Структура и специфика деятельности PR агентства

 
2.2. Планирование  и программирование. 
 
Информация, собранная на первом этапе позволяет установить цели и задачи PR-кампании. Это - второй этап процесса, который должен дать ответ на вопрос: «Что мы должны изменить, сделать или сказать с учётом того, что нам стало известно о ситуации?» 
 
Цели PR – кампании, отражая её специфику, дают представление о том, к чему нужно стремиться. По И.Л.Викентьеву все мероприятия Public Relations в своей основе  имеют пять целей:

· Позицирование PR – объекта, товара и/или услуги; 
 
· Возвышение имиджа; 
 
· Антиреклама (или снижение имиджа); 
 
· Отстройка от конкурентов; 
 
· Контрреклама (или «отмыв»). 
 
1. Первая цель: позиционирование.  
 
Позиционирование в PR (от английского position – положение, нахождение, состояние, позиция и т.п.) – создание и поддержание (воспроизводство) понятного клиентам образа, имиджа. 
 
2. Вторая цель: возвышение имиджа. 
 
После квалифицированно выполненного позицирования можно перейти к следующей задаче PR: возвышению имиджа. 
 
Третья цель: антиреклама. 
 
 Антиреклама всегда имеет целью снижение имиджа;   уменьшение потока клиентов, инвестиций, голосов. Антиреклама используется также для снижения спроса при реализации последних партий товара (продукции), количество которого ограничено. 
 
4. Четвёртая цель: отстройка от конкурентов. 
 
     Как правило, это комбинация возвышения одного имиджа при    снижении другого. Или так: позицирование своего PR – объекта на фоне конкурентов. 
 
5. Пятая цель: контрреклама. Главное отличие контррекламы: 
 
нужно возвышать уже «уроненный» имидж. Или иначе: контрреклама – это восстановление потоков, «кредита доверия», питающих личность, фирму и т.п.      
 
Отсюда видно, что все цели PR – кампании направлены на создание благоприятного общественного мнения и завоевание расположения конкретного контингента потребителей продукции данного предприятия. Средством достижения этих целей является развитие коммуникации (общественных связей) организации с её социальной средой через проведение различного рода мероприятий PR и рекламы. 
 
Каждой цели должен соответствовать ряд взаимосвязанных задач. 
 
Задачи подробно описывают ключевые результаты, которых необходимо достичь в каждой общественной группе, а также последовательность выполнения программы, сроки и масштаб действий, необходимых для достижения намеченных программных целей. Фактически задачи выполняют следующие функции. 
 
· Задают направление для разработки программы стратегии и тактики. 
 
· Подробно излагают критерии для контроля и оценки программы. 
 
Ниже приведены рекомендации для составления программных задач: 
 
1. Начните с трёх вариантов движения к заданному результату: «увеличить», «уменьшить», и «сохранить». 
 
2. Укажите результат, которого необходимо достичь. 
 
3. Установите в измеримых величинах значение изменения или уровень, который необходимо поддерживать. 
 
4. Определите целевую дату, к которой должен быть получен конкретный результат. 
 
Задачи являются основой для разработки и последующей реализации стратегии и тактики. Поскольку ими руководствуются при планировании, управлении, а также при оценке всей программы и её отдельных элементов они имеют большое значение при проведении PR-кампании. 
 
Постановка целей и задач может осуществляться разными способами: 
 
· Проведение неформальных дискуссий с клиентом (заказчиком) или ведущими менеджерами организации – по телефону или лично (предпочтительнее) – для выявления целей и задач организации. 
 
· Проведение формальных (официальных) встреч для определения целей и задач организации с использованием: 
а) рассылки участникам перед проведением совещаний соответствующих документов и материалов; 
б) таких методик принятия решений, как составление списка предложений и достижения консенсуса в ходе обсуждения стратегических целей организации; 
в) формализованных методик – таких, как техника номинальной группы или анализ противодействующих сил. 
 
Техника номинальной группы. 
 
1) На рассмотрение группы выносится один вопрос. 
 
2) Каждый член группы работает молча и в изоляции от остальных (отсюда название «номинальная группа»), формулируя собственные мысли и идеи. 
 
3) Лидер группы составляет перечень предложенных идей и заносит их на отдельные листы, которые затем развешиваются по стенам комнаты, где происходит совещание. 
 
4) Когда список идей составлен, он зачитывается вслух, а членов группы просят выделить наиболее важные. 
 
5) Каждый член группы, глядя в список, выбирает наиболее важные пункты. 
 
6) Лидер группы записывает и расставляет идеи в порядке их приоритетности, названном каждым из членов группы, чтобы все могли увидеть, какие идеи рассматриваются членами группы как наиболее важные.  
 
Следующий этап процесса планирования – разработка идей и альтернативных решений – осуществляется предложенными ниже способами: 
 
· Альтернативы не  рассматриваются. Делается то, что ожидается в данной ситуации. 
 
· Специалисты по связям с общественностью готовят документ, содержащий программу PR-кампании. Затем этот документ представляется руководству или клиенту для рассмотрения и комментариев. 
 
· Проводится исследование для определения характеристик целевых групп, выбора каналов СМИ, коммуникационных сообщений. 
 
· Проводятся формальные встречи и дискуссии с клиентом или руководством организации для обсуждения основных идей PR-кампании и альтернативных вариантов ее проведения. 
 
Разработка и одобрение плана действий – следующий этап процесса планирования PR-кампании, который может осуществляться по такой схеме: 
 
· Формальный план действий очень небольшой либо совсем отсутствует. Предполагается, что всем известно, что нужно делать. Устанавливаются только сроки окончания отдельных работ. 
 
· Специалисты по связям с общественностью готовят и распространяют документ, в котором указаны конечные сроки и приводится график осуществления отдельных видов деятельности. 
 
· Проводятся встречи и совещания с максимальным участием заинтересованных сторон. Готовятся подробные предложения по проведению PR-кампании, составляется бюджет, устанавливаются конкретные сроки. Затем программа предоставляется на одобрение клиенту или руководству организации.

ГЛАВА III. Реализация и оценка PR-кампании. 
 
3.1. Действия и коммуникации. 
 
Третий этап процесса управления знаменует собой переход на стадию реализации PR-программы, которая представляет собой практическое воплощение разработок, сделанных на первых двух этапах –  поиска фактов и стратегического планирования. Эта стадия включает в себя определение следующих элементов программы PR-кампании. 
 
· Стратегия действия. 
 
          Какие изменения необходимы для достижения результатов,    установленных программой? 
 
· Стратегия коммуникаций. 
 
О чём необходимо проинформировать общественность для достижения результатов, установленных программой? Какие средства массовой информации лучше всего передадут эту информацию целевым группам общественности? 
 
· Планы выполнения программы. 
 
Кто отвечает за выполнение каждого пункта программы и тактики установления связей с общественностью? 
 
Какова последовательность действий и её схема? 
 
Каковы расходы на выполнение программы? 
 
Стратегия PR-акции обычно включает в себя изменение политики, образа действий и поведения компании. Эти изменения нацелены на достижение  целей PR-программы и глобальных целей компании, но в тоже время они отвечают запросам и потребностям всех целевых аудиторий компании. Коротко говоря, PR-акция отвечает взаимным интересам компании и её целевых аудиторий.  
 
Стратегия действия на практике реализует модель системы обратной связи. Этот подход основывается на трёх условия. Первое из них заключается в том, что изменения должны происходить как внутри компании, так и в её целевой аудитории. Второе условие состоит в том, что в результате таких изменений складывается ситуация, в которой выигрывают обе стороны, Третье условие, которое является мотивом для этой стратегии PR-акции, заключается в улучшении действия, а не только имиджа. Если PR-кампания должна формировать взаимовыгодные отношения, необходимые для существования и процветания организации, то она должна разрабатывать стратегию PR-акции и координировать её с коммуникационной стратегией. 
 
Стратегия осуществления коммуникаций поддерживает программу действий в достижении следующих целей: 
 
1. Информирование внутренней и внешней целевой аудитории о действиях компании; 
 
2. Убеждение целевой аудитории в необходимости поддержать или принять действия компании; 
 
3. Разъяснение общественности, каким образом она может превратить свои намерения в действия. 
 
Стратегия коммуникации включает в себя такие компоненты как: 
 
1. «Доверие. Любая информационная кампания начинается с создания атмосферы доверия путём отражения организацией искреннего стремления служить всем заинтересованным сторонам и общественности. 
 
2. Контекст. Программа информирования должна соответствовать реалиям окружающей среды. Эффективная информационная кампания требует адекватного социального окружения, которое в большой степени может быть обеспечено информационными каналами. 
 
3. Содержание. Сообщение должно иметь смысл для получателей; оно должно быть совместимо с их системой ценностей. 
 
4. Ясность. Сообщение должно быть изложено как можно проще. Слова, используемые в нем, должны иметь для получателя тот же смысл, что и для отправителя. 
 
5. Непрерывность и последовательность. Информационная кампания – бесконечный процесс. Чтобы донести до адресата некое сообщение, требуется его повторение. 
 
6. Каналы. Следует использовать уже существующие каналы информирования, которые получатели знают и уважают. 
 
7. Возможности аудитории. При передаче информации следует принимать во внимание возможности аудитории. Наиболее эффективной является такая информационная кампания, которая требует от получателя минимум усилий. 
 
Следование перечисленным правилам, определяющим эффективность осуществления информационной коммуникации, будет способствовать успешной реализации PR-кампании в целом. 
 
3.2 Оценка эффективности PR-кампании. 
Цель этого этапа -  получить как можно больше информации о влиянии данной PR – кампании, сделать вывод о её эффективности, устранить недостатки. Существует три уровня проведения оценочного исследования: оценка подготовки, реализации и воздействия PR-программы. Оценка программы не может быть полной без изучения критериев каждого уровня. 
 
При оценке подготовки анализируется: 
 
· Адекватность исходной информации разрабатываемой программе. 
 
· Соответствие содержания сообщения осуществляемой PR-акции. 
 
· Качество подачи сообщения осуществляемой PR-акции. 
 
Оценка реализации направлена на учёт следующих показателей: 
 
1. Количество сообщений, переданных СМИ, и запланированных PR-действий. 
 
2. Количество размещённых в СМИ сообщений и выполненных PR-действий. 
 
3. Количество людей, получивших сообщения и охваченных PR-действием. 
 
4. Количество людей,  обративших внимание на сообщение и PR-действие. 
 
На этапе воздействия оценивается: 
 
1. Количество изучивших содержание сообщений. 
 
2. Количество изменивших убеждение. 
 
3. Количество изменивших своё отношение. 
 
4. Количество членов целевой аудитории, которые выполнили действие, запланированное программой. 
Оценочное исследование – постоянная и центральная часть процесса. Итоговое исследование, если оно выполняется после окончания программы и указывает исключительно на факт наличия (отсутствия) влияния, не представляет никакой ценности. Формативное исследование, выполняемое до начала программы и в ходе её реализации, даёт важнейшую информацию. Эта информация используется потом для сравнения результатов итогового исследования с начальными условиями и для внесения корректив в процесс реализации программы.  
Таким образом, PR-кампания начинается с исследования, сопровождается и заканчивается им. 

 
Заключение. 
 
Цель PR-деятельности улучшение и упрочение на основе правды и достоверной информации доверительных отношений внутри организации, а также между организацией и общественностью. Для этой цели специалистам по связям с общественностью необходимо выработать умение самостоятельно организовывать и проводить PR-кампании.

В качестве рекомендаций по проведению PR-кампании можно дать следующие: 
 
· Планирование в PR должно вестись на стратегической основе, систематически и в письменной форме. Это позволяет отследить процесс его реализации и оценить достигнутые результаты. Неструктурированная деятельность в области PR никогда не будет столь эффективна, как планируемая программа. 
 
· Нельзя пренебрегать исследованием общественного мнения. Это является залогом успешного ведения коммуникативной компании, так как позволяет определить лидера мнений целевой аудитории и отвечает на вопрос, как на нее воздействовать. 
 
· Необходимо осуществлять обратную связь. Отсчёт знания аудитории и её отношение к проводимой программе позволяет вовремя корректировать проведение PR – кампании, делая её ещё более эффективной. 
 
· Необходимо уделять большое внимание работе со средствами массовой информации, так как под их воздействием формируется общественное мнение. 

 
Библиографический список. 
 
1.  Блэк С. «Паблик рилэйшнз. Что это такое?» - М.: Новость,1990 
 
2. Викентьев И.Л. «Приёмы рекламы и Public Relations», ч.1: СПб: ООО "Триз-ШАНС": Изд.дом  "Бизнес-Пресса", 1999. 
 
3. Вылегжанин Д.А. «Теория и практика паблик рилейшнз: Учебное пособие» - ГФУП "Издательство "Иваново", 2003 
 
4. Катлип С.М.. Сентер А.Х.,Брум Г.М. «Паблик рилейшенз. Теория и практика, 8-е изд.» - М.: Издат. дом "Вильямс", 2001 
 
5. Котлер Ф. «Маркетинг менеджмент. Питер, 200311-е изд.» - СПб.  
 
6. Почепцов Г.Г. «Паблик рилейшнз для профессионалов». М.: «Рефл-Бук», «Ваклер» - 2000 
 
7. Росситер Д.Р. и др. «Реклама и продвижение товаров». - СПб.; М.; Харьков; Минск: Питер, 2001 
 
8. Синяева И.М. «Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник».-М.:Юнити, 1998. 
 
9. Вылегжанин Д.А. Теория и практика паблик рилейшнз: Учебное пособие - ГФУП "Издательство "Иваново", 2003.  
 
10. Росситер Д.Р. и др. Реклама и продвижение товаров. - СПб.; М.; Харьков; Минск: Питер, 2001.