21 действенный принцип эффективного труда Как выбрать первоочередную задачу, не медлить и довести ее решение до конца

Правило: “Не поддавайтесь соблазну прежде разбираться с мелочами”.

Помните, что бы вы ни делали вновь и вновь — это приобретает характер привычки, от которой вам, быть может, будет трудно избавиться. Если вы решите начинать свой день с выполнения малозначащих задач, вы вскоре привыкнете всегда именно так начинать свой день. А данную привычку вам едва ли следует приобретать вообще.

Самое трудное в любой важной задаче — это приступить к ее выполнению. Коль скоро вы начали работу, то, как правило, находите тот или иной стимул ее продолжить. Какая-то часть вашей личности всегда получает удовлетворение от работы над важными задачами, и это обстоятельство вам следует использовать. Что в связи с этим нужно делать? Конечно, постоянно поощрять эту часть своей личности.

Даже просто подумав о том, что следует начать и довести до конца решение важной задачи, вы даете себе шанс найти необходимые стимулы к работе и помогаете самому себе не допускать промедления в делах. Время, необходимое на выполнение важной работы, нередко сравнимо со временем, затраченным на работу малозначащую. Разница состоит, прежде всего, в том, что, осуществив нечто важное и значительное, вы обретаете большее чувство гордости и удовлетворения. В то же время, когда вы решили малозначащую задачу, испытываемое вами удовлетворение от выполнения работы либо незначительно, либо отсутствует вовсе.

Планирование времени, в конечном счете, представляет собой планирование жизни, персональное планирование. Кроме того, это означает, что вы берете под собственный контроль последовательность событий. Планируя свое время, вы определяете, чем будете заниматься в будущем. При этом вы пользуетесь полной свободой в выборе задач, которые собираетесь решать. Ваша способность выбирать между важным и малозначащим — это то, что кардинальным образом определяет ваш успех в жизни и на работе.

Продуктивные и эффективно распоряжающиеся своим временем люди приучают себя начинать с самой важной задачи, стоящей перед ними. Иными словами, они заставляют себя съесть “лягушку”, какой бы она ни была. В результате именно такие люди достигают гораздо большего, нежели среднестатистический человек, и в жизни им чаще сопутствует счастье. Вы также можете научиться работать подобным образом.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Составьте перечень всех важнейших целей, мероприятий, проектов и задач в вашей жизни на сегодняшний момент. Ответьте на вопрос, какие из них входят в число главных 10-20 процентов задач, решение которых приводит к достижению 80-90 процентов результатов.

Решите для себя уже сегодня, что отныне вы будете уделять все больше времени работе над выбранным вами рядом задач, которые, будучи решенными, способны реально повлиять на вашу жизнь и карьеру, и все меньше времени отводить на малозначащие дела.

22

 

ГЛАВА 4

Думайте о последствиях

Каждый человек достиг величия, каждый человек обрел успех - в меру того, насколько направил свои силы в одно конкретное русло.

ОРИСОН СУЭТГМАРДЕН

Выдающийся ум отличается от посредственного, способностью точно предсказывать последствия совершения или чего-либо. Возможные последствия любой задачи или действия в основном определяют истинное значение этой задачи или действия для вас лично или компании, на которую вы работаете. Подобный способ оценки важности стоящей перед вами задачи позволяет определить, какова будет ваша следующая “лягушка”.

Д-р Эдвард Бэнфилд из Гарвардского университета, посвятив своим исследованиям свыше пятидесяти лет, установил, что “долгосрочная перспектива” является наиболее точным прогнозным показателем социально-экономического развития Америки. Долгосрочная перспектива оказывается более важным фактором, нежели происхождение, образование, раса, интеллект, деловые связи и практически любой другой фактор, способный внести вклад в ваш успех как в жизни вообще, так и на работе в частности.

Ваше отношение к своему времени оказывает огромное влияние на стиль вашей жизни и сделанный вами выбор. Люди, которые смотрят далеко вперед, планируя свою жизнь и карьеру, склонны лучше распоряжаться своим временем и поступками, нежели те, кто мало задумывается о будущем.

Правило: “Мышление на далекую перспективу сопровождается более высоким качеством

принимаемых решений при достижении краткосрочных целей”.

Людам, добивающимся успеха в делах, свойственна ясная ориентация на будущее. Они рассчитывают свои ходы на пять, десять, двадцать лет вперед. Они анализируют принимаемые ими решения и предпринимаемые ими действия в настоящем с точки зрения их согласованности с долгосрочным будущим, к которому стремятся.

Если в своей работе вы обрели полную ясность в отношении того, что важно для вас в долгосрочной перспективе, то вам будет гораздо проще принимать единственно верные решения относительно своих приоритетов в обозримом будущем.

23

 

По определению то, что является важным, потенциально влечет долгосрочные последствия. Аналогично нечто малозначащее может вовсе не приводить к сколько-нибудь далеко идущим последствиям. Перед тем как приниматься за задачу любого рода, следует всегда задаваться вопросом: “Каковы потенциальные последствия выполнения или невыполнения этой задачи?”

Правило: “Намерения на будущее оказывают влияние

на действия в настоящем, часто напрямую определяя их”.

Чем яснее ваши намерения на будущее, тем большее влияние они оказывают па вашу текущую деятельность. Обладая ясной картиной долгосрочных перспектив, вам гораздо проще оценивать свои действия в настоящем и обеспечивать их приверженность курсу, ведущему к тому, что составляет вашу долгосрочную цель.

Люди, снискавшие успех, — это те, кто не ищет сиюминутной славы и готовы к краткосрочным жертвам, рассчитывая на гораздо большую награду в более отдаленном будущем. Люди, не обретшие подлинного успеха, напротив, более заинтересованы в сиюминутных радостях и признании своих заслуг, немедленно следующих за поступком, и поэтому мало задумываются о долгосрочной перспективе.

Деннис Уэйтли, авторитет по проблемам мотивации, говорит: “Неудачники делают то, что ведет к снятию напряжения, в то время как победители делают то, что ведет к достижению цели”. Например, тому, кто приходит на работу загодя, много читает специальной литературы, посещает курсы, повышая свою квалификацию, и концентрирует внимание на решении важных задач в своей работе, несомненно обеспечен кумулятивный эффект от перечисленных показателей личного усердия, и такой человек может ожидать от них самого положительного влияния на собственное будущее. В то же время, приход на работу к самому ее началу, чтение газет на рабочем месте, слишком много кофе-пауз, болтовня с коллегами по работе — все это может снижать “обременительность”, которую человек видит в своей работе, однако неизбежно приведет к уменьшению шансов такого работника на продвижение по службе, к достижению результатов, не соответствующих его способностям, и как итог — к устойчивому разочарованию в жизни.

Если выполнение той или иной задачи, на ваш взгляд, способно повлечь значительные по масштабу и влиянию позитивные последствия, присвойте ей статус высшего приоритета и немедленно приступайте к ее выполнению. Если вы предвидите ощутимые негативные последствия, если нечто не будет осуществлено достаточно быстро и эффективно, то это “нечто” также следует занести в разряд высокоприоритетных задач. Вообще, какой бы ни была ваша “лягушка”, проявляйте решительность в том, чтобы справиться с ней первым делом, как только представится случай.

Мотивация предполагает наличие мотива. Чем большего положительного влияния на вашу жизнь вы ожидаете от поступка или действия (при условии, разумеется, что вы корректно определили все возможные последствия), тем большей мотивацией вы будете обладать в деле недопущения промедления и более скорого выполнения задачи.

Воспитывайте в себе целеустремленность и обеспечивайте неуклонное движение вперед путем полного решения в первую очередь задач, имеющих значение как для компании, на которую вы работаете, так и вашего собственного будущего.

Если времени не замечать — оно проходит. Важным в связи с этим является вопрос о его рациональном использовании, а также о том, с какими результатами вы придете к концу неумолимо проходящих недель и месяцев. А это, по большому счету, уже вопрос о том, насколько хорошо вы продумаете возможные последствия своих действий на краткосрочную перспективу.

Постоянный анализ потенциальных последствий своих начинаний, принимаемых решений, поступков представляет собой один из наилучших способов определения подлинных приоритетов, как в своей работе, так и в личной жизни.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Регулярно подвергайте пересмотру и уточнению перечень своих задач, мероприятий и проектов. Постоянно задавайте вопрос: - “Какие из проектов или мероприятий оказали бы самое положительное влияние на мою жизнь, осуществи я их превосходным образом и в предельно краткий срок?”

Что бы ни являлось - “важным предприятием  вашей жизни, превратите его в цель, составьте план по ее достижению и, не мешкая, принимайтесь за осуществление своего плана. Помните прекрасные строчки Гете:

•“Стоит лишь начать, и вот уж разум разогрет; Продолжи чуть - задачи вроде бы и нет!”

25

 

ГЛАВА 5

Постоянно применяйте метод “АБВГД”

Первейший закон успеха — концентрация; направление всей энергии к единой точке и движение в точности к цели, не оглядываясь по сторонам - ни направо, ни налево.

УИЛЬЯМ МЭТЬЮЗ

Чем более скрупулезно вы планируете свою деятельность и определяете приоритетность предстоящих задач, тем больше важных дел вам удается совершить за условную единицу времени. К решению, чем более важной проблемы вы приступаете, тем большим будет стимул преодолеть естественную для многих склонность к промедлению в делах и погрузиться в работу.

Метод “АБВГД” представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.

Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.

После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа “А” определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа “А” может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника, собирающегося докладывать в главке. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых “лягушек” вашей жизни.

Если перед вами стоит более чем одна задача типа “А”, вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную “лягушку” из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа “Б” определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее, последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем “головастиков” вашей жизни.

26

 

Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа “А”. Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа “Б”.

Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа “Б”, пока у вас остается незавершенной задача типа “А”. Никогда не позволяйте “головастикам” отвлекать вас, пока крупная “лягушка” дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа “В” определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа “В” может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода “мероприятия” не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа “Г” оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым, высвобождая для себя время на задачи типа “А”, которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа “Д” представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность, как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того, как вы применили метод “АБВГД” к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод “АБВГД” действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую “лягушку” и “ешьте” ее не отрываясь до самого последнего кусочка.

27

 

Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.