Закупочная логистика, выбор и оценка деятельности поставщиков

Специалистам по закупочной логистике важно разработать  четкую схему движения материальных ресурсов. Тщательный анализ движения грузов и сопутствующего ему документооборота в прошлом периоде помогает выявить «узкие места» и несоответствия, сокращающие пропускные возможности сопряженных систем. Это необходимо, чтобы своевременно разработать меры по их устранению.

Задача логистиков —  побеспокоиться о том, чтобы контроль носил упреждающий характер. Необходимо обеспечить реализацию контрольных мероприятий, которые бы позволили достичь:

а) безусловного выполнения договорных обязательств поставщиками;

б) слаженной работы всех участников товародвижения;

в) доставки грузов в установленные сроки;

г) своевременной подготовки мест и необходимых средств для разгрузки материальных ресурсов;

д) организованного проведения количественной и качественной приемки товаров.

Одна из ключевых задач  на стадии реализации планов закупки материальных ресурсов — четкое, продуманное распределение обязанностей по отправке продукции со складов поставщиков. Как известно, продукция производственно-технического назначения продается в подавляющем большинстве случаев непосредственно самими изготовителями, следовательно, многое зависит от оперативного взаимодействия работников службы закупки и представителей сбытового аппарата завода-изготовителя.

Особую роль играет регулярность закупок. В таких случаях покупателю выгодно переложить функцию организации отправки продукции на изготовителя, т.е. прибегнуть к так называемой «отправке силами поставщика». При этом поставщик может использовать два вида отгрузки: «за пломбами поставщика» или «за пломбами транспортной организации».

Если речь не идет о  товарах народного потребления, то предварительный осмотр товара перед покупкой не требуется, а значит присутствие покупателя в момент отправки продукции излишне, оно только отвлекает изготовителя от выполнения обязательств по договору поставки, содержащему график отгрузки продукции, который согласован с покупателем и отвечает его оперативно-календарным планам.

Однако практика показывает, что определенные усилия со стороны покупателей по обеспечению своевременной отправки в их адрес продукции поставщиками все же необходимы. Объем этих усилий зависит от надежности поставщиков, поэтому важно на основе анализа прошлого опыта работы выявить перечень поставщиков, для которых контрольные мероприятия являются актуальными. Традиционными мерами со стороны покупателей являются письма-напоминания, телефонные звонки, визиты к поставщикам и штрафные санкции.

Если поставляемые материалы  особенно значимы для потребителя, то практикуется постоянное пребывание представителей  поставщика на территории заказчика для организации своевременной доставки товаров своего предприятия. Это наиболее эффективная форма сотрудничества потребителей с поставщиками, но она оправданна только в условиях высокой конкуренции и крайней заинтересованности в удержании потребителей.

Для разовых закупок, а также при покупке продукции, требующей предварительного осмотра, проверки или испытаний (например, оборудования), практикуется получение продукции самим, покупателем со склада поставщика. Иногда предприятия прибегают к самовывозу продукции собственным транспортом, если это дешевле, чем оплата услуг транспорта общего пользования.

Контрольные мероприятия  необходимы и на стадии транспортировки грузов, так как нередки случаи задержки, ошибочной отправки не по назначению, хищения и пропажи материальных ценностей в ходе транспортировки. Наиболее эффективным средством предупреждения подобного рода неприятностей является экспедирование (сопровождение) грузов, однако оно сопряжено с большими трудовыми затратами, а потому не может повсеместно распространяться. Более реально осуществлять контроль за транспортировкой грузов через установление и поддержание постоянной оперативной диспетчерской связи между получателями грузов и их перевозчиками.

Наиболее ответственным  и емким контрольным мероприятием на заключительной стадии закупочного  процесса является количественная и  качественная приемка материальных ресурсов покупателем. Она регламентирована Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26 апреля 1996 г. № 285. Отдельные вопросы приемки продукции обычно уточняются в договоре с поставщиком.

Количественная и качественная приемка — процесс трудоемкий и сложный, в нем может быть задействовано немалое количество людей, в том числе представителей внешних предприятий и организаций. Здесь нередко возникают спорные вопросы, вплоть до судебного разбирательства. Требуется составление ряда документов с четкими и продуманными формулировками. В  связи с этим специалисты по логистике должны тщательно изучить действующие нормативные акты, проанализировать формулировки разделов договоров, фактический документооборот, выявить негативные моменты, возникавшие в прошлом периоде при проведении количественной и качественной приемки, и на этой основе разработать четкие схемы проведения приемки.

В схемах желательно отразить:

• перечень документов, которыми необходимо руководствоваться при приемке продукции (договор, Положение о приемке товаров по количеству и качеству), в том числе импортной;
• перечень сопроводительных и транспортных документов, которые удостоверяют количество и качество закупаемого товара (счет-фактура, спецификация, опись, упаковочный ярлык, технический паспорт, сертификат соответствия, удостоверение о качестве и др.);
• места разгрузки;
• места проведения количественной приемки;
• места проведения качественной приемки;
• очередность выполняемых операций по приемке (технология приемки в виде блок-схемы или сетевого графика);
• сроки проведения приемки;
• способы проверки веса;
• способы проверки качества;
• перечень лиц, которые осуществляют приемку;
• перечень лиц (должностей), которые могут быть вовлечены в приемку при необходимости;
• перечень организаций, в которые необходимо обращаться в случае выявления нарушений условий договоров;
• способ проведения приемки (сплошная или выборочная, непрерывная или допускающая перерывы);
• перечень ситуаций, в которых приемка должна быть приостановлена;
• перечень ситуаций, предполагающих участие в приемке других лиц;
• форму подтверждения статуса лиц, имеющих право участвовать в приемке;
• перечень ситуаций, требующих обязательного участия представителей поставщика;
• перечень ситуаций, в которых необходимо составлять соответствующие акты;
• форму приемки (одно- или двусторонняя);
• перечень, формы и образцы заполнения всех документов, которые могут быть составлены в процессе приемки (акт о недостаче; акт об излишках; акт о наличии некачественной продукции; ведомость сверки фактического наличия товара с данными, указанными в документах продавца; уведомление о вызове представителя поставщика);
• сроки и способы отправки уведомлений поставщикам;
• сроки прибытия представителя поставщика;
• порядок приемки тары.

Наличие четких, логистически продуманных схем приемки продукции  по количеству и качеству, содержащих перечень всех действий лиц, которые участвуют в приемке, безусловно, способствует успешному проведению входного контроля материальных потоков в сжатые сроки.

Таким образом, применение принципов  логистики в закупочной деятельности обеспечивает своевременность и комплектность поставок на предприятие качественных материальных ресурсов с минимальными затратами.