся значения данных. У каждой таблицы имеется уникальное имя, описывающее её содержимое.