История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг

    Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному  делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая  записка по делу (или экстракт) с  кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело.

    Рассмотрение  и решение дела велось в присутствии  всеми членами коллегии, докладывалось  дело секретарем. Решение принималось  большинством голосов, причем при равенстве  голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса  и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

    После заседания и подписания протокола  канцелярия готовила "исполнительные бумаги", содержавшие решение  вопроса и отсылавшиеся на места  для исполнения. Генеральный регламент  обращает особое внимание на то, что  при отсылке исполнительных бумаг  коллегия должна была оставлять у  себя копии. Все коллегии между собой  сносились промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая  от них рапорты.

    Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование - архивов и должны были стать  особыми от канцелярии подразделениями  для хранения оконченных дел. Для  заведования архивами была учреждена  особая должность - архивариус. По регламенту учреждалось два архива - один общий  для всех коллегий при Коллегии иностранных  дел, другой - финансовый - под наблюдением  Ревизион-коллегии, причем был определен  и срок сдачи дел в архив - через  три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться  в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись  по алфавиту ("алфавит дел").

    Специальная глава Генерального регламента устанавливала  порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии  двух свидетелей. Стремлением сохранять  в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для  канцелярских чинов. Им запрещалось  хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались  весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация  имущества, денежные штрафы, лишение  чина и др.

    В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось  результатом массированного проникновения  в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи  отмечают:

      "Хотя  прежние дьяки,  окольничьи, воеводы  влачат еще кое-как  свое существование  в Москве и других  старых городах,  но рядом с ними  теперь в новой  столице являются  и новые люди, которым  присваиваются и  новые чины, взятые  с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмейстер, губернатор, инспектор ... маклер, министр ... и др."

    Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

    Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

    Существенные  изменения в петровское время  претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. "О форме  суда" содержание челобитной следовало  излагать по пунктам, т.е. была сделана  попытка формализовать текст  документа, сделать его максимально  удобным для чтения. Несколько  ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам предлагалась форма ведомости для  присылки сведений о произведенных  сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

    В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным  элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется  под текстом с левой стороны  листа:

      "Октября  17 дня 1723 года".

    Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых  случаях к нему примыкает обозначение  краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

    Реформа Петра I затронула только центральный  уровень государственного управления, почти не отразившись на местных  учреждениях. Завершила эту реформу  Екатерина II, издав "Учреждения для  управления губерний" 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула  и центральные учреждения, уничтожив  большинство коллегий и оставив  всего лишь три из них - Иностранных  дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.

    Особое  значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением  для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой  высших, центральных и местных  учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной  власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому  правлению, палатам гражданского и  уголовного суда, Приказу общественного  призрения и др.) губернатор давал  предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места  обменивались сообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным  местам и лицам.

    Этот  иерархический порядок взаимоотношений  учреждений сохранялся в течение  всего XIX в., в определенной степени  он присутствует и в современном  делопроизводстве.

    По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно  коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось  на заседании присутствия, после  чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу - наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства.

    Достаточно  сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного  места. "Учреждение..." вводило  для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом  отражали деятельность присутствия  по решению дел. Еще более усложнилась  система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего  другому, фиксировалась в реестрах.

    XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. 
 
 
 

Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.

< назад вперед >  
 

    Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом  верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней  четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных  учреждений.

    Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие  права, чем ранее. Создание министерств  с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе  из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных  министерств; позже при министрах  создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

    Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских  сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

    Окончательно  единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Структура министерств имела следующий вид:

    Министры  назначались самим императором  и были ответственны только перед  ним. Принцип единоначалия положен  в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

    "Общим  учреждением министерств" вводилось  единообразие в систему делопроизводства  министерств: от создания документов  и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку  "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

    Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой  занималась не только и не столько  канцелярия, сколько весь аппарат  учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время  понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый  и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение  дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении  докладных записок, журналов, определений  и актов вообще, и исполнительных бумаг".