Процессор элементарных таблиц Microsoft Excel. Назначение, возможности

 

Процессор элементарных таблиц Microsoft Excel. Назначение, возможности.

Табличный процессор Microsoft Excel 2003 – это прикладная программа, которая предназначена для автоматизации расчетов данных, представленных в табличном виде. Подобного рода программы называют электронными таблицами или табличными процессорами. Основное свойство электронных таблиц состоит в том, что изменение содержания любой ячейки таблицы приводит к автоматическому перерасчету значений ячеек, связанных с ней формулами.

В Microsoft Excel можно решать множество задач — от подготовки простейших счетов и планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм и ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.

Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки данных, для проведения математических и  статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности  работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

Microsoft Excel имеет  большое количество встроенных  функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.

Одна из важнейших  функций программы – возможность  представления данных в виде разнообразных  графиков и диаграмм.

1. Система управления базами данных Microsoft Access. Назначение, возможности.

Основными операциями при работе с большими объемами данных являются сбор, обработка, просмотр и  распечатка данных. Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access 2003 обеспечивает все эти функции. Access позволяет  хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатывать их (поиск требуемых данных, сортировка и т. д.), автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы), разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты. Access является приложением Windows, а все приложения Windows хорошо взаимодействуют друг с другом (например, можно вырезать и вставить данные из Word в Access).

Массивы данных в Access организованы в таблицы. Каждое поле такой таблицы может содержать  значения данных только одного типа — текст, числа, даты и т. д., а каждая запись содержит информацию об одном элементе (например, сведения о студенте или учебном курсе).

Access – реляционная СУБД: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.

Хранение данных в виде связанных таблиц обладает рядом преимуществ:

• экономия времени, поскольку одни и те же данные не приходится вводить в нескольких таблицах;
• уменьшение размера базы данных (порой весьма значительное по сравнению с размером плоской таблицы), которое экономит дисковое пространство на компьютере и облегчает перенос базы данных;
• существенное сокращение количества ошибок (если повторяющиеся данные хранятся в связанной таблице, то информацию достаточно ввести всего 1 раз; после этого в исходной таблице для повторяющихся данных вводится только код. Можно настроить поле так, чтобы выбрать код из списка и обойтись вообще без набора текста).

Access чрезвычайно гибок в отношении типов данных, которые задаются для полей. Допускается ввод любых разновидностей текста, чисел, дат, времен и денежных сумм. Access содержит специальный тип поля (объект OLE), позволяющий включать в запись любые объекты, которые могут быть вставлены из других программ Windows, — картинки, звуки, анимацию и видеоклипы.

В Access предусмотрено  много дополнительных сервисных  возможностей, например, таких, как  Мастера (помогают создать таблицы, формы, отчеты из имеющихся заготовок); Макросы (позволяют автоматизировать многие процессы без программирования); встроенный язык VBA — Visual Basic for Applications (позволяет опытному программисту создавать сложные процедуры обработки данных).

2. Электронные презентации Microsoft Power Point. Назначение, возможности.

Microsoft Power Point 2003 — это широко использующаяся, популярная программа подготовки презентаций. Благодаря Power Point, оформление доклада качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

Power Point позволяет создавать наглядные презентации, объединяя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых слайдами. Power Point дает возможность создавать, редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Смена слайдов  может быть организована в автоматическом режиме или вручную. Переходы между слайдами при демонстрации презентации могут быть анимированы. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Power Point предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Редакторы отображения графической информации.

Графических редакторов существует очень много. Есть мощные профессиональные программы, как, например, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, CorelDRAW, 3D Studio Max - как правило, очень большие, с массой вспомогательных программ и всяческих дополнительных эффектов. Есть более простые и более компактные, например Paint из стандартного состава Windows. Графические редакторы делятся на два главных типа - растровые и векторные.

Растровые рисуют изображение по точкам, то есть для каждой точки картинки отдельно заданы ее цвет и яркость. Это такие редакторы как Adobe Photoshop, Paint.

Векторные же (CorelDRAW, Adobe Illustrator,) рисуют сразу целую линию – отрезок прямой или некую кривую, которая описывается стандартной формулой, а сложные формы представляются как совокупность таких простых кривых и прямолинейных отрезков.

У каждого из этих типов свои достоинства и свои недостатки, свои области применения. Так, векторные редакторы позволяют проделывать очень сложные трансформации формы рисунка, сжатия и растяжения, любые изменения размера, преобразования контуров и т.д. В них очень легко сочетать изображения с разного рода надписями. Но для обработки фотографий они не пригодны. Их используют при изготовлении эмблем и товарных знаков, при книжной, журнальной и рекламной верстке.

Растровые редакторы чаще используют, когда требуется обработать введенные в компьютер фотографии, сделанные цифровой камерой, или сканированное изображение. Не зря в названиях этих программ часто присутствует слово Photo.. Основной упор делается на исправление недостатков фотоизображений, но с формой объектов они работают плохо.

Существуют  и редакторы смешанного типа. В  современных растровых редакторах используются элементы векторной графики, и наоборот, в векторный редактор иной раз разрешается как отдельный фрагмент вставлять растровую картинку. Но универсального графического редактора, для векторной и растровой графики пока нет.

2. Распознаватели текста.

Существуют программы распознавания образов, или OCR-программы (от Optical Character Recognition – оптическое распознавание символов). Благодаря им можно использовать сканер для ввода не только картинок, но и текстов.

OCR-программы  умеют узнавать буквы и считывать с изображения текст.

Сегодня основной OCR-программой в России является Abbyy Fine Reader. Эта программа не просто считывает с картинок текст (в том числе и двуязычный), но и определяет начертание - нормальное, курсивное, пол подчеркнутое, - каким был набран тот или иной текст, и воспроизводит шрифтовое оформление в создаваемом текстовом файле. Она понимает многоколонное расположение текста, способна перенести в текстовый документ изображения, логотипы, иные графические элементы оформления исходного теста.

3. Справочные системы в глобальном масштабе.

Справочная  система предназначена для получения  пользователем максимально точной информации по интересующей его (и ограниченной базой статей) теме. Обычно выбор  статьи происходит по иерархии разделов справки. Справочные системы часто комбинируются с поисковыми, где выборка статей определяется по заданным ключевым словам или (при полнотекстовом поиске) частью предложения.

Существуют  справочные системы такие как, Гарант, КонсультантПлюс и др. Названные выше справочные системы являются справочно-правовыми системами.

Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — особый класс компьютерных баз  данных, содержащих тексты указов, постановлений  и решений различных государственных  органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.

Справочно-правовая система Гарант — комплекс услуг на основе системы информационно-правового обеспечения, первая массовая коммерческая справочная правовая система в России (выпускается с 1990 года).

В настоящее  время система ГАРАНТ включает более 4 миллионов документов: актов органов  власти, материалов судебной практики, международных договоров, проектов законов, комментариев к законодательству, форм бухгалтерской и статистической отчётности, экономических и юридических терминов (в виде толкового словаря на 6 европейских языках), экономической и справочной информации (бизнес-справки, календарь бухгалтера, контакты органов власти и др.). Разработаны специальные предложения для бухгалтеров, юристов (а также версия «ГАРАНТ-Студент» для студентов, аспирантов и преподавателей юридических факультетов высших учебных заведений), руководителей, кадровиков, банковских работников, а также для строительных, фармацевтических и медицинских организаций.

По договорам  с федеральными и региональными  органами власти новые документы  поступают в электронные базы СПС ГАРАНТ. Еженедельное пополнение составляет около 10 тысяч.

Электронные тексты полностью соответствуют официальным  и снабжаются соответствующими комментариями, справками, схемами, связаны гиперссылками. Имеется версия системы на английском языке.

Справочно-правовая система КонсультантПлюс — компьютерная справочно-правовая система по законодательству России. Основана в 1992 году. На апрель 2010 г. система содержит более 5 330 000документов. Обновляется ежедневно.

Информация, включённая в систему структурирована по разделам, в настоящее время в  СПС КонсультантПлюс существуют следующие разделы:

• Законодательство
• Судебная практика
• Финансовые и кадровые консультации
• Консультации для бюджетных организаций
• Комментарии законодательства
• Формы документов
• Законопроекты
• Международные правовые акты
• Правовые акты по здравоохранению
• Технические нормы и правила

Название раздела  отражает характер информации, которая  в нём содержится. Каждый раздел, в свою очередь, состоит из информационных банков, которые являются подмножествами раздела.

Справочно-правовая система КОДЕКС - справочно-правовая система по международному, федеральному и региональному законодательству. Содержит нормативные правовые документы, материалы судебной практики, справочные и консультационные материалы по вопросам применения норм права, бухгалтерскому учету, налогообложению и кадровому учету. Обновляется ежедневно.

Состав системы:

• Документы международного, федерального и регионального законодательства
• Законопроекты
• Документы органов судебной власти
• Письма представителей официальных органов
• Комментарии и консультации по вопросам применения законодательства
• Справочная информация: курсы валют, нормативы и цифровые показатели, регулируемые законодательно
• Образцы и формы документов
• Нормативно-технические документы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Интерфейс табличного процессора.

Заголовок программы. Строка заголовка, помимо названия приложения и открытого текущего документа, содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном: Свернуть, Развернуть (Восстановить), Закрыть. Команды  системного меню в основном дублируют кнопки управления.