Решение задач с помощью пакета MS Office

Российский  Государственный Университет

Инновационных Технологий и Предпринимательства

Пензенский  филиал

 

Факультет информационных технологий

Кафедра: «Экономика и экономические информационные системы»

 

 

Дисциплина:

«Автоматизация  офисной деятельности менеджера»

 

 

 

Пояснительная записка к курсовой работе

«Решение  задач с помощью пакета MS Office»

 

 

 

 

Выполнил: студент гр.12Мн2 О.А. Крухмалева

Проверил: ст. преподаватель Г.Н. Анохин

 

 

2012 год. 

Содержание

 

1. Реферат……………………………………………….3
2. Введение……………………………………………...4
3. Основная часть

• Microsoft Office………………………………...7
• Microsoft Word…………………………………9
• Microsoft Excel………………………………..10
• Microsoft Power Point………………………...14

4. Лист заданий………………………………………..16

5. Конкретное решение заданий……………………...19
6. Заключение………………………………………….26
7. Приложения………………………………………....27
8. Список литературы………………………………....34

 

Реферат

Пояснительная записка 1, листов 34, рисунков 15, таблиц 2, приложений 16, источников 5.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, MICROSOFT OFFICE, EXCEL, WORD, MICROSOFT POWER POINT, РЕШЕНИЕ ЗАДАЧ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

 

Объектом исследования является деятельность менеджера при решении  различных задач.

Цель работы – решить поставленные задачи с помощью современных  программных продуктов MS OFFICE.

В процессе работы необходимо описать используемые программные  продукты, предоставить полученные результаты и произвести анализ полученных результатов.

В результате проделанной  работы необходимо решить поставленные задачи. Результаты предоставить в форме подтвержденных выводов.

В процессе работы были использованы: MS EXCEL, MS POWER POINT. 

Введение

На протяжении последних  десятилетий автоматизация офисной  деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых  гигантов - разработчиков аппаратного  и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части  рынка информационных технологий.

Задачи, решаемые при автоматизации  деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности.

В настоящее время уже  сложно представить современный  офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий позволяет значительно повысить производительность и качество работы.

Автоматизация офиса, как информационная система, состоит из совокупности следующих  обеспечивающих подсистем:

I. Техническое обеспечение офиса

Техническое обеспечение - это  комплекс технических средств, предназначенных  для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические  процессы.

В техническое обеспечение  офиса входят один или несколько  персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную); ксерокс, принтер, сканер, факс, модемы.

II. Математическое и программное обеспечение офиса

Математическое и программное  обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ, их реализующих, для решения задач  информационной системы, а также  нормального функционирования комплекса  технических средств.

Математическое обеспечение - средство моделирования процессов  управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теория массового  обслуживания и т.п. Математическое обеспечение офисов слабо развито. Можно выделить, такую его составляющую, применяющуюся в офисе, как калькулятор - компьютерная программа, эмулирующая  функции калькулятора (электронного вычислительного устройства, выполняющего операции над числами или алгебраическими  формулами).

III. Информационное обеспечение офиса

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы  классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих  в организации, а также методология  построения баз данных.

VI. Организационное обеспечение

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между  собой в процессе разработки и  эксплуатации информационных систем

V. Правовое обеспечение

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационной системы, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. 

Microsoft Office

Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для  операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных.

Состав Microsoft Office:

1. Microsoft Office Word — текстовый процессор.
2. Microsoft Office Excel — табличный процессор.
3. Microsoft Office Outlook— персональный коммуникатор.
4. Microsoft Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций.
5. Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных.
6. Microsoft Office InfoPath — приложение сбора данных и управления ими.
7. Microsoft Office Communicator — предназначен для организации все стороннего общения между людьми.
8. Microsoft Office Publisher — приложение для подготовки публикаций.
9. Microsoft Office Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами.
10. Microsoft Office Project — управление проектами.
11. Microsoft Query — просмотр и отбор информации из баз данных.
12. Microsoft Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.
13. Microsoft Office Groove 2007 — приложение для поддержки совместной работы.
14. Microsoft Office Picture Manager — работа с рисунками.
15. Microsoft Office Document Image Writer — виртуальный принтер, печатающий в формате Microsoft Document Imaging Format.
16. Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

Версии продукта и их поддержка:

1. Версии, выпущенные до Microsoft Office 97 (включая Outlook 97) более не поддерживаются.
2. Office 97 (включая Outlook 98) — расширенная поддержка закончилась 16 января 2004. Выпуск исправлений (hotfix) в рамках основной поддержки прекращен 31 августа 2001 года.
3. Office 2000 — базовая поддержка продукта прекращена 30 июля 2004. Расширенная поддержка закончилась 14 июля 2009.
4. Office XP — базовая поддержка продукта прекращена 11 июля 2006. Расширенная поддержка прекращена 12 июля 2011.
5. Office 2003 — базовая поддержка продукта прекращена 13 января 2009. Расширенная поддержка будет доступна до 14 января 2014.
6. Для (2007) и будущих версий MS Office — продолжительность базовой поддержки 5 лет после выпуска продукта или 2 года после выпуска следующей версии продукта (что наступит позднее), расширенная поддержка будет доступна в течение 5 лет после окончания срока основной поддержки.
7. Microsoft Office 2010 — текущая версия офисного пакета, базовая поддержка продукта будет прекращена 15 июля 2015 года.
8. Office 2013 — версия офисного пакета, разработка которой была завершена 12 октября 2012 года. Старт продаж состоялся 26 октября 2012 года.

  

Microsoft Word

Microsoft Word— текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году.

Microsoft Word является наиболее популярным из используемых в данный момент текстовых процессоров. Расширение «.doc» на платформе IBM PC стало синонимом двоичного формата Word 97—2000.

Как и прочие приложения из Microsoft Office, Word может расширять свои возможности посредством использования встроенного макроязыка (сначала использовался WordBasic, с версии Word 97 применяется VBA — Visual Basic для приложений). Однако это предоставляет широкие возможности для написания встраиваемых в документы вирусов (так называемые «макровирусы»). Наиболее ярким примером была эпидемия червя Melissa. В связи с этим, многие считают разумной рекомендацию всегда выставлять наивысший уровень настроек безопасности при использовании Word (Меню: «Tools>Macro>Security», «Сервис>Макрос>Безопасность…» в локализованных русских версиях). Также нелишним будет использовать антивирусное программное обеспечение. Первым вирусом, заражавшим документы Microsoft Word, был DMV, созданный в декабре 1994 года Дж. Мак-Намарой для демонстрации возможности создания макровирусов. Первым же вирусом, попавшим в «дикую природу» и вызвавшим первую в мире эпидемию макровирусов (это произошло в июле-августе 1995 года), был Concept. 

Microsoft Excel

Microsoft Excel - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

В Microsoft Excel вплоть до 2003 версии включительно, использовался свой собственный  бинарный формат файлов (BIFF) в качестве основного. Excel 2007 использует Microsoft Office Open XML в качестве своего основного формата.

Рабочая книга Excel.xlsx , стандартный формат рабочих книг Excel 2007. В действительности это сжатый ZIP-архив каталога XML документов. Является заменой бывшего бинарного формата .xls, не поддерживает макросы.

Рабочая книга Excel с макросами .xlsm, та же рабочая книга Excel, но с поддержкой макросов.

Бинарная рабочая книга Excel .xlsb, та же рабочая книга Excel с макросами, но хранящая информацию в бинарном формате, открывая документы быстрее, чем XML. В особенности часто используется для очень больших документов с десятками тысяч строк и/или сотнями колонок.

Шаблон Excel с макросами.xltm, шаблон, созданный как основа для  рабочих книг, включена поддержка  макросов. Заменяет старый формат .xlt.

Надстройка Excel.xlam , надстройка Excel, направленная на добавление дополнительных функциональных возможностей и инструментов.

Ценной возможностью Excel является возможность писать код  на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется посредством объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обрабатываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать изменять его и управлять расчётами.

Возможности Excel.

1. Многостраничные файлы. Файлы Excel (рабочие книги) могут содержать несколько отдельных листов – самостоятельных полноценных таблиц, диаграмм и т.д. Это позволяет лучше упорядочить работу. Например, сохранить все таблицы, относящиеся к одному проекту не в разных файлах, а в одном.
2. Многооконный интерфейс (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). Можно работать с несколькими файлами Excel одновременно.
3. Файловая совместимость. Excel понимает форматы файлов, созданных в других редакторах электронных таблиц, а также таблицы, набранные в обычном текстовом формате.
4. Интерактивная справочная система (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). В настоящее время наблюдается тенденция отказа от печатной документации в пользу электронной диалоговой справочной системы. Это означает, что вы можете получить любую справку по Excel прямо на экране компьютера во время работы с Excel. У справочной системы есть интерактивный компонент,«помощник», который:

a. Наблюдает за вашими действиями и накапливает ряд советов, которые могут помочь вам сэкономить время.

b. Предоставляет справочную информацию по конкретным вопросам работы с программой.

c. При вводе неправильной формулы старается предложить вариант ее исправления.

d. Предлагает простой способ поиска справочной информации по конкретной теме.

5. Простота использования (стандартная опция всех офисных программ Microsoft).
6. Управление списками. Эта возможность позволяет с легкостью сортировать, фильтровать, суммировать и обрабатывать данные рабочего листа.
7. Встроенные функции. Exce lсодержит очень богатый набор встроенных функций, которые можно использовать в формулах.
8. Настраиваемые панели инструментов (стандартная опция офисных программ Microsoft). Панели инструментов – это наборы кнопок, за которыми закреплены определенные команды. Они позволяют существенно сэкономить время, так как предоставляют возможность быстро выполнять часто используемые команды.
9. Разнообразное форматирование.
10. Разнообразие диаграмм.
11. Использование возможностей картографии. Эта возможность Excel позволяет изображать числовые данные с привязкой к географической карте.
12. Инструменты рисования, аналогичны инструментам рисования в Word.
13. Сводные таблицы. В Excel встроены инструменты, позволяющие создавать сводные таблицы по большому числу таблиц или выбрать необходимую информацию в таблицу из базы данных.
14. Расширенные средства анализа. В Excel включены алгоритмы подбора параметров, процедура поиска решений, а также надстройка «Пакет анализа», которая содержит еще множетсво статистических, финансовых, инженерных и научных функций и процедур.
15. Гибкое управление печатью и предварительный просмотр (стандартная опция офисных программ Microsoft).
16. Проверка орфографии, аналогична соответствующей функции в Word.
17. Управление базами данных. Есть множество функций, которые позволяют работать с данными электронных таблиц Excel как с базами данных. А также есть возможность работать с внешними базами данных.
18. VBA (Visual Basic for Applications) (стандартная опция офисных программ Microsoft). Язык программирования, встроенный в Excel.
19. Возможности защиты рабочего листа. Предусмотрено множество методов защиты на тот случай, если вам нужно, чтобы другие пользователи не могли случайно изменить данные на рабочем листе или даже просмотреть документ.
20. Поддержка OLE. (связывание и внедрение объектов) (стандартная опция офисных программ Microsoft). Например, можно внедрить в документ Excel другой документ, который создан в Word и прямо из рабочего листа получить доступ к возможностям Word.