21 действенный принцип эффективного труда Как выбрать первоочередную задачу, не медлить и довести ее решение до конца

В ходе многочисленных исследований психологи установили, что “оптимизм” является важнейшим качеством, определяющим личный и профессиональный успех человека. На основе многолетних наблюдений удалось выделить три основные черты, отличающие оптимиста.

Во-первых, оптимисты стараются найти положительные стороны в любой ситуации. Как бы последняя ни складывалась, они всегда стараются усмотреть в ней нечто хорошее или приносящее пользу. Совсем не удивительно, что им это, как правило, удается.

Во-вторых, оптимисты стремятся извлечь полезные уроки из всего, что складывается не так, как предполагалось. Они верят, что “трудности служат не препятствием, но уроком”. Они убеждены — из всякого непредвиденного обстоятельства или возникшей проблемы следует извлекать уроки, усвоив которые можно быть впредь осмотрительнее. И они упорны в извлечении таковых.

В-третьих, оптимисты всегда стремятся найти решение в отношении всякой проблемы. Вместо того чтобы искать виноватых и жаловаться на трудности, они занимаются поиском решения. Перед лицом проблемы они склонны задавать вопросы: “Каково решение? Что можно сделать? Каков может быть следующий шаг?”

Кроме того, людям оптимистичным свойственно рассуждать и говорить о своих целях. Они скорее готовы говорить о будущем, о своих устремлениях, нежели о прошлом и своих былых делах. Они чаще смотрят вперед, нежели оглядываются назад.

Постоянно охватывая мысленным взором свои цели и говоря с собой в позитивном тоне, вы создаете предпосылки для собственной целеустремленности и должной настроенности на работу. Вам легче в этом случае ощутить уверенность в своих силах и испытать творческий подъем. Вам легче контролировать сложившуюся ситуацию в работе, и сознание подвластности ее вашей воле удваивает ваши силы.

59

 

Чем более позитивно ваше отношение к работе и вообще к окружающему, чем более мотивированы ваши действия, тем легче вам решать свои дела и тем решительнее вы доводите их до конца.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Соблюдайте гигиену мыслей. Помните, главенствующие мысли определяют ваши поступки. Следите за тем, чтобы думать и говорить с другими, прежде всего, о позитивных сторонах вещей, нежели о негативных.

Вырабатывайте в себе позитивное отношение к жизни, позицию человека, ответственного за собственные поступки и за всё, что с ним происходит. Поменьше критикуйте и не обвиняйте других людей. Стремитесь к тому, чтобы искать выход из положения, нежели оправдания для самого себя. Устремляйте свои мысли и энергию в будущее, на то, что способно улучшить качество вашей жизни, и никогда не останавливайтесь на достигнутом.

60

 

ГЛАВА IB

Творчески распределяйте свое время

Находите каждодневно время на большие дела. Заранее планируйте свою дневную нагрузку. Уделите время сравнительно небольшому числу малых дел, которые следует безотлагательно выполнить с утра. Затем немедленно переходите к большим вопросам и решайте их до конца.

“БОУДРУМ РЕПОРТС”

Одним из лучших способов улучшить собственную работоспособность является умение творчески распределять свое время. Это может изменить вашу жизнь.

Как вы убедились, вы не в состоянии быть “в курсе всех дел”. Вы должны откладывать некоторые дела на потом! Возьмем за правило отодвигать на некоторое время более мелких и менее безобразных “лягушек”. Всегда прежде управляйтесь с самыми крупными и мерзкими!

Основная разница между людьми, добивающимися многого и достигающими малого, состоит в том, какие дела они предпочитают откладывать на потом. Поскольку что-то отсрочить надо в любом случае, решите с сегодняшнего дня поступать так в отношении исключительно малозначимых дел. Откладывайте, поручайте другим или вовсе исключайте из повестки дня дела, которые не имеют большого значения. Иными словами, избавляйтесь от “головастиков” и уделяйте основное внимание “лягушкам”.

Теперь очень важный момент. Чтобы определиться с приоритетными вещами, вам столь же важно ясно установить и второстепенные. Приоритетная задача — это та, которую вам необходимо решить лучше и, скорее всего, второстепенная задача — нечто, что можно сделать чуть хуже и, главное, позднее, если надо вообще. Правило: - “Взять собственное время и жизнь под контроль можно только в той степени, в которой вы готовы прекратить заниматься второстепенными делами”. Одним из наиболее употребляемых слов в планировании является слово “нет”. Скажите, нет всему, что не обладает высоким приоритетом в вашей жизни. Употребляйте его при всяком удобном случае. Следует, наконец, признать, что у вас нет времени на низкоприоритетные дела. Как выражаются в ресторанах: “Мест нет!”

61

 

Чтобы начать новое дело, вам необходимо завершить то, что вы делали до сих пор или отложить на потом. Чтобы в полный автобус мог войти человек, кто-то должен выйти. Чтобы одна чаша весов поднялась, необходимо положить на другую груз.

Творчески отсрочивать дела означает решать после взвешенного рассуждения, что из текущих дел вам не следует делать в настоящий момент, если надо вообще.

Большинство людей не отдают себе отчета, когда проявляют медлительность в отношении своих дел. В результате они нередко поступают так применительно к крупным, трудным, значимым задачам, которые могут повлечь важные долгосрочные последствия для их жизни и карьеры. Вам следует не допускать подобного отношения к делам.

Ваша задача — сознательно откладывать на потом дела, не обладающие высокой значимостью, с тем, чтобы посвятить больше времени делам, действительно способным изменить что-либо в вашей жизни и карьере.

Постоянно оценивайте задачи, стоящие перед вами, обращая внимание на те из них, которые требуют порой немалых временных затрат, но и реально могут быть отброшены без особых последствий. Это должно войти у вас в привычку.

Например, один мой друг, еще в свою бытность холостяком, стал заядлым игроком в гольф. Он играл три или четыре раза в неделю, по три—четыре часа кряду.

Через несколько лет он открыл свое дело, женился и заимел двух детей. Но по-прежнему отдавался своему увлечению три-пять раз в неделю, пока, наконец, не осознал, что это отрицательно сказывается на его жизни, как в семье, так и на работе. И лишь путем резкого сокращения времени, которое он посвящал игре в гольф, ему удалось нормализовать свою жизнь.

Вникните в свою жизнь вне работы и решите, что из ваших привычек и занятий имеет низкий статус с точки зрения понятия полновесной жизни. Урежьте время на просмотр телевизионных программ, проводите больше времени со своей семьей, уделяйте больше времени чтению, спорту и другим занятиям, которые обогащают жизнь человека.

Посмотрите трезвым взглядом также на то, чем вы занимаетесь на работе, и выделите те задачи, которые можно переложить на плечи своих подчиненных или вовсе отстраниться от них с тем, чтобы оставалось больше времени на действительно важную работу. Начните с сегодняшнего дня творчески подходить к тому, как вы относитесь к своим делам, постоянно определяя апостериорные задачи, т. е. те, которые можно пока и не выполнять. Подобный подход к организации своего досуга и трудовой деятельности способен коренным образом изменить вашу жизнь.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Практикуйте мышление и соответственно планирование “с нуля”-1 во всех областях своей жизни. Постоянно спрашивайте у себя: “Если бы я не делал этого сейчас, то, учитывая нынешние свои знания, занялся бы я этим вовсе?*

Подвергните анализу свои занятия в жизни, как вне работы, так и на работе, оцените их относительную значимость в свете своих теперешних знаний. Если чему-то вы не стали бы уделять внимания, какое уделяете ныне, зная то, что знаете теперь, — это первый кандидат на то, чтобы отказаться от него в порядке “творческого промедления* в делах.

'“С нуля” — термин, известный  в финансовом планировании и обозначающий планирование на будущий год с нулевой отметки, что требует учета и обоснования всех будущих затрат и потребностей. Иначе называется “безупречным финансовым планированием”. — Примеч. пер.

63

 

ГЛАВА 17

Выполняйте самую трудную задачу в первую очередь

Чем дольше я живу, тем более убеждаюсь, что основная разница между людьми, между слабым и сильным, великим и незначительным состоит в их энергии, проявляемой в решительности, - когда перед собой ставят цель, после чего пан или пропал.

СЭР ТОМАС ФАУЭЛЛ БАКСТОН

Один из наилучших способов не допускать промедления в делах и совершать больше в единицу времени состоит в том, чтобы начинать работу с самой трудной задачи. Это “съедание лягушки” в чистом виде — один из самых сложных, но одновременно важных из всех навыков в персональном менеджменте.

Предусмотрены следующие шаги для выбора и выполнения самой трудной задачи:

• В конце рабочего дня или в выходные составьте перечень всего, что вам необходимо сделать в течение следующего дня или в понедельник на следующей неделе.

• Упорядочьте данный перечень, используя метод “АБВГД”, а также правило 80/20.

• Выберите задачу А-1, самую важную из всех, способную повлечь самые значительные последствия в случае, если вы выполните ее или же, наоборот, оставите без внимания.

• Как следует подготовьтесь к выполнению задачи, собрав все необходимое на своем рабочем месте.

• Уберите полностью свое рабочее место, так чтобы рассматриваемая задача находилась в центре вашего внимания, словно большая лягушка, сидящая у вас на столе.

• Заставьте себя приступить к выполнению задачи и довести ее до конца, не останавливаясь, не отвлекаясь на какие-либо другие дела.

• Поступайте так в течение двадцати одного дня, пока это не войдет в привычку. В ходе этого вы не менее чем в два раза увеличите собственную продуктивность меньше чем за месяц.

Начинать день с выполнения самой трудной задачи не входит в привычку большинства людей. Приучив себя к подобной рабочей дисциплине, вы избавитесь от склонности медлить в делах и одновременно возьмете будущее в свои руки.

64

 

Начиная с самой трудной задачи или участка работы, вы придаете содержательность и значительность своему рабочему дню. В результате вам гарантирован заряд энергии и высокая производительность труда.

В дни, когда вы с ходу принимаетесь за работу высокого уровня значимости, вы испытываете душевный подъем, обусловленный важностью стоящих перед вами дел. Вы чувствуете, что способны на многое, что у вас все спорится, что вы хозяин положения и, в конечном счете, своей судьбы.

Выработайте в себе привычку начинать утро с самого трудного дела и вам не захочется оглядываться назад. Вы станете одним из самых продуктивных людей своего поколения.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Смотрите на себя, как на процесс. Посвятите время выработке привычек, способствующих высокой продуктивности, и упражняйтесь в соответствующих навыках, пока не достигнете достаточной степени автоматизма в их применении.

Очень действенной и полезной оказывается фраза: “Хотя бы на сегодня”. Не надо строить долгосрочных проектов относительно чего-либо. Просто, если вы находите нечто разумным, попробуйте найти этому применение “хотя бы на сегодня”.

Скажите себе: “Хотя бы в течение сегодняшнего дня я попробую посвятить время самой трудной своей задаче, перед тем как приступать к другим делам, коль скоро я все загодя спланировал и как следует подготовился к ее выполнению”. Вы удивитесь, какую разницу внесет в вашу жизнь такой подход.

65

 

ГЛАВА 18

Разрезайте” задачу на ломтики

Сначала привычка напоминает невидимую нить, однако, всякий раз, когда мы повторяем действие, нить становится прочнее, обрастает новыми волокнами, пока не становится толстым канатом, который обеспечивает неразрывную связь в наших мыслях и поступках.

ОРИСОН СУЭТТМАРДЕН

Одна из причин нашей медлительности в отношении крупных и важных дел состоит в том, что они кажутся нам слишком объемными и неприступными в момент, когда мы раздумываем, не заняться ли нам ими.

Один из методов, который поможет придать задаче вполне посильный вид, является метод “ломтика салями”. Согласно ему, вам следует разобрать задачу в деталях и выбрать небольшой ее “ломтик”, к которому затем и приступить. Это напоминает съедание целой колбасы по одному ломтику за один раз — или же съедание “лягушки” по кусочку за один раз.

С психологической точки зрения всегда легче выполнить отдельную и небольшую часть крупной работы или проекта, нежели браться за них целиком. Нередко бывает, что, после того как вы выполнили порцию работы, вы оказываетесь не против сразу приступить и к следующему “ломтику”, если позволяет время. Таким образом, выполняя свою работу, так сказать, порционно, вы можете довести ее до конца, не ощущая, что затрачиваете для этого некие “грандиозные” усилия.

Важно помнить, что внутри каждого из нас живет “стремление к законченности”, нередко называемое “влечением к завершенности”. Это означает, что вы испытываете душевный подъем, когда доводите до конца начатое дело любого рода. Завершая конкретную работу или проект, вы на деле удовлетворяете подсознательное стремление к приданию любому делу законченности. Подобное стремление к законченности ответственно за то, что, начав выполнение задачи, вы не бросаете ее на полдороги, а стараетесь довести до конца. Процесс завершения работы сопровождается выбросом эндоморфинов, о чем говорилось ранее.