Система DocsVision

Введение

Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

Деятельность любого предприятия сопряжена с обработкой большого количества разнообразных документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они необходимы практически на каждом рабочем месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам – критически важные факторы деятельности предприятия.

«Бумажные технологии»  документооборота уже не отвечают требованиям  современного динамичного бизнеса.  Использование электронных файлов, папок файловой системы и электронной почты ускоряют доступ и движение документов, но не обеспечивают нужной достоверности и защищенности. В случае большого количества документов и их интенсивной совместной обработки сотрудниками наступает хаос.

Предприятия неизбежно  приходят к необходимости использования  специализированных систем для работы с электронными документами. Они позволяют упорядочить работу с документами в электронном виде, обеспечивая и достоверность, и защищенность, и скорость. Существует возможность придания юридической значимости электронным документам наравне с бумажными. Но даже если по тем или иным причинам используются бумажные оригиналы, то работа с электронными версиями на этапах подготовки, при ознакомлении, исполнении или справочно-информационном использовании дает значительный эффект.

Документы и бизнес-процессы предприятия тесно взаимосвязаны. Любой документ участвует каком-либо в бизнес-процессе, и практически любой бизнес-процесс включает обработку документов. Однако «бизнес-процесс обработки документа» – это лишь частный случай. Поэтому полноценная система управления бизнес-процессами, интегрированная с системой управления документами – это естественное решение.

Бизнес-процессы охватывают взаимодействие людей, документов и  различных автоматизированных систем. Поэтому важно также, чтобы это решение было интегрировано с существующими учетными системами и другими компонентами корпоративной информационной системы предприятия.

Решения, построенные  на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.

Решения, создаваемые  на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

• Электронные архивы документов —  для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;
• Делопроизводство — для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;
• Автоматизация бизнес-процессов — широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Успешное внедрение  решений по управлению документами и бизнес-процессами на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:

• упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь;
• сокращение сроков выполнения бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;
• уменьшение количества несоответствий, повышение качества;
• повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;
• снижение простоев и непроизводительных расходов;
• рост производительности труда;
• улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников;
• повышение прозрачности и управляемости предприятия;
• усиление конкурентных позиций на рынке.

1. Назначение системы DocsVision

Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для управления документами и бизнес-процессами. Платформа DocsVision является основой, на которой организация может построить свою систему; на базе платформы DocsVision можно создать собственные приложения или использовать уже готовые решения, такие как:

• приложение «Делопроизводство», предназначенное для автоматизации делопроизводства в организации, в том числе перехода от обработки бумажных документов к работе с их электронными версиями;
• приложение «Управление процессами», предназначенное для автоматизации бизнес-процессов, таких как согласование договоров, ознакомление с документом определенного круга лиц и т. д.

Основным инструментом работы пользователя с системой DocsVision является Навигатор, принцип работы которого аналогичен принципу работы Проводника. В Навигаторе отражается дерево папок, в общем случае — сложной структуры, которое по назначению и принципу работы также аналогично дереву папок, которое можно видеть в Проводнике, однако в отличие от Проводника папки Навигатора содержат не файлы, а карточки. Каждая карточка представляет собой максимально подробное описание отдельного документа — тип; дата создания; фамилия лица, зарегистрировавшего документ; сведения о содержании; ссылки на другие документы, — а также может включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного документа и файл, содержащий распознанный текст документа. Каждый из указанных выше элементов содержится в отдельном поле карточки.

Карточки размещаются  в папках в соответствии с установленными в организации принципами, однако чаще всего дерево папок строится в соответствии со структурой организации, наглядно отображая иерархическую подчиненность ее подразделений, а также принадлежность каждого сотрудника к определенной структурной единице. Так, например, личные папки сотрудников какого-либо отдела обычно находятся в папке с названием отдела.

Кроме этого, во избежание  многократного повторного ввода  одной и той же информации, а  также исключения возможных ошибок в платформе DocsVision предусмотрены  справочники (хранящиеся в особой папке Справочники) — каталоги различного назначения, содержащие информацию, сгруппированную по определенным критериям. Включаемая в справочники информация далее используется при заполнении некоторых полей карточек документов, позволяя избежать ввода заведомо неверных сведений (например, в тех полях, где должны указываться сотрудники организации — автор документа, исполнитель документа, руководитель подразделения и т. д., — невозможно ввести запись о несуществующем сотруднике), не допуская дублирования информации (например, присваивая вновь создаваемым документам номера в соответствии с принятой в организации классификацией) и избавляя пользователя от рутинной работы по многократному занесению в документы одной и той же информации.

Помимо карточек документов платформа позволяет организовать упорядоченное хранение файлов любого формата, содержащих информацию в текстовой, графической, табличной или другой форме; для этого в механизме платформы предусмотрен особый вид карточки — карточка файла. В зависимости от предполагаемого использования файла в дальнейшем (однократное, постоянное внесение изменений в один и тот же документ — актуализация, использование текста документа в качестве стандартной основы для создания новых документов и пр.) можно выбрать соответствующий способ его хранения.

Для всех типов карточек платформа предусматривает механизм поиска, который может осуществляться по записям карточек, тексту прикрепленных  к ним файлов и совокупности условий  в любом сочетании.

В зависимости от назначения документации, а также выполняемых сотрудниками обязанностей платформой DocsVision предусмотрена система безопасности, позволяющая разрешать или запрещать сотруднику (группе сотрудников) доступ к любому виду данных в целях ограничения доступа к хранящимся сведениям и гарантии сохранности всей используемой информации. К дополнительным средствам, обеспечивающим безопасность данных, относятся возможности шифрования и/или добавления к документам электронной подписи (при наличии соответствующих сертификатов).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Приложение  «Делопроизводство» в системе DocsVision

Приложение «Делопроизводство» является частью системы DocsVision — программного продукта, предназначенного для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Эти функции системы DocsVision обеспечиваются совместной работой трех ее основных частей: платформы DocsVision и приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Приложение DocsVision «Делопроизводство» предназначено для автоматизации электронного документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Целью внедрения приложения является переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами, что обеспечивает:

• повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
• повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
• сокращение времени поиска документов и другой информации;
• сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

Приложение позволяет  реализовать автоматизацию следующих  процессов:

• регистрация документов;
• управление процессами обработки документов;
• исполнение и контроль исполнения документов;
• создание электронного архивов документов;
• управление сопутствующей справочной информацией.

Приложение «Делопроизводство» позволяет организации автоматизировать работу с документами, двумя основными  задачами которой является регистрация  и последующая обработка документов. При этом приложение обеспечивает совместное хранение учетной информации документа, справочных данных, изображения бумажного документа и его текстовой версии в стандартных карточках документов, а также берет на себя организацию движения документов, например, автоматически пересылая задания исполнителям и напоминая им о сроках исполнения. Кроме того, приложение обеспечивает необходимую конфиденциальность или невозможность изменения определенной информации.

Обработка документов заключается в выполнении одного из сценариев работы с документами:

• разработка проекта документа;
• согласование документа;
• визирование документа;
• назначение резолюций;
• согласование резолюций;
• исполнение резолюций;
• назначение поручений по резолюции;
• контроль исполнения резолюций и поручений;
• массовое ознакомление исполнителей с документом;
• назначение отдельных контрольных вех (создание заданий по обработке документов, объединение их в процессы) и их контроль; создание отчетов по состоянию исполнения документов;
• свободная маршрутизация (рассылка) документа;
• отслеживание местоположения документа;
• сдача документа в архив (впоследствии выемка из архива);
• поиск документа в системе.