Разработка предложений по совершенствованию существующей информационной системы, а так же предложений по внедрению новых систем

Программа также позволяет совершать  конференц-звонки (до 25 голосовых абонентов, включая инициатора), видеозвонки (в том числе видеоконференции до 10 абонентов), а также обеспечивает передачу текстовых сообщений (чат) и передачу файлов. Есть возможность вместо изображения с веб-камеры передавать изображение с экрана монитора. Программные клиенты Skype выпущены для операционных систем: Windows, Mac OS X, Linux, iOS, Windows Mobile, Google Android, PSP, Symbian. Компания Skype была основана двумя предпринимателями — шведом Никласом Зеннстрёмом (Niklas Zennström) и датчанином Янусом Фриисом (Janus Friis). Авторами программного обеспечения стали эстонцы Ахти Хеинла, Приит Касесалу и Яан Таллинн — те же, кто участвовал в создании программы для файлообмена Kazaa. Первый релиз программы и сайт появились в сентябре 2003 года.

Организационно-функциональная структура предприятия

Под организационной структурой управления предприятием понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений  в аппарате управления, системная  их организация, характер соподчиненности  и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.

Базой для построения организационной  структуры управлением ООО «КОРОНА-ТРЕЙД» является организационная структура производства.

Многообразие функциональных связей и возможных способов их распределения  между подразделениями и работниками  определяет разнообразие возможных  видов организационных структур управления производством.

Организационная структура управления ООО «КОРОНА-ТРЕЙД» и функциональные связи между подразделениями  выглядят следующим образом.

Руководство деятельностью компанией  осуществляет директор, назначаемый  генеральным директором ОАО «САН ИнБев» на основании соответствующего решения и действующий по доверенности, выдаваемой Обществом.

Директор филиала:

• по доверенности действует от имени Общества в пределах полномочий, определяемых положением Общества и другими его решениями;
• осуществляет оперативное руководство деятельностью компании в соответствии с утвержденными Обществом планами;
• представляет интересы компании во всех российских и иностранных предприятиях, учреждениях и организациях;
• распоряжается средствами компании в пределах предоставленных ему прав, совершает сделки в пределах имеющихся полномочий, издает приказы и указания, обязательные к исполнению всеми работниками;
• открывает в банках расчетные и иные счета с письменного разрешения Общества;
• принимает на работу и увольняет с работы работников компании в соответствии со штатным расписанием, применяет к ним меры поощрения и наложения на них взысканий в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством РФ;
• совершает иные действия, необходимые для достижения целей и решения задач, поставленных перед компанией;
• несет ответственность за состояние первичного бухгалтерского учета и статистической отчетности в компании, за организацию работ по сохранности первичной бухгалтерской, кадровой, оперативно-хозяйственной документации;
• несет полную ответственность за сохранность переданного компании Обществом имущество и его рациональное использование;
• несет ответственность совместно с главным бухгалтером за соблюдение законодательства при выполнении и оформлении хозяйственных операций;
• обеспечивает соблюдение требований техники безопасности, пожарной и экологической безопасности и охраны труда в компании.

Главный бухгалтер компании назначается  на должность и освобождается  от должности директором ООО «КОРОНА-ТРЕЙД» после предварительного согласования с генеральным директором ОАО «САН ИнБев». Приказы и распоряжения Директора компании, в пределах его полномочий, обязательны для исполнения всеми работниками компании.

На время  отсутствия директора ООО «КОРОНА-ТРЕЙД» его права и обязанности по должности реализуются лицом, назначенным приказом генерального директора ОАО «САН ИнБев» в объемах, определяемых выданной на имя исполняющего обязанности доверенностью.

Компания «Корона-Трейд» имеет  многоуровневую организационную структуру  представленную на рисунке 1. Компания делится на Запад и Восток. Филиал ООО «Корона-Трейд» в г. Дальнереченске входит в Дальневосточный регион.

Рисунок 1. Организационная структура ООО «КОРОНА-ТРЕЙД»

Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета  на предприятии и контроль за рациональным, экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Возглавляемая главным бухгалтером бухгалтерия предприятия является самостоятельным структурным подразделением и не входит в состав какой либо службы (подразделения).

Главному бухгалтеру подчиняются непосредственно бухгалтер  материального стола, бухгалтер-расчетчик и заведующий складом. Сам главный бухгалтер подчиняется руководителю предприятия.

Супервайзер выполняет следующие  должностные обязанности:

Доводит до сведения подчиненных работников поставленные перед нимизадачи; проверяет  готовность работников к решению поставленных задач; распределяет участки работ между работниками. 
Корректирует работу персонала, назначает работников на выполнение определенных работ при возникновении незапланированных или нестандартных ситуаций, при сбоях в общем порядке работы.  
Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций во вверенном ему коллективе.  
Оценивает качество работы каждого работника, рациональное использование рабочего времени, а также определяет возможность возложения на работника дополнительных обязанностей.  
Присутствует при общении работников с клиентами и посетителями (анализирует беседу, отношение к клиентам и посетителям); ведет наблюдение за профессиональным поведением работников; указывает на ошибки работников и предупреждает о необходимости их устранении.  
Дает работникам необходимые указания по выполнению ими работ, имеющие для них обязательный характер.  
Дает работникам «случайные» контрольные задания для тренировки готовности к выполнению различных задач.  
Принимает меры по приостановлению выполнения работ, замещению работников при наступлении случаев, могущих повлечь неблагоприятные последствия для предприятия, не допускает к работе работников, находящимся в состоянии, ведущем к таким же последствиям (нетрезвое состояние, болезнь, др.), немедленно сообщает об этих случаях вышестоящему должностному лицу.  
Выполняет (если этого требует ситуация) работу отдельных работников.

Технический директор, в свою очередь, осуществляет контроль за транспортной частью, складами предприятия и работниками в обоих направлениях. Так же, в обязанности тех. Директора входит прием и обработка документов, сопровождающих товар, как поступающий на предприятие, так и вывозимый из него. Если случается неполадка с каким-нибудь автомобилем предприятия, либо с чем либо другим, что входит в его контроль, тех. Директор должен после согласования с вышестоящим начальством  выделить необходимые средства на исправление неполадок.

Сравнительный анализ систем автоматизации управления торговым предприятием с выдачей оценки уровня системы

Для того чтобы начать сравнительный  анализ программных продуктов рассмотрим краткую характеристику программ «1С: Предприятие 8.0». "1С: Предприятие 8.0" — универсальная программа массового  назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.  Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н. Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.  "1С: Предприятие 8.0" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами. 

Компания БЭСТ объявляет о том, что c 1 октября 2007 года комплексная система для малого бизнеса "БЭСТ-ОФИС" распространяется на условиях FreeWare. Начиная с версии 3.7/2, "БЭСТ-ОФИС" становится абсолютно бесплатным программным продуктом, доступным для всех малых предприятий и индивидуальных предпринимателей, желающих внедрить информационные технологии.

Система БЭСТ-ОФИС является простым  и мощным инструментом учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса. Отличительной особенностью системы  является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных средств единственный путь к стабильному развитию предприятия - переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту. Программный комплекс БЭСТ-ОФИС не только оказывает помощь в решении этой задачи, но и является своеобразным учебным пособием по управлению предприятием. Использование встроенного языка программирования позволяет при необходимости адаптировать систему практически к любым потребностям бизнеса.

Программный комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации ведения управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны - максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой - предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации о состоянии дел на предприятии для принятия управленческих решений.

БЭСТ-ОФИС является полнофункциональной системой. После установки и настройки системы не требуется приобретать и устанавливать какие-либо дополнительные компоненты. Используя входящий в поставку встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), пользователь может практически неограниченно наращивать функционал системы собственными силами. При этом можно в полной мере воспользоваться преимуществами интегрированной среды MS Office, например, подключить к БЭСТ-ОФИС MS Word и создавать любые документы и отчеты, используя все возможности этого текстового процессора.

Продуманная система представления  информации с большим количеством  настроенных управленческих отчетов  делают БЭСТ-ОФИС надежным средством  информационной поддержки принятия управленческих решений. Входящие в состав БЭСТ-ОФИС модуль ведения и контроля договорной деятельности, модуль формирования бюджетов предприятия и система учета взаиморасчетов помогут управленческому персоналу проанализировать и оптимальным образом организовать работу предприятия. Аналитическая система Директор, предназначенная для руководства, позволяет в режиме реального времени осуществлять контроль материальных и финансовых потоков и анализировать сводные результаты деятельности предприятия.

Для того чтобы провести сравнительный  анализ двух программных продуктов был рассмотрен АРМ «Кассовые операции». Модуль «Кассовые операции» предназначен для обобщения данных  по разным кассам предприятия, которые по отдельности введутся в модулях «Касса», «Розничная торговля». Модуль позволяет, как вводить первичные документы, так и получать обобщенную информацию сразу по всем кассам. Для начала проведем анализ сильных сторон программных обеспечений по АРМу «Кассовые операции»:

1. Модуль «Касса» предназначен для ведения учета первичных кассовых документов, формирования отчета по одной отдельной кассе.
2. Обеспечивается формирование необходимых платежных документов: приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, денежных чеков, объявлений на взнос наличными. Денежные документы могут быть сформированы на основании имеющихся заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений денежных средств, при этом ранее введенная информация автоматически переносится в новый денежный документ.
3. Платежные ведомости заполняются автоматически после расчета заработной платы, или формируются при начислении аванса, отпускных, 13-й зарплаты и т.д.
4. Журнал депонентов формируется автоматически в момент закрытия платежных ведомостей расходными кассовыми ордерами.
5. Кассовые отчеты могут быть сформированы как в модуле «Кассовые операции», так и в модулях конкретных касс.
6. Список касс вносится в информационную базу, причем для каждой кассы указывается единственная валюта расчетов и учета денежных средств. Это формальное правило позволяет организовать более строгий контроль за мультивалютными денежными средствами и исключить путаницу. А если какая-либо касса предприятия фактически оперирует с несколькими валютами, то в информационной базе она отображается несколькими кассами, каждая из которых оперирует только одной валютой.
7. Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа.

Таким образом, рассмотрим слабую сторону  программного обеспечения «БЭСТ-ОФИС»  который не состоит из тех операций, которые выполняет программа  «1С: Предприятие» и так это:

1. За счет введения отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 "Расчеты по налогу на прибыль".
2. Если в экранной форме расходного кассового документа проставить флажок "Отразить в оперативном учете", то соответствующие денежные средства будут автоматически зарезервированы в кассе предприятия. Это полезная возможность в случае, когда денежные средства для расходного кассового ордера не были заранее зарезервированы заявкой на расходование денежных средств.
3. Появление в "1С: Бухгалтерии 8.0" партионного учета расширяет область применения типового решения. Помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, становится возможным применение и таких способов, как ФИФО и ЛИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета и для каждой организации.
4. В новой версии "1С: Предприятии 8.0" расширены возможности настройки типовых операций — средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой, но эффективный инструмент автоматизации теперь может легко и быстро настраиваться пользователем.