Основы работы в Microsoft Excel

Введение

Основы работы в Microsoft Excel

Программный продукт Excel, разработанный фирмой Microsoft, является  популярным средством для работы с электронными таблицами. Функциональные возможности и вычислительные средства Excel  позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя данные не только в табличном, но и в графическом виде.

Excel функционирует в операционной среде Windows, поэтому, работая с ним, можно реализовывать любые возможности Windows: сворачивать и разворачивать окна, использовать кнопки пиктограмм, работать одновременно с несколькими документами и т.п.

После запуска  Excel на экране появляется окно, состоящее из нескольких элементов:

 

Excel содержит так называемые контекстные меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами.

Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне его или нажать Esc;

Типы данных, используемых в Excel

Excel использует два основных типа данных:

• текст, то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);
• числа, различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления.

Данные текстового типа используются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев.

Данные числового типа используются для числовых величин (или ссылок на соответствующие ячейки) и связывающих их арифметических операций.

Например, данными числового  типа в Excel являются следующие выражения:

• =46+55;
• =200*В5;
• =А7/В4.

Ввод формулы всегда начинается со знака «равно» ( = ) или «плюс» (+).

 

Примечания:

• Формулу, содержащуюся в ячейке, по умолчанию можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной, а в самой ячейке виден только результат вычислений. Для отображения формул в ячейках необходимо нажать кнопку Office, в открывшемся окне нажать кнопку Параметры Excel, в окне Параметры Excel выбрать параметр Дополнительно, в группе Показать параметры для следующего листа включить параметр Показывать формулы, а не их значения.
• Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.
• Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов «#######», говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца.
• При вводе десятичных чисел используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя.

Функции Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Функции подразделяются на встроенные и определенные пользователем. Встроенные функции сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис: имя функции и ее аргументы.

Функции задаются с помощью  математических и других формул, в  соответствии с которыми выполняются  вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

Имя функции(<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.), где:

Имя функции показывает, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др.

Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символом «точка с запятой» (;).

Результат – значение, полученное при вычислении функции.

Многие математические операции в Excel производятся с использованием встроенных функций.

Функции могут  быть выбраны из списка функций с  помощью кнопки Вставить функцию из группы Библиотека функций на вкладке Формулы, или с помощью нажатия пиктограммы f_x в строке формул.

После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.

Функции в  Excel подразделяются на следующие основные группы:

• Математические, арифметические и тригонометрические функции.
• Функции для работы с датами и временем.
• Финансовые функции.
• Логические функции.
• Функции для работы со ссылками и массивами.
• Функции для работы с базами данных.
• Статистические функции.
• Текстовые функции и др.

 

 

Математические и тригонометрические функции используются для выполнения вычислительных операций (вычитания, сложения, умножения, деления), а также возведения в степень, округления, логарифмических вычислений, операций над случайными числами и подсчета количества. В группу тригонометрических функций объединены прямые и обратные тригонометрические функции.

Функции для работы с датой  и временем позволяют анализировать  и работать со значениями даты и  времени в формулах. Значения даты и времени сохраняются и обрабатываются программой как числа. Начальной датой является 1 января 1900 г. Ей соответствует целое значение 1. Каждый следующий день представлен целочисленным значением, на единицу больше значения предыдущей даты.

Финансовые функции решают в основном задачи расчета амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также анализируют операции с ценными бумагами. Оперируя этими функциями, можно определить такие показатели, как текущая стоимость инвестиций, доходность ценных бумаг и прочие.

Логические функции оперируют  с логическими значениями и результат их также представляет собой логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Функции для работы со ссылками и массивами данных используют в  качестве аргумента массив данных. Применяются для поиска в списках  или таблицах, а также для нахождения ссылки к ячейке.

Функции для работы с базами данных применяются для работы с  базами данных (списками) и таблицами  с соответствующей структурой данных. С помощью этих функций можно  выполнять анализ данных рабочего листа.

Статистические функции  позволяют решать множество различных  задач как сложных профессиональных, так и простых, например определение арифметического среднего.

Текстовые функции используются при работе с текстом, позволяют  искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое.

Десять последних функций, применяемых пользователем, Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся».

Диагностика ошибок в формулах Excel

Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#».

Сообщения об ошибках в  Excel могут принадлежать к одному из 8 типов:

• ######
• #ЗНАЧ!
• #ДЕЛ/0!
• #ИМЯ?
• #Н/Д
• #ССЫЛКА!
• #ЧИСЛО!
• #ПУСТО!

Как правило, ошибка ###### возникает, когда полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца.

Ошибка #ЗНАЧ! возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и числовое значение.

Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.

Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется, когда Excel не может найти имя, используемое в формуле. Например, такая ситуация возникнет, если:

• при наборе имени произошла опечатка;
• текст ошибочно не был заключен в двойные кавычки;
• в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:).

 Ошибка #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные».

Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес.

Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том случае, когда в формуле задан неприемлемый аргумент для функции.

Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

Ввод  и обработка данных в Excel

Значительная  часть работы в Excel приходится на ввод данных, их редактирование и обработку.

Рабочий лист в Excel 2007 состоит из 13384 столбцов и 1048576 строк.

В ячейку рабочего листа можно вводить число, текст, дату/время или формулу. Ввод всегда происходит в активную ячейку. Место  появления вводимых символов указывает мигающий курсор.

Весь введенный  текст и числа отображаются и  в строке формул, и в самой ячейке. При вводе формул (по умолчанию) в  ячейке отражается результат вычислений, а в строке формул видна сама вводимая формула или функция.

При необходимости  можно исправить ошибки до фиксации ввода или изменить содержимое ячейки после того, как ввод зафиксирован.

Форматирование  и защита рабочих листов

Вводимая  в ячейки Excel информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа к информации используются средства форматирования и защиты.

Неправильный  формат представления данных может  вызвать значительные проблемы, особенно, если у пользователя отсутствует достаточный опыт. Например, если пользователь введет число 0.9, но в качестве десятичного разделителя в настройках компьютера используется запятая, то введенные данные будут восприниматься как текст. Опытный пользователь сразу это заметит, так как обычно по умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа – по правому краю ячейки.

Форматирование  в Excel включает в себя решение следующих вопросов:

• изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов;
• выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках;
• форматирование чисел, дат и времени;
• форматирование строк и столбцов;
• создание и использование пользовательских форматов;
• условное форматирование;
• защита ячеек, листов и рабочих книг;
• использование стилей при форматировании;
• применение автоформатов.

Работа  с электронными таблицами

Электронные таблицы в  Excel располагаются на рабочих листах рабочих книг,  последние из которых представляют собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя, «складывающей» документы. Количество рабочих листов в книге может регулировать пользователь. В рабочие книги можно дополнительно «подшивать» диаграммы,  сводные таблицы, различные отчеты и т.п.

Рабочий лист электронной книги состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес: сочетание имени столбца и строки. Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита (А, B, C, D…), а строки – арабскими цифрами (1,2,3…). Ячейка, в которой находится курсор, считается активной, то есть предназначенной для ввода данных.

Например, адрес F10 говорит  о том, что вводимая информация при  активной ячейке F10 попадет именно в  эту ячейку, а содержимое  этой ячейки отразится в строке формул.

Многие команды  Excel позволяют работать с блоками ячеек. Блок ячеек - это прямоугольник, задаваемый координатами противоположных углов, обычно, верхней левой и нижней правой ячеек. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием  (:). Например, блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, А3, А4, В1, В2, В3 и В4. Выделение блока ячеек осуществляется протаскиванием курсора мыши на нужный диапазон. При этом ячейка, начиная с которой выделяется блок, остается белого цвета, а остальные ячейки затемняются. Но блок ячеек не обязательно может включать смежные ячейки. Для выделения таких ячеек в блоке следует использовать клавишу <Ctrl>.

Ячейкам и  блокам для удобства работы можно  давать имена.

Рабочие  листы также  могут быть переименованы, чтобы  лучше отражать смысловое содержание решаемой задачи.

 

ГЛАВА 1

Основы  работы в Microsoft Excel

Для практического освоения приемов работы в  среде Excel предлагается произвести расчеты по продаже товаров  видео- и аудиотехники фирмой «Техносервис» через сеть магазинов «Техносила» и «Техношок», для чего потребуется создание нескольких таблиц.