Создание турфирмы в access

Теория нормализации реляционных  баз данных была разработана в  конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, находящаяся между третьей и четвертой.

Нормальная форма —  свойство отношения в реляционной  модели данных, характеризующее его  с точки зрения избыточности, которая  потенциально может привести к логически  ошибочным результатам выборки  или изменения данных. Нормальная форма определяется как совокупность требований, которым должно удовлетворять  отношение.

Нормальная форма Бойса-Кодда:

Отношение находится в BCNF тогда и только тогда, когда каждая его нетривиальная и неприводимая слева функциональная зависимость  имеет в качестве своего детерминанта некоторый потенциальный ключ.

Менее формально, переменная отношения находится в нормальной форме Бойса-Кодда тогда и только тогда, когда детерминанты всех ее функциональных зависимостей являются потенциальными ключами.

Для определения BCNF следует  понимать понятие функциональной зависимости  атрибутов отношения.

Пусть R является переменной отношения, а X и Y — произвольными  подмножествами множества атрибутов  переменной отношения R. Y функционально  зависимо от X тогда и только тогда, когда для любого допустимого  значения переменной отношения R, если два кортежа переменной отношения R совпадают по значению X, они также  совпадают и по значению Y. Подмножество X называют детерминантом, а Y — зависимой  частью.

Функциональная зависимость  тривиальна тогда и только тогда, когда ее правая (зависимая) часть  является подмножеством ее левой  части (детерминанта).

Ситуация, когда отношение  будет находиться в 3NF, но не в BCNF, возникает, например, при условии, что отношение  имеет два (или более) потенциальных  ключа, которые являются составными и имеют общий атрибут. На практике такая ситуация встречается достаточно редко, для всех прочих отношений 3NF и BCNF эквивалентны.

 

3.2 Заполнение таблиц средствами Access

 

 

     Заполнить базу данными можно с помощью  уже созданных таблиц (однако это  не очень удобно) или с помощью  специально созданных форм (более удобно для восприятия пользователем). Поэтому для заполнения базы данных информацией, необходимо дополнительно создать формы для необходимых таблиц и, в случае необходимости, дополнительные элементы управления.

Для того чтобы начать заполнять созданную  таблицу необходимо на вкладке «Таблицы»  дважды щелкнуть по таблице или же выделить таблицу правой клавишей мыши и выбрать «Открыть». Перемещаться по записям можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиш-указателей.  

Открыв  таблицу можно не только ее просмотреть, но и отредактировать. Для того чтобы  удалить определенную запись необходимо выделить ее и нажать delete или правой клавишей мыши и выбрать удалить запись. Запись удалится, а стоящие после нее записи займут ее место.

Для добавления записей необходимо установить курсор мыши в необходимое поле и начать ввод. Если же необходимо добавить запись, то нужно выделить строку, перед которой должна будет появиться наша запись, нажать правой клавишей мыши и выбрать «добавить строку». В появившейся пустой строке необходимо ввести данные.

Для заполнения записей также часто  используется «Мастер подстановок», который облегчает ввод данных. Он может содержать данные как другой таблицы или запроса, так и фиксированные значения.

Для того чтобы использовать мастер подстановок  для заполнения таблиц необходимо в графе «Тип данных» выбрать мастер подстановок. Первое диалоговое окно предлагает выбрать источник формирования списка: на основе таблиц/запросов или фиксированного набора значений. Выбираем первое. Далее необходимо выбрать таблицу или запрос являющуюся источником. Потом выбираем доступные поля, значения которых будут в списке. После всего этого нажимаем «Готово».

При заполнении таблиц иногда разработчику может не понравится порядок следования записей (столбцов). Для изменения  порядка необходимо открыть таблицу, выделить поля которые необходимо переместить  и перетянуть их на необходимое место. Сохранить изменения.

Также в процессе заполнения можно изменить тип данных, связь и т.п. Но это  может привести к потере данных. СУБД Access автоматически выдает предупреждение об этом. Для того чтобы не потерять данные необходимо сделать резервную копию базы данных.

 

 

4. Создание базы данных

4.1 Разработка форм и запросов средствами Access

 

Создание запросов.

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных  таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запрос на выборку  об информации, о заказах. Для создания этого запроса необходимо: перейти  на вкладку Создание → Конструктор запросов → в появившемся окне Добавление таблиц выбрать таблицу страна, услуги, транспорт, туры, город  и нажать кнопку «Добавить» → выбираем нужные поля из таблиц , перетягиваем их курсором мыши. Также создаем запрос: клиенты, поставщики, сотрудники, страна, туры на Мальдивы на 6 дней, услуги.

Создание форм.

Формы служат для ввода  и просмотра данных в удобном  для пользователя виде, который соответствует  привычному для него документу. При  выводе данных с помощью форм можно  применять специальные средства оформления.

Создадим форму «запросы». Для создания этой формы необходимо:

• перейти на вкладку Создание;
• нажать кнопку «Конструктор форм»;
• на панели инструментов нажать кнопку «Рисунок», курсором мыши добавить его в Область данных, в появившемся окне выбрать рисунок из компьютера и нажать кнопку «ОК»;
• на панели инструментов нажать кнопку «Кнопка», курсором мыши добавить кнопки в Заголовок отчёта, в появившемся окне выбрать «работа с формой»; добавить гиперссылки: туры, клиенты, страны, поставщики, услуги, сотрудники, туры на мальдивы. Также выполняем формы: добавление информации, таблицы, отчеты, информация о турфирме.

Создадим форму «поставщики». Для создания этой формы необходимо:

• перейти на вкладку Создание;
• нажать кнопку «Конструктор форм»;
• нажать левую кнопку мыши в «Области данных» → на панели инструментов нажать кнопку «Добавить поле» и, курсором мыши.

Оформить форму (цвет фона, текста и т.д.). Также сделать формы: клиенты, сотрудники, туры.

 

4.2 Разработка отчетов и макросов средствами Access

 

Создание отчетов

Отчёты предназначены  для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам  и структуре отчёты во многом подобны  формам. Основное их отличие заключается  в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена  возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие  от форм могут содержать специальные  элементы оформления, характерные для  печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Создадим отчет по клиентам на основе запроса «Для отчета клиенты». Для создания этого отчета необходимо:

создать запрос «Для отчета клиенты» по примеру создания запроса  «Клиенты»:

• перейти на вкладку Создание;
• нажать кнопку «Конструктор форм»;
• нажать левую кнопку мыши в «Области данных» и выбрать пункт «Заголовок/примечание отчёта»;
• нажать левую кнопку мыши в «Области данных» → выбрать пункт «Свойства» → в появившемся окне выбрать свойства отчета, выбрать раздел «данные» → нажать на поле «Источники данных» → в появившемся окне выбрать запрос Клиенты и, курсором мыши, перетащить все нужные поля (Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон из таблицы Клиенты);
• на панели инструментов нажать кнопку «Надпись» и курсором мыши добавить надпись «Клиенты» в Заголовок отчёта;
• на панели инструментов нажать кнопку «Добавить поле» → курсором мыши перетащить все поля в раздел Область данных → название этих полей вырезать и вставить в раздел Верхний колонтитул;
• на панели инструментов нажать кнопку «Поле» → курсором мыши добавить поле в раздел Нижний колонтитул → в поле через свойства в строке Данные открыть построитель выражений → в построителе выражений ввести «=Now()» → название поля удалить;
• на панели инструментов нажать кнопку «Поле» → курсором мыши добавить поле в раздел Нижний колонтитул → в поле через свойства в строке Данные открыть построитель выражений → в построителе выражений ввести «="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]» → название поля удалить;
• на панели инструментов нажать кнопку «Поле» → курсором мыши добавить поле в раздел Примечание отчета → в поле через свойства в строке Данные открыть построитель выражений → в построителе выражений ввести «=Count([Фамилия])» → в названии поля ввести «Всего клиентов:»;
• Оформить отчет (цвет фона, текста и т.д.).

 Также построить отчеты: Поставщики, Сотрудники, Туры, Туры в Мальдивы, Услуги.

Создание кнопочной формы

Для создания кнопочной формы  необходимо выполнить следующие  действия:

• перейти на вкладку Работа с базами данных;
• нажать кнопку «Диспетчер кнопочных форм»;
• в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне ввести название кнопочной формы «Турфирма ООО«Пегас»»;
• в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне ввести название кнопочной формы «Запросы»;
• в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне ввести название кнопочной формы «Запросы»;
• выбрать кнопочную форму «Турфирма ООО«Пегас»» и нажать кнопку «изменить»;
• в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне в строке Текст ввести «Запросы», в строке Кнопочная форма выбрать кнопочную форму «Запросы» и нажать «ОК»;
• по примеру создать ещё кнопки: «Информация о фирме», «Ввод и редактирование данных», «Отчеты», «Таблицы», «Окна БД» и «Выход»;
• Нажать кнопку «Закрыть» → в появившемся окне выбрать кнопочную форму «Турфирма ООО«Пегас» и нажать кнопку «По умолчанию»;
• Оформить Кнопочную форму в режиме конструктора. Кнопочную

Создание макросов

Макросом называют набор  из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны  для автоматизации часто выполняемых  задач. Например, при нажатии пользователем  кнопки можно запустить макрос, который  распечатает отчет. Создание макроса:

• В окне базы данных выбрать вкладку Макросы;
• Следует нажать кнопку Создать;
• В ячейке столбца Макрокоманда нажать кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд;
• Выбирается имя макрокоманды;
• Вводится текст комментария к макрокоманде (необязательно).
• В нижней половине окна, при необходимости, указывают аргументы макрокоманды.
• Для добавления в макрос других макрокоманд переходят на следующую строку и повторяют шаги с 3 по 6. Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке

 

5 Разработка руководства пользователю базой данных

5.1 Назначение и возможности базы данных

 

Назначение СУБД

Развитие вычислительной техники всегда происходило в  двух основных направлениях. Первыми  появились задачи численных расчетов, что привело к появлению высокоуровневых языков программирования, ориентированных на удобную запись вычислительных алгоритмов, а также на их развитие и повторное использование. В дальнейшем разработанные подходы к программированию стали применяться не только для математических расчётов, но и для обработки менее формализованных данных: текстовых, графических, затем мультимедийных. Однако в современном мире более важным, чем обработка данных, является второе направление развития вычислительной техники – оптимизация хранения данных.

Дело в том, что в  связи с информационным бумом  возникла необходимость в создании систем, обеспечивающих доступ к очень большому объёму сложно структурированных данных. При обработке математических моделей, текстов или изображений соответствующие данные можно полностью загружать в оперативную память компьютера, преобразуя из файла определённой структуры в структуры данных языка программирования. Проблемы, возникающие при таком преобразовании, сильно зависят от конкретных данных и решаются за счёт использования в приложениях средств работы с файлами, которые в готовом виде есть в любом языке. Обычно существует лишь одно представление текстовых, графических и им подобных данных, что говорит об относительной простоте их структуры.

Современные же информационные системы, использующиеся на крупных  предприятиях, имеют дело с гигабайтными объёмами данных. Это не позволяет  размещать их в постоянной и, тем  более, в оперативной памяти каждого  компьютера, на котором они нужны. Кроме того, эти данные являются разнородными, сильно связаны между собой и требуют разнообразных способов своего извлечения и представления пользователю (см. рис.). При работе со сложно структурированными данными также часто возникают проблемы их дублирования и самосогласованного изменения, а также низкой скорости доступа к данным. Подобные проблемы с большим трудом решаются встраиваемыми в приложения надстройками над файловой системой. Чтобы не повторять одни и те же способы хранения, выбора и модификации сложных данных в каждой библиотеке языков программирования (или, тем более, в каждом приложении), возникли СУБД.

СУБД являются посредниками между логической структурой данных, необходимых разным приложениям, и физическими хранилищами данных (обычно это файловая система персонального компьютера или сервера, хотя последнее время хранилища могут распределяться между многими серверами). Физическая структура данных (в частности, файловая) должна быть скрыта от программистов. СУБД должны хранить логическую структуру (метаданные), предотвращая несогласованные изменения данных, нарушающие эту структуру.