Переговоры как разновидность общения

«На чужом поле» проведение переговоров также имеет преимущества:

1.     вы можете  сосредоточиться исключительно  на переговорах, тогда как «в  родных стенах» слишком многое  отвлекает;

2.     можно придержать  информацию, сославшись на то, что  у вас ее нет с собой;

3.     существует  возможность перешагнуть «через  голову» оппонента и обратиться непосредственно к его шефу;

4.     бремя организационных  вопросов ложится на оппонента;

5.     находясь  на территории партнера и анализируя  его окружение, вы легко определите  его психологический тип, и  это даст возможность для выбора  наиболее эффективного сценария  взаимодействия с ним.[4]

Возможен и выбор нейтральной  территории.

Что касается временного параметра  переговоров, то их начало зависит, прежде всего, от реальных возможностей подготовки.[7] При определении времени встречи  не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности, если вы сами являетесь инициатором  встречи. Поэтому прибегают к различного рода оговоркам типа: «Любое удобное для вас время. Со своей стороны мы предлагаем 10 часов».

При определении времени  начала переговоров обычно исходят  из их продолжительности: если переговоры длятся 1,5 – 2 часа, то они, как правило, назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00 – 17.30. [2] С другой стороны, длительность переговоров может быть весьма различна: от одного-двух дней до нескольких месяцев. Например, внеочередной саммит Организации Африканского Единства (Сирия, 1999) проходил всего два дня, а Венский конгресс (1814-1815), созванный после завершения войн против наполеоновской Франции, продолжался около 10 месяцев.

Определение повестки дня  – не менее важная составляющая подготовки к переговорам. Повестка дня выступает неким инструментом для регулирования хода переговоров. В процессе ее составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов. Разработка повестки дня может превратиться в непростую проблему. Однако она вносит ясность в процедуру проведения заседаний, что особенно важно при наличии целого ряда проблем и в ситуациях многосторонних переговоров.

Организационная сторона  подготовительного периода связана  и с решением такой задачи, как формирование состава участников переговоров.[7]

При подготовке к переговорам  важно решить вопрос о полномочиях  того, кто в них участвует. Это  должен быть человек, способный на уровне высокой компетентности по предмету переговоров успешно провести стратегическую линию фирмы и решить оперативные проблемы. В зависимости от степени важности переговоров, их сложности и сроков  в них от фирмы участвует один человек или команда. Создавая команду, привлекайте людей, способных к коммуникативному взаимодействию, слаженности в работе, во имя достижения общей цели. Иногда возникает необходимость включить в команду специалиста по связям с общественностью. В любом случае нужно помнить, что если у вашего оппонента (особенно в политике) большая команда, полезно обеспечить баланс один к одному. [4]

В ходе подготовительного  периода стороны обязательно  решают ряд задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим  переговорам:

1)    анализ проблемы  и интересов сторон;

2)    оценка возможных  альтернатив переговорному соглашению;

3)    определение  переговорной позиции;

4)    разработка различных  вариантов решения проблемы и  формулирование соответствующих  предложений;

5)    подготовка необходимых документов и материалов.

1.   Важнейшая составляющая  содержательной стороны подготовительной работы – анализ проблемы и интересов сторон. Ни один хороший боксер не выйдет на ринг, не изучив сильные и слабые стороны будущего противника, его любимые приемы и специфику стиля. Будущие переговоры могут увенчаться успехом лишь в том случае, если стороны досконально проанализируют ситуацию и соберут необходимую информацию. Пренебрежение такого рода действиями может значительно ослабить позиции той или иной стороны, привести к срыву переговоров или заключению невыгодной для кого-либо из участников сделки.

2.   До начала переговоров  каждая из сторон должна оценить  возможные альтернативы переговорному соглашению. Это необходимо на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Р. Фишер и У. Юри предложили специальный термин BATNA (аббревиатура от английского Best Alternative To a Negotiated Agreement) – наилучшая альтернатива переговорному соглашению, которую они определяют так: мера, которая способна защитить от принятия нежелательного соглашения и одновременно предотвратить отказ от договоренности, на которую можно было бы пойти.

3.   Так, например, если  вы ведете переговоры о повышении  заработной платы с руководством своей фирмы, то наилучшей альтернативой переговорному соглашению может быть решение о переходе на работу в другую фирму, куда вас давно приглашают.

4.   Стоит определить  не только наилучшую альтернативу, но и подумать над вторым  и третьим альтернативными вариантами. Можно составить список всех  возможных альтернатив, которые  имеются в вашем распоряжении  на тот случай, если переговоры  не завершатся успехом. Если  вы ведете переговоры о повышении  заработной платы, то в числе  ваших альтернатив могут оказаться следующие: ожидание более благоприятной ситуации для решения этого вопроса, согласие на другую должность, перемена профессии, переезд в другой город или страну, принятие решения об открытии собственного дела.

5.   Наконец, следует  не только оценить собственные  альтернативы переговорному соглашению, но и попытаться составить аналогичный список вариантов, имеющихся у другой стороны. Подобные действия позволяют реалистичнее оценить ожидаемые результаты переговорного процесса.

6.   Следующий шаг  в подготовке к переговорам  – определение переговорной позиции.  Чаще всего участники переговоров  подразумевают под позицией официально  заявленную точку зрения, взгляд  на проблему. Стороны должны продумать  вопрос о первоначально выносимой  на переговоры позиции. Оппоненты зачастую склонны начинать обсуждение с рассмотрения тех аспектов проблемы, по которым их позиции не совпадают. Подобная тактика может привести к осложнению переговорного процесса, и перспектива достижения соглашения становится весьма призрачной.

7.   В процессе подготовки  к переговорам каждому из участников  необходимо также разработать различные варианты решения проблемы и сформулировать предложения, отвечающие тому или иному варианту решения. Даже если предметом обсуждения является одна проблема, то и в этой ситуации вряд ли можно говорить о наличии только двух вариантов ее решения – по одному на каждого оппонента. Такой подход сторон сразу заводит еще не начавшиеся переговоры в тупик, так как, скорее всего, эти варианты решения взаимонеприемлемы. Наоборот, следует увеличить «пирог», прежде чем разделить его. Поэтому, готовясь к будущим переговорам, необходимо разработать несколько возможных вариантов решения, учитывая как собственные интересы, так и интересы оппонентов.

8.   Содержательная  сторона предварительной работы  завершается подготовкой необходимых материалов справочного характера и документов (текстов выступлений, проектов предложений, предполагаемых итоговых документов).

9.   Проведенная участниками  целенаправленная подготовка к  переговорам позволяет минимизировать  риск их осложнений или срыва  и рассчитывать на результативность  предстоящего переговорного процесса. Не стоит забывать – «тот, кто  хорошо подготовился к сражению, наполовину победил».

 

2.2.        Ведение переговоров

Собственно переговоры начинаются с того момента, когда стороны  приступают к обсуждению проблемы. На первой же встрече необходимо согласовать процедурные вопросы, основные контуры которых были определены в ходе подготовки к переговорам. К числу вопросов, требующих взаимного одобрения сторон, относятся

    ·          повестка дня;

    ·          временные рамки как отдельных встреч, так и, предположительно, всего переговорного процесса;

    ·          очередность выступлений оппонентов;

    ·          порядок принятия решений.

Процесс ведения переговоров  связан с прямым взаимодействием  оппонентов и неоднороден по своим задачам. Соответственно можно выделить следующие этапы ведения переговоров: [7]

1.     взаимное  уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;

2.     их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку  своих взглядов и предложений,  их обоснование);

3.     согласование  позиций и выработка договоренностей.

Первый  этап очень важен, поскольку для выработки договоренностей, прежде всего, необходимо выяснить точки зрения друг друга и обсудить их. Поспешность здесь крайне нежелательна, так как отношение к самому процессу у деловых людей разное. Кроме того, даже хорошо подготовленные переговоры оставляют ряд неясностей. Вы должны убедиться, что под одними и теми же терминами стороны подразумевают одинаковые понятия, так как, говоря даже на родном языке, собеседники могут в одни и те же слова вкладывать разный смысл.

Второй  этап – обсуждение позиций и точек зрения участников – направлен, как правило, на то, чтобы максимально реализовать собственную позицию. Он особенно важен, если стороны ориентируются на решение проблем торга.

При обсуждении позиций особое значение приобретает аргументация. Она может использоваться для  жесткого отстаивания своих позиций. В то же время аргументация нужна  и для того, чтобы показать партнеру, на что другая сторона не может пойти и почему. В этом случае этап обсуждения является логическим продолжением этапа уточнения позиций. Выдвигая аргументы в ходе дискуссии, высказывая оценки и предложения, стороны таким образом указывают на то, что, по их мнению, не может войти в заключительный документ, с чем они принципиально не согласны и почему или напротив, что может быть предметом дальнейшего обсуждения.

 Вот два совета:

-  избегайте быстрых легких уступок. Если какое-то требование было для вас неожиданным, лучше ответить «нет», чем «да». Всегда проще и лучше что-нибудь дать потом, чем взять свое обещание обратно. Кроме того, то, что для вас не играет особой роли, для партнера может иметь огромное значение;

-  во время переговоров существенным является сам факт уступки, поэтому постарайтесь свои уступки «продавать» отдельно.

При обсуждении позиций участников переговоров очень важно соблюдать вежливость и такт по отношению к вашим партнерам, не втягиваясь в бурные и долгие дебаты, которые могут закончиться эмоциональным взрывом. Ну, а если эмоции взяли верх, не упустите возможность сделать перерыв. Используйте его для совещания с членами своей команды, отдыха, неофициальных встреч, или консультаций с партнерами. Порой такой неформальный контакт играет очень большую роль, помогая в поиске нужных вариантов решения. Формы его различны – совместные обеды, выезд на природу, культурные и оздоровительные мероприятия.

Основным результатом  аргументации должно быть определение  рамок возможной договоренности. Таким образом, переговоры вступают в третий этап – этап согласования позиций и разработке итоговых договоренностей.[2]

При работе над соглашением  участникам переговоров предстоит  сделать окончательный выбор, который должен находиться в зоне допустимых для обеих сторон решений.  Допустимые решения предполагают меру того, на что в принципе оппоненты могут согласиться. Область, в рамках которой возможно достижение соглашения называется переговорным пространством.

Пределы допустимых для каждой из сторон решений могут располагаться весьма далеко от первоначально заявленных позиций. Поэтому достижение соглашения более вероятно в центральной зоне переговорного пространства. В этом случае принятое решение воспринимается оппонентами как вполне удовлетворительное. Чем дальше находится выбранный вариант от центральной зоны, тем больше достигнутое соглашение соответствует целям о ной стороны и носит вынужденный характер для другой. Последняя склонна оценивать такое развитие событий скорее как поражение, хотя принятое решение и находится в области переговорного пространства.

Достижение соглашения возможно на основе трех типов решений:

·   серединного;

·   асимметричного;

·   принципиально нового.

Серединное, или компромиссное, - типичное решение на переговорах. В этом случае стороны идут на взаимные уступки. При этом уступки должны быть примерно равноценны. Однако чаще участники переговоров находятся в такой ситуации, когда сложно определить равноценность уступок. Размен уступками может осуществляться в соответствии с их различной значимостью для конфликтующих сторон: уступая оппоненту в одном вопросе – менее важном для себя, участник переговоров получает взамен преимущество в другом вопросе – более значимом для него. Непременное условие при таком поиске компромисса заключается в том, чтобы уступки не пересекали границы минимальных интересов обеих сторон.

Асимметричное решение отличается тем, что уступки одной из сторон значительно превышают уступки  другой.

Соглашение  на основе такого решения чаще имеет место, например, в ситуации переговоров между  руководителем и подчиненным  по вопросу о возможном повышении  в должности. В итоге подчиненный  соглашается на принятие асимметричного решения: подождать следующей вакансии в обмен на незначительное повышение  зарплаты. Степень асимметрии может  быть различной. Крайним ее выражением является почти полное пренебрежение  интересами одной из сторон. Итоговое решение может содержать лишь слова высокой оценки деятельности ценного сотрудника и туманную перспективу  повышения по служебной лестнице в неопределенном будущем. И если асимметричное решение в целом  наименее стабильно, то при значительной асимметрии оно зачастую воспринимается как крайне несправедливое. В этом случае у проигравшей стороны  возникает желание взять реванш, как только предоставится возможность.