Проект программно-методического комплекса автоматизации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.1.2 Формализация бизнес-процесса «учет мероприятий по обслуживанию компьютерной техники»

 

 

Выделение границ бизнес-процесса учета мероприятий по обслуживанию компьютерной техники  позволяет определить внешний интерфейс автоматизированной системы и специфицировать внешний и внутренний документооборот системы.

Описание бизнес-процесса приведено  в таблицах 3-7.

 

Таблица 3 – Выходы и потребители  бизнес-процесса «учет мероприятий по обслуживанию компьютерной техники»

№	Потребитель бизнес-процесса	Выход	Документ (Форма) / ТУ для  продукта
Внешним клиентам
1	Поставщик	Заказ	Форма заказа
Внутренним клиентам
	Отдел системно-технического обеспечения	Акт купли-продажи
1	Инженер-электроник	Данные о проведенной  работе	Форма документа внедрения и установки
2	Электромеханик	Данные о проведенной  работе	Форма документации

 

Таблица 4 – Входы и  поставщики бизнес-процесса «учет мероприятий по обслуживанию компьютерной техники»

№	Поставщик	Вход	Документ (Форма) / ТУ для  продукта
От внешних  поставщиков
1	Заказчик	Заявка на ремонт	Форма заявки

 

 

 

 

 

Продолжение таблицы 4

№	Поставщик	Вход	Документ (Форма) / ТУ для  продукта
От внутренних поставщиков
1	Инженер-электроник / электромеханик	Данные для проведения работы	Форма документации
2	Диспетчер	Данные о необходимом обслуживании	Запросный лист

 

Таблица 5 – Условия  начала и конца бизнес-процесса «учет мероприятий по обслуживанию компьютерной техники»

№	Наименование события	Описание события
1	Заявка от бюро обеспечения  на обслуживание компьютерной техники	Начальнику ОСТО приходит уведомление(заявка) от начальника бюро обеспечения
2	После обслуживания компьютерной техники начинается фаза поддержки и сопровождения этой техники	Начальник ОСТО составляет приказ об обеспечении бесперебойной  работы компьютерной техники

 

Таблица 6 – Матрица ответственности сотрудников  за выполнение бизнес-процесса

Процессы	Должности
	Диспетчер	Инженер –электроник	Электроме-ханик	Инженер- экономист
Выполнение  работы
1 Передача заявки на  ремонт или обслуживание	УЧ, ОТ	ИН	ИН	ИН
2 Обслуживание заявки	ИН	УЧ, ОТ	УЧ, ОТ	ИН
3 Выполнение записи  в журнале	ИН	ИН	ИН	УЧ, ОТ

 

ОТ – ответственный  за выполнение подпроцесса.

УЧ - участвует  в выполнении подпроцесса,

ИН – получает информацию о ходе и результатах подпроцесса

Таблица 7 – Показатели качества для контроля и управления бизнес - процессом «учет мероприятий по обслуживанию компьютерной техники»

№	Наименование показателя	Описание	Периодичность контроля
	Показатели качества продукта (выхода) бизнес-процесса
1	Соответствие ЕСКД	Проверка (нормоконтроль)	В соответствии с планом
2	Гарантийные обязательства	Документ (от инженера-электроника/электромеханика)	В соответствии с планом
	Показатели качества сырья (исходных материалов, входа) бизнес-процесса
1	Запросный лист	Возможность удовлетворения	В 3-х дневный срок, после поступления
	Показатели удовлетворенности  клиентов
1	Отзывы	В письменном виде, презентации, видеоролик.	В 12-ти месячный срок, после  обслуживания

 

 

2. Анализ современных информационных технологий автоматизации учет мероприятий по обслуживанию компьютерной техники

 

Объем информации, которую необходимо хранить и обрабатывать в организациях, постоянно возрастает. Для повышения  надежности и оперативности обработки  и хранения информации целесообразно использовать компьютеры, которые радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее поиск и доставку. Компьютеры значительно облегчили задачу ведения учета данных.

Сегодня существует немалое количество программ для ведения учета компьютерной техники. Эти программы предназначены для автоматизации рутинных операций контроля, распределения и сопровождения компьютерной техники и другого оборудования в организациях. Однако каждая из них охватывает определенные области и имеет свои особенности.

Далее будут  описаны некоторые из этих программных систем.

 

Автоматизированная система (АС) КОРУС - учет и сопровождение оборудования.

 

 

 

 

Описание:

Данная АС - эффективный инструмент учета и анализа использования средств автоматизации деятельности организации. Вы сможете:

- планировать  закупку комплектующих на основании  достоверных данных;

- анализировать  качество поставок от различных  производителей;

- автоматически  формировать отчетные документы  в соответствии с нормами Российского законодательства.

Функциональность:

- учет  заявок от подразделений на  закупку техники, программного  обеспечения;

- учет  закупки и постановки на учет  и списания оргтехники;

- учет  перемещения оргтехники по подразделениям  организаций;

- учет  производимых ремонтов, замены частей и профилактических работ;

- учет  имеющихся в наличии картриджей, их заправок, использования, износа  и установок на печатающее  оборудование;

- учет  сетевого оборудования и распределения  устройств по сетевым коммутаторам.

Весь программный комплекс устанавливается на одном компьютере, его освоение требует всего несколько часов. При этом он может быть использован как для небольшой библиотеки, так и для крупной многофилиальной организации [13].

Однако  данная АС не бесплатна, ее стоимость  - 10 000 рублей. К тому же, в базовой комплектации отсутствует возможность оформления и печати отчетных документов, этот модуль докупается отдельно (его стоимость – 1000 рублей).

 

Пакет программ «Учет техники и комплектующих — Hi-Tech Manager и Keeper Full».

Описание.

Программы позволяют вести учет норм запасов на складах, наличия оборудования, комплектующих устройств, вести контроль за программным обеспечением, работой сотрудников IT отдела, заявок пользователей.

Уникальность  программ состоит в том, что они позволяют удалённо определять конфигурацию, список установленных программ рабочей станции без установки на неё дополнительного программного обеспечения. Вы сможете узнать о подмене комплектующих компьютера (на тот случай, если какой-то сотрудник Вашей организации решил что-то снять с системного блока), событиях по установке новых программ и удаления существующих, разрешении (запрещении) доступа к определённым ресурсам. Keeper Full предлагает автоматически вносить новые, обнаруженные комплектующие и программное обеспечение в базу. Использованная СУБД - Microsoft SQL Server.

Функциональность:

-  получение административной структуры компьютерной сети;

- импорт данных по устройствам из других программ определения конфигурации компьютеров AIDA, ASTRA, EVEREST и др, также из MS Excel и других всевозможных форматов путём настройки соответствующего  модуля;

- разграничение прав доступа к базе;

- неограниченное количество сотрудников, одновременно работающих по сети;

- полный перечень комплектующих по каждому компьютеру;

- для сетей NT с доменом: автоматический сбор данных о конфигурациях компьютеров;  определение изменений в конфигурациях, поиск комплектующих;

- поставщики, стоимость техники;

- установленное программное обеспечение на каждом рабочем месте;

- к какому отделу принадлежит каждый компьютер, кто за ним работает;

- гарантийные сроки на всё имеющееся у вас оборудование, предупреждение об окончании срока гарантии;

- множество отчётов;

- экспорт отчётов в MS Excel;

- история перемещения, обслуживания оборудования, замены запчастей;

- данные о заправке картриджей принтеров, ксероксов;

- количество потраченных расходных материалов и многое другое.

Незарегистрированная копия программы  работает 31 день. Стоимость лицензии на 1 копию программы – 8700 рублей [14].

 

            Программа «Hardware Inspector»

  Описание.

             Программа предназначена для  учета компьютеров и оргтехники, программного обеспечения. Позволяет вести учет заявок от пользователей, формировать отчетность по выполняемым работам и выполнять прочие функции по автоматизации работы IT-отдела

             Уникальность программы Hardware Inspector заключается в возможности вести учет не просто текущего состояния параметров компьютера, а всей истории жизни отдельных его комплектующих. Стоит отметить, что Hardware Inspector давно уже не ограничивается одним лишь учетом компьютеров. Рассматриваемое решение позволяет автоматизировать почти все аспекты деятельности ИТ-подразделения. А набор из более чем 30 встроенных отчетов позволит оценить эффективность его работы и предоставить нужные отчеты вышестоящему руководству.

 Функциональность:

• учет именно отдельных комплектующих, а не просто описание параметров рабочих станций;
• отслеживание истории перемещения устройств, их ремонта, профилактики и инвентаризации;
• мониторинг изменений, происходящих в конфигурациях компьютеров (аудит рабочих мест);

• поддержка многопользовательской работы с базой данных в сети;
• учет лицензий на программное обеспечение;
• мониторинг инсталляции пользователями запрещенного ПО;
• учет заявок от пользователей;
• инвентаризация устройств с использованием штрих-кодов;
• гибкое разграничение доступа к данным;
• мощные механизмы поиска устройств, лицензий и прочего;
• большой набор настраиваемых отчетов, экспорт в различные форматы.

             Стоимость лицензии на 1 копию  программы – 24500 рублей.

 

         CompExplorer

         Описание.

         Программа предназначена для автоматизации учета и инвентаризации компьютеров, а также иного оборудования на предприятии. Учет ведется в составе комплектующих, а не просто с указанием параметров машины в разрезе отделов, сотрудников, поставщиков, производителей, моделей, документов,…. Мощный поиск и фильтрация по любому критерию, подробная информация о каждом узле и элементе, история перемещения комплектующих и компьютеров, учет документов, учет программного обеспечения и его пользователей, настраиваемые отчеты в MS-Word делают программу функциональной и удобной. Программа предназначена для руководителей отделов автоматизации, системных администраторов, бухгалтеров.

         

         Функциональность:

• ведение списка производителей компьютерной техники с указанием их реквизитов
• ведение списка поставщиков компьютерного оборудования, техники, аксессуаров с указанием их реквизитов
• создание удобной структуры Вашего предприятия в виде дерева  подразделений и работающих в них сотрудников
• ведение списка компьютеров предприятия с закреплением их по подразделениям и сотрудникам
• учет компьютеров в виде комплектующих, а не просто с указанием параметров машины
• вывод подробной информации о составе комплектующих компьютера в виде дерева элементов с подробным указанием реквизитов элементов (серийные и инвентарные номера, стикеры, технические параметры,…), любое количество определяемых пользователем дополнительных параметров, а также данных об их покупке (документ, поставщик, цены, гарантия,…)
• отслеживание истории перемещения комплектующих между компьютерами, а также компьютеров между сотрудниками и подразделениями
• отслеживание операций, произведенных над компьютерами и комплектующими, ведение журнала операций, быстрое занесений операций в журнал "одной клавишей"
• ведение списка документов покупки оборудования, просмотр и печать содержимого каждого документа
• ведение списка дополнительных документов для каждого элемента, а также списка "связанных" (созданных в других приложениях) документов по технологии OLE;
• ведение списка программного обеспечения, установленного на компьютерах, а также пользователей (с их логинами и паролями), работающих с этим программным обеспечением
• мощный поиск, отбор и фильтрация оборудования по любому критерию оборудования, его покупки и принадлежности, установленному ПО и работающим пользователям, а также по совокупности этих критериев
• удобные средства ввода новых компьютеров, их комплектующих, параметров покупки, изменения состава оборудования и его закрепления, перемещения элементов и т.д.
• ведение списка типов оборудования, добавление новых типов и изменение реквизитов существующих, что позволяет вести учет не только компьютерного, но и любого другого оборудования
• составление различных отчетов («Карточка учета оборудования», «Документ покупки», и т.д.) на основе шаблонов MS Word, которые могут быть отредактированы пользователем
• возможность создания пользовательских Word-шаблонов, в которых задается состав выводимых данных и использование их для печати отчетов
• возможность загрузки данных из программ сбора информации о компьютерном железе "Эверест" и "Аида";
• удобный интерфейс, быстрый поиск, легкость в установке и эксплуатации;
• многопользовательская работа с одной базой данных с нескольких рабочих мест в сети.