Особенности организации электронного документооборота

2.2   Обеспечение подготовки документов

 

Важным преимуществом  технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность  автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том  числе и с использованием электронных  аналогов собственноручной подписи.

Кроме того, система ЭДД  позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как  неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом  и архивным делом.

Все это позволяет существенно  повысить эффективность труда при  подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов могут  легко использоваться не только личные или коллективные наработки служащих, но и фрагменты или аналитические  материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся  документов. Это существеннейшим  образом повышает эффективность  труда и качество подготавливаемых документов.

 

 

 

3.   Автоматизация обмена документами

 

Обмен электронными документами  должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной  подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях и закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется  много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные  форматы сообщений, и даже сети. Нагружать  системы отдельных организаций  функцией постоянной поддержки служебной  информации, необходимой для организации  обмена, нецелесообразно.

Обмен документами логично  строить не по принципу «каждый с  каждым», а по принципу «звезды» –  на базе Центров обмена документами (ЦОД).    (приложение А)

ЦОД могут выполнять следующий  набор функций:

• преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов;
• поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;
• гарантированная доставка документов;
• дополнительное архивирование документов;
• поддержка и синхронизация справочников.

Центры обмена сообщениями  могут также принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры аутентификации для  организаций – участников обмена.

 

 

4. Электронно-цифровая подпись электронного документа

 

Электронно-цифровая подпись  – атрибут электронного документа, используемый для защиты информации от несанкционированного использования  и подделки. Электронно-цифровая подпись  формируется путем криптографического преобразования информации с закрытым ключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа  подписи и обеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверить полученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей. Электронный документ – это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа.

 Чаще всего цифровые  подписи используются для подтверждения  имени отправителя, основываясь  на том, что лишь он один  владеет уникальным закрытым  ключом, которому соответствует  полученный открытый ключ. Также  электронная подпись иногда используется  для датирования документа с  помощью штампа времени: доверенная  сторона подписывает документ  штампом времени с помощью  своего специального закрытого  ключа, подтверждая существование  документа в данный момент, обозначенный  в цифровой подписи.

электронно-цифровая подпись  используется для:

• удостоверения источника документа(в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.) ;
• защиты от изменений документа (при любом случайном или преднамеренном изменении документа (или подписи) изменится хэш, следовательно, подпись станет недействительной);
• невозможности отказа от авторства (так как создать корректную подпись можно лишь, зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом);
• сдачи финансовой отчетности в государственные учреждения в электронном виде для предприятий и коммерческих организаций;
• организацию юридически значимого электронного документооборота;
• Для создания цифровой подписи используется так называемый дайджест, который генерируется непосредственно из самого документа и уже непосредственно к нему добавляется информация о стороне подписывающей документ, штамп времени и прочее. Затем полученную информацию кодируют с помощью специального закрытого ключа с использованием того или иного алгоритма, получившийся набор бит и есть электронно-цифровая подпись к которой прилагается открытый ключ подписавшегося.
• С помощью сети доверия пользователь решает доверяет он или нет что открытый ключ принадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруется приложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принято считать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:
• попытка подделать подпись для выбранного им документа;
• подбор документа к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.
• Однако Электронно-цифровая подпись генерируется именно таким образом, что каждому документу соответствует единственная подпись. Это обуславливается тем что: документ должен представлять собой осмысленный текст, у текста документа есть строгие правила оформления, чаще всего документы оформляются в формате DOC или HTML, гораздо реже в Plain Text.
• Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа. Для централизованного подтверждения используют центры сертификации, которые поддерживаются доверенными организациями. Если же система децентрализованная используют для подтверждения перекрестное подписание сертификатов доверенных людей, каждым пользователем строится сеть доверия.
• Для управления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов, которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, а также пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

 Уже сегодня многие  внутренние документы организации  можно перевести в электронный  вид (например, служебные записки,  заявки на выделение денежных  средств, различные внутренние  отчеты, поручения и т. п.). Необходимо  разработать нормативно-правовую базу организации, регламентирующую применение ЭЦП. Такой регламент обеспечит электронным документам юридическую силу – возможность представлять их в суде в качестве доказательства. Безусловно, небольшая правоприменительная практика вносит некоторые ограничения в применение ЭЦП, но не является принципиальным барьером для построения в отдельной компании внутреннего юридически значимого электронного документооборота.

 

 

5. Инвестирование электронного документооборота

 

Пик развития ЭД пришелся на 2005-2006 год. Российский рынок СЭД и  сейчас находится в стадии роста. Три года назад он рос на 20-25 % в  год, сейчас наступил период некоторого насыщения и темпы роста немного снизились.

 В корпоративном секторе  растет как число проектов  по внедрению СЭД, так и их  масштабы. Заказчики усиливают требования  к функциональности решений, их  масштабируемости, интеграционным возможностям.

В том или ином виде системы  электронного документооборота внедрены в 90 % крупных российских компаний. Правда, чаще всего эти решения охватывают ограниченное число подразделений  и автоматизируют лишь несколько  процессов, например, документационное обеспечение управления и управление организационно-распорядительными  документами. Только 10-15 % заказчиков внедрили или внедряют централизованные системы  электронного документооборота, позволяющие  решать большую часть задач в  области управления документами.

В контур электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей. С точки зрения тенденций также следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении СЭД в первую очередь автоматизируются не только чисто делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

Значительный интерес  к автоматизации документооборота по-прежнему демонстрируют компании крупного и среднего бизнеса, работающие в различных отраслях экономики. В то же время, активность начинают проявлять и предприятия СМБ, «доросшие» до упорядочивания бизнес-процессов.

Доля компаний и организаций, внедривших промышленные СЭД, сравнительно не велика. При этом резервы роста рынка – это не только увеличение этой доли, но и расширение масштабов проектов в компаниях, уже внедривших СЭД.

 В целом в России  отмечают постепенный рост доли  документов, которые обрабатываются  в электронной форме. Увеличивается  спрос заказчиков на специализированные  решения, растет интерес крупных  организаций к созданию «внутренних» удостоверяющих центров и корпоративных порталов.

Наибольшее число внедрений в России в сегменте систем делопроизводства наблюдалось у компаний, внедряющих систему «Дело». В сегменте систем управления электронным документооборотом доминировала система DocsVision, а среди продуктов группы «система-надстройка на платформе/конструктор» - решения на базе Documentum.

Лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Многие игроки рынка отмечают, что ситуация с организацией электронного документооборота в России достаточно плачевная. Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться на 8-15 %, что продолжит существенно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

 Пока далеко не все  заказчики обладают достаточно  производительной инфраструктурой  для внедрения систем электронного  документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессы путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов на внедрение СЭД.

Традиционно эксперты связывали  недостаточно быстрое развитие российского  рынка электронного документооборота с проблемами в области применения электронной цифровой подписи. Нельзя сказать, что к сегодняшнему моменту  ситуация с ЭЦП вышла из этого  тупика. В то время как крупные  компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные  формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается  в следующем: сложившиеся формы  и методы работы с документацией  в организациях в рамках традиционного  делопроизводства и документационного  обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение  новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение  рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических  процессах и осознанию ее как  важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса  составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели  необходимые предпосылки для  перехода к концептуально новому способу работы с документами  в организациях — управлению документацией  на методологии информационного  менеджмента.

В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых  принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление  информации.

Информационные процессы протекают в информационных системах — совокупности взаимосвязанных  элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции .

И так, функционирование документа  в организации предъявляет к  нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие  идентификационных признаков информации.

Носители документной  информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых  информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.

Однако наряду с положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные:

1. При переходе от бумажного  документооборота к СЭД требуется  переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно.

Конечно, можно переобучать  сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание этим заниматься.

    2. С внедрением  в организацию СЭД происходит  увеличение объема ее документооборота  ровно в два раза, так как  создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью  отказаться от одного в пользу  другого невозможно.