21 действенный принцип эффективного труда Как выбрать первоочередную задачу, не медлить и довести ее решение до конца

Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей “лягушки” — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Сейчас же пересмотрите свой перечень дел на день и проставьте буквы А, Б, В, Г или Д напротив каждого из пунктов. Определите для себя задачу А-1 и немедленно приступайте к ее выполнению. Проявите дисциплину, не позволяя себе отвлекаться на другие дела, пока данная работа не будет завершена.

Применяйте метод “АБВГД” каждый день в отношении любого перечня мероприятий, будь то дела на день или проект на следующий месяц. В итоге вы приобретете привычку постановки и выполнения приоритетных задач, после чего считайте, что будущее вам обеспечено!

28

 

ГЛАВА 6

Основное внимание - ключевым категориям результатов

Когда каждый ресурс в человеке, физический и ментальный, используется целенаправленно, возможности человека в решении проблемы увеличиваются стократ.

НОРМАН ВИНСЕНТ ПИЛ

“За что мне платят зарплату?” Это один из главных вопросов, который вы время от времени, а то и чаще задаете себе на всем протяжении своей карьеры.

Как выясняется, существует много людей, которые не могут с уверенностью ответить, за что им платят зарплату. В то же время, если вы не понимаете с абсолютной ясностью, за что вам платят и ради каких результатов вас, собственно, наняли на работу, вам будет нелегко настроить себя трудиться еще лучше, добиться более высокой зарплаты и повышения по службе.

Проще говоря, ответом на поставленный вопрос является следующий: вас наняли для того, чтобы вы могли достичь в своей трудовой деятельности конкретных результатов. Зарплата, или жалованье является платой за работу определенного качества и объема, которая (в сочетании с работой других работников) позволяет произвести товар или предоставить услуги, за которые потребитель имеет желание заплатить.

Всякая работа может быть разбита на пять—семь (иногда больше) ключевых категорий результатов, которых вам совершенно необходимо достичь, чтобы исполнить свои служебные обязанности и тем самым внести позитивный вклад в развитие своей компании.

Ключевые категории результатов в работе аналогичны важнейшим функциям человеческого организма, проявляющимся в таких показателях, как кровяное давление, сердечный ритм, частота дыхания и мозговая электромагнитная активность. Прекращение любой из них, о чем судят по названным показателям, означает прекращение жизнедеятельности человека. Аналогичным образом ваша неспособность достигать результатов в любой из ключевых категорий, присущих вашей работе, может привести к концу ваше пребывание в текущей должности.

29

 

Например, ключевыми категориями результатов в менеджменте являются планирование, организация, подбор кадров, распределение задач, контроль над их выполнением, контроль качества и ведение отчетности. Таковы сферы деятельности, в которых менеджер обязан достичь результатов, чтобы успешно справиться со своими должностными обязанностями.

Чтобы справляться со своей работой, вы должны обладать достаточными знаниями и умениями. Причем требования к таковым постоянно меняются. Вы всегда обладаете некой базовой компетенцией, позволяющей вам вообще справляться с возложенными на вас задачами. Вместе с тем ключевые результаты, определенные выше, всегда выступают центральным аспектом вашей работы и определяют успех или неуспех, сопутствующий вам в ваших делах.

Результаты ключевой категории задают тот уровень, который вы обязаны достичь, чтобы успешно справляться со своей работой. Одновременно — это тот набор задач, за выполнение которых вы несете полную ответственность. Если вы их не решите, может оказаться, что доделать их будет некому. Результаты ключевой категории — это исход деятельности, контроль над осуществлением которой возложен на вас. Это те результаты вашей работы, которые становятся вкладом в суммарную работу всех работников нанявшей вас компании.

Отправной точкой для достижения высоких результатов является определение ключевых категорий результатов, относящихся к вашей работе. Обсудите это с вашим непосредственным начальником. Составьте перечень своих обязанностей в терминах требуемых от вас результатов и убедитесь, что аналогично понимают содержание вашей работы и ваши начальники, и работники одного с вами уровня, и подчиненные.

Например, для агента по сбыту поиск и внесение в базу данных фирмы новых клиентских счетов есть ключевая категория результатов. Данный вид деятельности является ключевым для всего процесса сбыта. Совершение сделок представляет собой другую ключевую категорию результатов. Факт совершения сделки ведет к активизации деятельности многих других людей, целью которой является произвести и доставить товар или предоставить ту или иную услугу, составившую предмет сделки.

Для владельца компании и финансового директора получение банковских кредитов выступает ключевой категорией результатов. Подбор нанимаемых кадров и распределение задач среди подчиненных, также представляют собой ключевые категории результатов. Для секретаря набирать текст на компьютере, принимать телефонные звонки и эффективно пользоваться коммутатором — составные элементы ключевой категории результатов. Способность человека выполнять соответствующие задачи быстро и качественно определяет размер его зарплаты и величину шансов на продвижение по служебной лестнице.

Коль скоро вы определили свои ключевые категории результатов, вторым шагом для вас станет способность оценить свои силы в каждой из них по десятибалльной шкале. В чем вы сильны, а в чем вам не достает хватки и умений? В чем вы добиваетесь превосходных результатов, а в чем явно недорабатываете?

Правило: - “Ключевая категория результатов, в которой

вы в наименьшей степени добиваетесь успеха, определяет

конечную эффективность применения вами

всех своих знаний и умений”

Данное правило говорит о том, что будь вы исключительно эффективны в шести ключевых категориях результатов из семи, но крайне слабы в последней, ваша неэффективность в этой седьмой категории результатов будет сдерживать ваш общий успех и определять, сколь многого вы сможете добиться, применяя все свои знания и умения. Рассматриваемая слабость или недостаток будет являться камнем преткновения для вашей персональной эффективности и постоянным источником вашего недовольства собственной работой.

Например, организация работы подчиненных представляет собой ключевую категорию результатов для менеджера. Способность к этому во многом определяет, насколько менеджер умеет руководить и добиваться результатов от других работников. Менеджер, не способный давать поручения и ставить задачи своим подчиненным, не может также применить и другие свои знания и умения в полной мере, так как упомянутая слабость служит своеобразным тормозом. Для человека, демонстрирующего неумение организовать работу других, само по себе может поставить крест на его карьере менеджера.

Одной из главных причин промедления и нерешительности при решении задач на рабочем месте является то, что люди склонны избегать деятельности в тех областях, где их преследовали неудачи в прошлом. Вместо того, чтобы задаться целью и выработать план собственного совершенствования в конкретной сфере, большинство предпочитает не касаться ее вовсе, что лишь ухудшает ситуацию.

Обратной стороной медали выступает то, что чем лучше ваши навыки в конкретной сфере деятельности, тем сильнее ваше желание исполнять соответствующую роль и тем меньше вы склонны к промедлению и нерешительности, а, следовательно, более устремлены к доведению своих дел до конца.

Правда жизни состоит в том, что у каждого есть свои сильные 
и слабые стороны. Откажитесь раз и навсегда от манеры оправдывать или защищать собственные слабости и недостатки. Напротив,  
ясно определите их для себя. Затем задайтесь целью и составьте            
план по улучшению своих показателей в областях, где прежде вы 
не блистали. Просто подумайте над этим! Возможно, вам не хватает всего одного умения, но именно оно отдаляет вас от наивысшего успеха в своей работе.

Следующий вопрос является одним из самых главных, на который вам следует искать ответ: “Какой навык (способность/умение), обрети я его и доведи до совершенства, оказал бы самое положительное влияние на мою карьеру?”

Данный вопрос должен служить вам путеводной нитью в вашем стремлении сделать карьеру. Покопайтесь в себе в поисках ответа на него. Возможно, вы уже знаете ответ.

Обратитесь за советом к своему начальнику. Поговорите с сослуживцами. Спросите у друзей и домочадцев. Найдя нужный ответ, немедленно приступайте к работе над собой по совершенствованию данного навыка.

Помните, что все деловые качества и навыки можно приобрести 
посредством учебы. Если кто-либо прекрасно справляется с задачами в какой-то ключевой категории результатов, это лучшее свидетельство того, что и вы в состоянии достигнуть не менее высокого уровня, стоит вам лишь этого пожелать. Работа над собой в деле устранения пробелов в собственных навыках и умениях может 
иметь не меньшее значение, чем любая другая в вашей сфере деятельности.

32

 

33

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Определите ключевые категории результатов, присущие вашей работе. Каковы они? Составьте перечень основных результатов, которых вам необходимо добиваться, дабы отлично исполнять свою работу. Оцените себя по десятибалльной шкале по каждому из пунктов. Затем определите один ключевой навык (способность/умение), который прекрасно помогал бы вам в работе, овладей вы им в полной мере.

Придите к своему начальнику и обсудите с ним составленный вами перечень. Добейтесь откровенного разговора. Улучшить собственную работу можно лишь тогда, когда вы открыты для конструктивных замечаний и пожеланий со стороны других людей. Обсудите текущие результаты вашей работы со своими подчиненными и коллегами, равными вам по должности. Обсудите их также с супругой или супругом.

Возьмите за привычку проводить подобный самоанализ регулярно. Никогда не останавливайтесь в деле самосовершенствования. Уже одно то, что вы примете такое решение, способно коренным образом изменить вашу жизнь.

 

ГЛАВА 7

Закон “вынужденной производительности”

Концентрация, в подлинном, чистом виде, означает способность фокусировать свой ум на одном единственном предмете.

КОМАР

Закон “вынужденной эффективности” гласит: “Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда”.

Иными словами, вы не в состоянии съесть каждую “лягушку”, обитающую в пруду, но самую большую и безобразную вполне можете, и этого будет достаточно, по крайней мере, на текущий момент.

Когда у вас не хватает времени, но вы осознаете, что последствия от невыполнения важной задачи могут быть крайне серьезными, вы почти всегда ухитряетесь изыскать время на завершение работы, нередко трудясь до самой последней минуты. Вы раньше встаете, позже ложитесь, так или иначе заставляя себя завершить работу, стремясь избежать негативных последствий, которые обрушились бы на вас, не уложись вы в заданный срок.

Правило: - “У вас никогда не будет достаточно времени, чтобы сделать все дела.

Известен факт, что среднестатистический работник в наше время работает на уровне 110-130 процентов от рассчитанной нагрузки. Некоторые дела оказываются отложенными на более поздний срок, о чем свидетельствуют стопки бумаг, растущих на столе. У каждого из нас скапливается литература, которую мы не успеваем прочитать. В ходе недавнего исследования выяснилось, что типичному работнику управленческого звена присущ стабильный дефицит времени в размере 300-400 часов на чтение литературы разного рода, как дома, так и на работе.

Все это означает, что ликвидировать каким-то образом свое отставание от сложившегося помимо вашей воли темпа жизни вам не удастся никогда. Поэтому оставьте всякие попытки. Все, на что вы можете надеяться, — это не допускать отставания в своих основных делах на работе; остальному, попросту придется ждать своей очереди.

34

 

Многие люди говорят, что работают лучше, когда зажаты в узкие временные рамки, иными словами, когда должны соблюсти определенный срок в выполнении чего-либо. К сожалению, многолетние исследования показывают, что так бывает скорее редко, чем часто.

Находясь под прессингом крайнего срока, нередко созданного искусственно в результате промедления в делах и откладывания их на потом, люди испытывают больший стресс, совершают больше ошибок и чаще вынуждены переделывать свою работу, нежели при менее жестких условиях. Нередко ошибки, которые допускаются в условиях плотного графика работы, приводят к браку и производственным издержкам, оборачивающимся существенными финансовыми потерями в последующем. Иногда работа в действительности занимает гораздо больше времени, чем предполагалось, поэтому она выполняется в спешке и затем, не выдержав критериев качества, нуждается в переделке.

Три вопроса, если вы будете задавать их себе регулярно, позволят вам подготовить почву для выполнения наиболее важных своих задач в срок. Первый звучит так: “Каковы мои самые важные

Иными словами, каковы самые большие “лягушки”, которые вам надлежит съедать, чтобы обеспечивать наибольший вклад в развитие своей компании? В жизнь своей семьи? В свою собственную жизнь?