Характеристика современных материальных носителей документированной информции

 

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов  и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной  информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

 

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени  полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

 

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

 

С релевантностью тесно связано  другое важнейшее свойство документированной  информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

 

Ценность документированной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели.

 

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной  или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели.

 

Существенной характеристикой  документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение  между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как  невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями  и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому  всегда можно говорить лишь о степени  полноты информации.

 

Следует различать полноту  и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая  информация. Она отнимает время у  потребителя, отрицательно сказывается  на эффективности управления. По имеющимся  данным, излишним является в среднем  около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления  в управленческих подразделениях разного  уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать  целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

 

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как  ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между  понятиями полезности и бесполезности  относительна, субъективна, поэтому  можно говорить лишь о степени  полезности, которая выявляется в  процессе актуализации информации.

 

С полнотой связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением  полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех  пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

 

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего  от уровня его компетентности, от субъективизма  в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

 

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим её свойством является новизна.  Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив  новизну в оперативной среде, может оказаться новой при  реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции  документа как исторического  источника.

 

С новизной связана своевременность  информации, т.е. её способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

 

Одно из свойств документированной  информации - её доступность, т.е. возможность  получения потребителем.

 

Защищённость - свойство документированной  информации, которое характеризует  невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения  её со стороны других лиц.

 

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность  формы или объёма информации для  конкретного потребителя.

 

Наконец, важным свойством  документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе  фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также  задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени  адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

 

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

 

Таким образом, свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями.

Глава2 МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

2.1          

.Понятие материальных  носителей

Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации — материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

 

Согласно “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации – это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”[2].

 

Предназначенность документа  для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает  его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

 

Эта специальная конструкция  обеспечивает выполнение документами  их главной функции, давая возможность  быть удобными для перемещения в  пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

 

Информация, содержащаяся в  документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму  носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск  и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).

 

Материальная основа документа  — совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две  большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь  подразделяются на бумажные документы  и документы на небумажной основе — полимерные документы (полимерно-пленочные  и полимерно-пластиночные).

 

Наиболее массовым типом  являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены  на бумажной основе или заменителях  бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

 

К бумажным относятся деловые  документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

 

Появление искусственных  носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

 

 К полимерно-пленочным  документам относятся: кинодокументы  (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

 

Носители информации самым  тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической  мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

2.2. Классификация документов  на современных носителях информации

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на  небумажных носителях информации.

 

Эти документы в отличие  от традиционных, т. е. бумажных, как  правило, требуют для воспроизведения  информации использования технических  средств. К этой группе принадлежат  документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также  в виде дискретных носителей для  компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

 

Носители информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также прочие документы, предназначенные для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных документов. Документы  на эти носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному восприятию, считыванию.

 

Информация хранится на машинных носителях, а часть документов создается  и используется непосредственно  в машиночитаемой форме.

 

По предназначенности  для восприятия рассматриваемые  документы относятся к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками (перфорация, матричная магнитная запись, матричное расположение знаков, цифр и т. п.), приспособленными для автоматического считывания. Информация записывается на перфорационных картах или лентах, магнитных лентах, картах, дискетах, специальных бланках и подобных носителях.

 

Документы на современных  носителях информации относятся  к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

 

Из всего массива существующих документов рассматриваемая группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим признаком документы на новейших носителях информации делят на:

 

• документы на перфорированных  носителях информации (перфорированные  документы), в состав которых входят перфокарты, перфоленты, апертурные карты;

 

• документы на магнитных  носителях информации (магнитные  документы), в состав которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски;

 

• документы на оптических носителях информации (оптические документы), группу которых составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;

 

• документы на голографических  носителях информации (голографические  документы). К ним относят голограммы.

 

По характеру связи  документов с технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

 

• машинно-ориентированный  документ, предназначенный для записи и считывания части содержащейся в нем информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные  формы бланков, анкет и т. п.);

 

• машиночитаемый документ, пригодный для автоматического  считывания содержащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические  и другие виды записи, почтовый индекс);

 

• документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную ленту (МЛ), магнитный  диск (МД), дискету, оптический диск и  т. п. — и оформленный в установленном  порядке;

 

• документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

 

• документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отраженный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном  порядке;

 

• электронный документ, содержащий совокупность информации в  памяти вычислительной машины, предназначенный  для восприятия человеком с помощью  соответствующих программных и  аппаратных средств.

 

Таким образом, документы  на современных материальных носителях  имеют различную форму, содержание и оформление.

Глава3 ХАРАКТЕРИСТИКА СОВРЕМЕННЫХ  МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ

3.1. Бумажные носители  информации

Важнейшим материальным носителем  информации по-прежнему пока остаётся бумага. На отечественном рынке в  настоящее время имеются сотни  различных видов бумаги и изделий  из неё. При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим  процессом её производства, композиционным составом, степенью отделки поверхности  и т.п.

 

Любая бумага, изготовленная  традиционным способом, характеризуется  определёнными свойствами, которые  необходимо принимать во внимание в  процессе документирования. К числу  таких важнейших свойств и  показателей относятся: