Организация архива электронных документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

ГУМАНИТАРНЫЙ  ИНСТИТУТ

Кафедра «Естественнонаучные  дисциплины»

 

 

РЕФЕРАТ

на тему:

« ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВА ЭЛЕКТРОННЫХ  ДОКУМЕНТОВ »

 

 

                                                                                     Выполнила студентка

                                                                                                 группы ГТР-111

                                                                                       Кравцова Александра

                                                                  Проверил: доцент Клименков А.Н.

 

 

                                       

Москва 2012

 

Содержание

1. Введение                                                                                                                             3

2. Электронный архив                                                                                                           4

3. Особенности систем электронного орхива                                                                4

4. Правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов                         5

5. Основные функции                                                                                                           6

6. Этапы создания электронных документов                                                                7

7. Проблемы обеспечения сохранности электронных документов                       8

8. Организация учета электронных документов                                                        11

9.       Описание электронных документов                                                                          13

10.     Заключение                                                                                                                        14

11.     Список использованной литературы                                                                         15

 

 

Введение

 

С каждым годом  в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и  функционирования архивов электронных  документов. Электронный архив, система  электронного архива -- система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Необходимо  сразу отметить, что архив электронных  документов - это не просто отдельный  сервер, компьютер или место для  складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая  система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и  производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через  учет, описание, обеспечение сохранности  и развитие научно-справочного аппарата. Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности  структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это  документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная  финансовая, а также техническая  и проектная документация.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и  от видового состава документов, которые  должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят  от установленных сроков хранения электронных  документов.

 

Электронный архив

Система электронного архива -- система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще, не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

С каждым годом  в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и  функционирования архивов электронных  документов. Еще большую остроту  этим вопросам придали ФЦП "Электронная  Россия" и аналогичные программы  в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует  ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся  в серьезные источники информации для принятия важнейших решений  на всех уровнях управления. В связи  с этим проблемы хранения электронных  информационных ресурсов и пути преодоления  этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации  такого рода архивов.

Необходимо  сразу отметить, что архив электронных  документов - это не просто отдельный  сервер, компьютер или место для  складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая  система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и  производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через  учет, описание, обеспечение сохранности  и развитие научно-справочного аппарата.

Особенности систем электронного архива

Сформулированы в соответствии со стандартом MoReq II:

-не допускает изменение документа;

-позволяет существовать единственной финальной версии документа;

-запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

-должен включать строгие правила хранения;

-должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

-может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Правовые  нормы в сфере деятельности электронных  архивов

Деятельность  аудиовизуальных и электронных  архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной  задачи - распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.

До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные  архивы, включающие в себя программные  ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и  даже в большей степени в сфере  законотворческого управления.

В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и  электронных архивов основными  субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в  меньшей степени физические лица. В ряде специальных законодательных  актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных  ресурсов, которые могут содержать  важные сведения с точки зрения обеспечения  государственной безопасности. Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной  информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность  документов, обеспечение описания и  доступа к документам).

Именно в  качестве информационных систем аудиовизуальные  и электронные архивы оказываются  объектом и составной часть информационных отношений.

 

Основные  функции

Внедрение такой  системы, прежде всего, начинается с  потребности структурировать электронную  информацию, независимо от того, текстовые  ли это документы, мультимедиа или  графика: подписанные контракты, первичная  финансовая, а также техническая  и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые  функции:

-управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);

-имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);

-поточный ввод -- ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;

-управление Web-контентом;

-системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости  от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные  функции, например:

-для систем автоматизации архивного делопроизводства -- формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;

-для архивов нормативно-технической документации -- функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;

-для архивов финансовой (платежной) документации -- функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Виды

-Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.

-Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

-Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

-Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.

-Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.).

-Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

-лектронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;

-Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Этапы создания электронных документов

Количество  этапов создания подобной системы зависит  от того, чьими силами будет выполняться  такой проект -- самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

-Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.

-Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).