Системы управления электронными документами

         Средства автоматизации документооборота

         В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

 

 

 

 

 

 

   

 

         2. Задача

 

          Производство основных видов  продукции пищевой промышленности  в Оренбургской области в 1999 г. характеризуются данными, представленными  в таблице:

Наименование основных видов продукции	Объем произведенной продукции
Мясо, включая субпродукты	4619
Колбасные изделия	5203
Масло животное	5286
Сыр и брынза	1373
Цельномолочная продукция	37841
Мука	243783
Крупа	37112
Хлеб и хлебобулочные изделия	57146
Кондитерские изделия	6782

 

Решение:

     В среде  Excel составим таблицу исходных и расчетных данных задачи.

Наименование основных видов продукции	Доля произведенной продукции (%)	Данные Парето (%)
Кондитерские изделия	1,7	1,7
Хлеб и хлебобулочные изделия	14,3	16,0
Крупа	9,3	25,3
Мука	61,1	86,4
Цельномолочная продукция	9,5	95,9
Сыр и брынза	0,3	96,2
Масло животное	1,3	97,5
Колбасные изделия	1,3	98,8
Мясо, включая субпродукты	1,2	100,0
	100,0

              Во втором столбце необходимо расположить в порядке их убывания с помощью команды «Сортировка-По убыванию». Для построения диаграммы Парето необходимо рассчитать в процентах долю населения каждого фактора от общей суммы населения (столбец 3) и данные Парето (столбец 4). Данные Парето получены постепенным накапливанием долей каждого фактора. Первая строка столбца 4 совпадает со значением первой строки столбца 3. Вторая строка столбца 4 получена суммированием значения первой строки столбца 4 и значения второй строки столбца 3 (1,7+14,3=16,0). Третья строка столбца 4 получена суммированием значения второй строки столбца 4 и значения третьей строки столбца 3 (16,0+9,3=25,3) и т.д., до получения последнего значения столбца 4. О корректности вычислений свидетельствует число 100 в строке последнего фактора, соответствующее 100 % результата.

     Для построения  диаграммы Парето выделим данные  первого, второго и четвертого  столбцов, не выделяя сумму. В  режиме «Мастера диаграмм» выбираем  тип  диаграммы («Нестандартные- График гистограмма 2»), позволяющей отобразить трехосевую диаграмму:

         Заключение

         Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные системы, отдельные составляющие которых трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии. Создание организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию, автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами. Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми осуществляется посредствам автоматизированной информационной системы.

         Современная  информационная система - это комбинация, тесное переплетение различных информационных технологий, предлагаемых сегодня на рынке. Создание таких систем происходит в сбалансированной интеграции этих технологий и соответствующих программных и аппаратных средств.

         Необходимо отметить, что построение  систем - дело не одной недели и даже не одного года. Это не просто покупка компьютеров и, в лучшем случае, связывание их между собой. Это, прежде всего, осмысление своего бизнеса, понимание путей его развития и неизбежный вывод о том, что успех в настоящем и будущем может быть обеспечен только в случае, если удастся правильно организовать управление информацией. Это возможно сделать через корпоративную информационную систему, которая должна стать не только основой информационного пространства компании, но и гибким инструментом управления бизнесом в сложных, постоянно меняющихся условиях.

 

 

          Список литературы

1. Исаев Г.Н. Информационные технологии: учебное пособие. Издательство: Омега-Л, 2012 г.

2. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. Директор информационной службы. – 2008 г. №2

3. Петров В.Н. Информационные системы. СПб.: Питер, 2007 г.

4. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. М.: ЮНИТИ, 2008 г.