Охарактеризувати специфіку інформаційних, інформаційно-довідкових, інформаційно-аналітичних та аналітичних документів

Міністерство  освіти і науки України

Київський національний університет

культури і мистецтв

 

 

 

 

 

 

 

 

Індивідуальне завдання з дисципліни

«Міжнародна інформація»

“Охарактеризувати специфіку інформаційних, інформаційно-довідкових, інформаційно-аналітичних та аналітичних документів.”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виконала

студентка 5 курсу

групи Т- 154с

Дімірова Анастасія

 

 

 

Київ - 2014

   Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

 

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

 

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

 

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

 

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

 

o акти; протоколи;

 

o довідки;

 

o службові листи;

 

o пояснювальні  та доповідні записки;

 

o плани і графіки;

 

o відгуки та  рецензії.

 Акти

 

Акт - офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт.

 

Акт звичайно оформлюють на загальному бланку. Він містить наступні реквізити та інформаційні елементи:

 

o назва організації;

 

o назва виду  документа;

 

o дата, індекс, місце  складання;

 

o гриф затвердження;

 

o заголовок до  тексту;

 

o підстава;

 

o склад комісії;

 

o присутні;

 

o текст;

 

o відомість про  кількість примірників акту, їх місцезнаходження;

 

o перелік додатків;

 

o підписи членів  комісії (та присутніх).

 

Текст акта складається із вступної та констатуючої частини. У вступній частині вказуються підстави для складання акта й особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.

 

У констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.

 

У кінці тексту розмішуються дані про кількість ідентичних екземплярів акта, місце їх знаходження або в адресатах, котрим вони направлені. Акт звичайно складають у трьох примірниках. Перший із них спрямовують до вищої організації, другий - керівнику організації, третій - підшивають до справи.

 

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його із зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна навести після підписів осіб, які складали акт.

 

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі з зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт надасться керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.

Загальна методика створення документної інформаційно-аналітичної продукції

 

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.

 

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції.

 

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки'чітко поділяється на 2 частини: у першій, констатуючій, наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років.

 

Оформлення цих документів залежить; від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або підприємства) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках.

 

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.

 

Під загальною назвою "план" об'єднається далеко неоднакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.

 

Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.

 

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. На практиці більш зручною вважається таблична форма.

 

Особливими реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані робіт, є:

 

o гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи);

 

o назва виду  документа разом із заголовком - зазначенням періоду, на який  його складено (наприклад, план роботи  головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на II півріччя 2005 року), а також назви структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області).

 

У плані робіт належить вказувати прізвище виконавця; термін виконання. Відмітка про виконання проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт.

 

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи. Індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає, і затверджуються безпосереднім керівником (наприклад план складено головним спеціалістом організаційного відділу, підпис цього спеціаліста, затверджено керівником організаційного відділу).

 Відгук - документ, у якому висловлюється обгрунтована точка зору фахівця щодо наукової й дослідницької роботи. На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їхньої публікації й підписуються безпосередньо науковцем. Супровідний лист до відгуку, якщо він. складається, підписує керівник установи.

 

Відгук складається з назви документа, заголовка й тексту. Текст включає вступ, у якому дається загальна характеристика матеріалу, основний зміст роботи й висновки.

 

Рецензія - документ, який передбачає коментування основних положень рецензованої праці (тлумачення думки автора, висловлення особистого ставлення до поставленої проблеми); узагальнену аргументовану оцінку; висновки про значення аналізованої праці.

 

Описання загальної методики підготовки інформаційних (вторинних) документів міститься у підручнику "Наукова обробка документів" [11, С. 293-300]. Зокрема, автори підручника розкладають процес підготовки інформаційного документа на такі послідовні операції:

 

1) уточнення інформаційної  потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності  перегляду джерел;

 

2) визначення  цільового призначення інформаційного  документа, який відповідає інформаційному  запиту споживача;

 

3) бібліографічний  пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

 

4) по можливості  повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом  споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

 

5) критеріальний  аналіз виявлених первинних документів  та диференціація їх на "потрібні - непотрібні", відбір необхідних  для здійснення аналізу і синтезу  їх (проміжний аналіз);

 

6) всебічний аналіз  змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

 

7) логічне перетворення  вилучених даних з метою отримання  нової синтезованої інформації  про предмет створення вторинного документа;

 

8) визначення  структури та послідовний виклад  змісту вторинної інформації  в інформаційному документі.

 

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

 

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа (ПОД): певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, автор, рік видання, місце виходу в світ та інші характеристики. ПОД - це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула.

 

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД. Результатом є вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебічного аналізу та синтезу з метою включення згорнутої інформації до інформаційного документа, який містить інформацію вторинного рівня згортання.

 

Відповідність у системі ПОЗ ПОД може бути частковою і повною. Показником такої відповідності є релевантність - смислова відповідність між інформаційним запитом і отриманим повідомленням.

 

У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога - отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа.

 

ІД звичайно має типову структуру:

 

❖ обов'язкову - основну частину і вихідні дані;

 

❖ факультативну - довідково-бібліографічний апарат і додаткові відомості.

 

Довідково-пошуковий апарат, як правило, включає: зміст, передмову, рекомендації з використання, вступну статтю, схему класифікації, систему посилань, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики. У передмові викладають завдання і вказується вид документа, його цільове призначення, принципи відбору і групування інформації, періодичність видання, відомості про довідково-пошуковий апарат, правила використання, порядок поширення й отримання первинних документів або їхніх копій. Схема та індекси класифікації УДК і ББК, предметні рубрики, система посилань допомагають зорієнтуватися у вторинному документі. Список використаних джерел наводять у кінці документа.