Аудит системы менеджмента качества в образовательной среде вуза

                АУДИТ  СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА 
       КАЧЕСТВА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ СРЕДЕ ВУЗА

 

Образование сегодня является одним из важнейших  системообразующих факторов развития цивилизованного общества, а его  высокое качество – основой устойчивого  социального и экономического роста. Поэтому в последние годы проблема повышения качества образования  приобрела общепризнанную актуальность.

             Как показывает опыт лидирующих вузов страны, эффективным способом повышения уровня подготовки выпускников, адекватным современному уровню науки, технологии и экономики, являются разработка и внедрение системы менеджмента качества, которая представляет собой документальную систему мероприятий по поставке, выполнению и управлению процессами в соответствии с установленными требованиями. Внедрение системы менеджмента качества реализует процессный подход  к управлению организацией, основанный на участии всех ее членов и направленный на достижение долгосрочного успеха путем удовлетворения требований потребителей и получения выгод для сотрудников организации, общества и организации.

В современной  образовательной среде одним  из доступных ресурсов улучшения  деятельности высших учебных заведений  является аудит системы менеджмента  качества. В настоящее время основным документом, регламентирующим организацию  и проведение аудитов качества, является ГОСТ ИСО 19011-2003, согласно которому аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения его согласованных критериев.

Построение  системы аудита в соответствии с  методологией ИСО  представляет достаточно продуманный и эффективный инструмент оценки соответствия системы менеджмента, качества организации.  Аудиты качества могут  осуществляться как самой  организацией с целью самооценки (внутренние аудиты), так и другими организациями с целью оценки внедрения и функционирования системы менеджмента качества со стороны (внешние аудиты).  В любом случае аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе менеджмента качества, процессах или услугах (продуктах) организации, получение информации о результативности системы менеджмента организации и возможностях ее улучшения.

Сегодня наличие  внутреннего аудита системы менеджмента  качества  в организациях рассматривается  как один из эффективных способов повышения качества реализуемых  процессов. В соответствии со стандартами  международного института аудиторов  внутренний аудит  представляет собой  независимую и объективную деятельность консультационного характера, позволяющую  определить сильные и слабые стороны  в работе организации и обеспечивающую конкретные результаты, направленные на улучшение ее деятельности.

            Значение внутреннего аудита для вуза можно рассматривать с двух основных позиций: во-первых, как систему предупреждения несоответствий при проведении внешних аудитов и прочих проверок системы менеджмента качества; во-вторых, как систему непрерывного улучшения деятельности организации. Наиболее влиятельным побуждающим фактором поведения процедуры внутреннего аудита с целью успешной сертификации системы менеджмента качества, поскольку,  чем больше отклонений и несоответствий выявляется при проведении аудита внутреннего, тем меньше этих несоответствий остается для внешнего. Второй подход к внутреннему аудиту направлен на постоянное улучшение деятельности организации через оценку результативности корректирующих и предупреждающих мероприятий по устранению несоответствий, выявленных в ходе аудита.

В Курском  государственном медицинском университеты необходимость проведения внутреннего  аудита с учетом вышеизложенных позиций была определена в период становления и внедрения системы менеджмента качества в 2007 году.  Для обеспечения профессионального подхода к процедуре аудита было проведено обучение персонала вуза по циклу «Внутренний аудит системы менеджмента качества». В 2008 году сотрудники центра менеджмента качества университета прошли обучение на базе  торгово-промышленной палаты, Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ», в 2011 году – на базе Национального исследовательского технологического университета «Московский университет стали и сплавов». Также в 2011 году на факультете повышения квалификации Курского государственного медицинского университета по вопросам организации и проведения внутреннего аудита было обучено 18 сотрудников, которые составили группу компетентных внутренних аудиторов.

             Проведение внутреннего аудита  системы менеджмента качества в нашем вузе осуществляется на основании документированной процедуры «Внутренние аудиты», которая устанавливает порядок и правила реализации данного процесса.

В университете проводят следующие виды внутреннего  аудита:

- в зависимости  от планирования (назначения): плановые (в соответствии с графиком  аудита); внеплановые (по распоряжению  ректора, проректоров);

- в зависимости  от объектов аудита и используемых  методов: адекватности(проверка документации); соответствия (сплошной, выборочный).

             Целями внутреннего аудита в университете являются:

- оценка  соответствия системы менеджмента  качества или отдельных ее  процессов требованиям внутренних  нормативных документов  Курского  государственного медицинского  университета, ГОСТ Р ИСО 9001:2008, международного стандарта ИСО 9001:2008;

- представление  руководству университета достоверных  данных  о качестве осуществления  образовательного, научно-исследовательского  и других процессов;

 

 
Рис.1 Анализ, соответствия системы менеджмента качества университета, требования стандартов ENQA и ИСО d 2008-2012 годах

Рис.2 Структура подразделений университета по группам несоответствий требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 в 2011/2012 учебном году

 

- оценка  результативности корректирующих  и предупреждающих действий по  устранению несоответствий, выявленных  при внутреннем или внешнем  аудите с целью улучшения системы,  качества вуза.

Проведение  внутреннего аудита включает в себя следующие этапы:

- издание  приказа о проведение аудита, которым назначается руководитель и состав аудиторской группы; утверждение графика внутреннего аудита на учебный год;

- подготовка  и утверждение программы аудита  на учебный год;

- подготовка  планов аудита в структурных  подразделениях;

- уведомление  проверяемого подразделения (представление  в структурное подразделение  плана аудита);

- подготовка  чек-листов (вопросов по плану аудита);

-проведение  совещания с членами рабочей  группы (аудиторами);

- предварительное  совещание с представителями  проверяемого подразделения;

- проведение  аудита;

- заключительное  совещание с коллективом проверяемого  подразделения;

- итоговое  совещание с членами рабочей  силы (аудиторами);

- оформление  протоколов несоответствия по  результатам внутреннего аудита (в случае необходимости);

- подготовка, утверждение и рассылка отчета  о проведении, аудита.

Результаты  аудита являются исходными данными  для анализа состояния и оценки результативности системы менеджмента качества с целью принятия управленческих решений руководством университета.

             В Курском  государственном медицинском университете первый опыт проведения внутреннего аудита относится к 2008/2009 учебному году, когда он затронул деятельность семи кафедр университета. В 2009/2010 учебному году аудит прошел уже на 13 кафедр, в 2010/2011 – на 22 кафедрах, в 2011/2012 – на 66 кафедрах и в 46 службах и отделах.

Технология  проведения внутреннего аудита в  период с 2008 по 2010 год была направлена на оценку соответствия системы менеджмента  качества требованиям стандартов и  директив для гарантии качества высшего  профессионального образования в европейском регионе (ENQA) и стандартов ИСО серии 9000. По результатам было установлено, что на большинстве кафедр система менеджмента качества имеет незначительные несоответствия требованиям стандартов ENQA (рис.1).

С 2010/2011 учебного года в связи с подготовкой и проведением сертификационного аудита внутренняя оценка системы менеджмента качества осуществляется только на соответствие требованиям стандарта ИСО 9001. Из 22 кафедр, включенных в график аудитов, на 10 кафедрах был проведен внешний сертификационный аудит, на 12 кафедрах – внутренний аудит. В результате установлено, что в 2010/2011 учебном году на всех проверяемых кафедрах система менеджмента качества частично не соответствовала требованиям стандарта.

С 2011/2012 учебного года внутренний аудит проводится не менее одного раза в год во всех структурных подразделениях университета. Исключения составляют подразделения, которые были включены в график внешнего (сертификационного или инспекционного) аудита в текущем учебном году. В 2011/2012 учебном году внешний аудит прошел на 10 кафедрах, в двух деканатах и девяти службах и отдельных университета. В остальных структурных подразделениях вуза был проведен плановый внутренний аудит.

Итоги внутреннего  аудита 2011/2012 учебного года показали, что в 14,0%  структурных подразделений вуза система менеджмента качества полностью соответствует требованиям стандарта, в 79% - имеет незначительные несоответствия, в 7% - значительные (рис.1). В подразделениях университета обнаруженные несоответствия распределились следующим образом: значительные несоответствия выявлены на 6,4% кафедр и в 11,1% служб и отделов; незначительные несоответствия – на 83,9% кафедр, в 77,8% служб и отделов, в 57,1% деканатов. Полное соответствие системы менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 установлено на 9,7% кафедр, в 11,1% служб и отделов, в 42,9% деканатов(рис.2).

Анализ несоответствий, выявленных в 2011/ 2012 учебном году, показал,  что первое место в рейтинге занимают несоответствия по оформлению и содержанию планов работы структурных подразделений и планов заседаний кафедры: данные несоответствия обнаружены 100,0% подразделений, где проверялся раздел стандарта «Планирование». Втрое место принадлежит несоответствиям по подготовке протоколов заседания кафедры: они обнаружены на 77,8% кафедр из числа, где этот показатель был проверен. Третье место занимают несоответствия в оформлении журнала регистрации инструктажа по технике безопасности как для обучающихся, так и для работников университета – выявлены в 66,7% подразделений.

 

Рис.3 Структура несоответствий требованиям ГОСТ Р И 9001:2008, выявленных в 2011/2012 учебном году

В структуре  выявленных несоответствий значительная доля приходится также на идентификацию  отменных документов – они обнаружены в 65,4% структурных подразделений  университета; идентификацию документов, полученных по электронной почте  – их доля составляет 59,6%; а также  несоответствия в оформлении и ведении  кафедрального журнала, которая  выявлена на 55,5% (рис.3).

В ходе анализа  уровня несоответствий установлено, что  преобладающая часть существенных несоответствий приходится на планы  заседаний кафедры (выявлены на 89,5% кафедр), планы работы (79,0%  структур вуза), протоколы заседаний кафедр (74,1% кафедр) (рис.3).

Рис.4 Структура несоответствий требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008, выявленных в деканатах

Группировка несоответствий по структурным подразделениям показала, что в деканатах первое место занимают несоответствия по подготовке планов работы на учебный год (обнаружены в 71,4% деканатов), второе – по идентификации электронных документов (обнаружены в 57,0% деканатов) (рис.4)

Рис.5 Структура несоответствий требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008, выявленных в кафедрах в 2011/2012 учебном году

Среди кафедр рейтинг несоответствий имеют следующие  структуры: первое место – протоколы  кафедральных заседаний (74,1% существенных и 3,7% несущественных несоответствий); второе место – идентификация отмененных документов (61,3% существенных и 9,7% несущественных несоответствий); третье место – журнал регистрации инструктажа по технике безопасности по 32,2% существенных и несущественных несоответствий (рис.5).

Рис.6 Структура несоответствий требования ГОСТ Р ИСО 9001:2008, выявленных в службах и отделах в 2011/2012 учебного года

Распределение несоответствий, обнаруженных в других структурных подразделениях (службах  и отделах) показало, что преобладают  замечания по идентификации отмененных документов (выявлены в 52,6% подразделений). Так же имеют место несоответствия по оформлению журнала регистрации  инструктажа по технике безопасности – 42,1% подразделений; идентификации  электронных документов – 36,8% подразделений; наличию записей о выполнении распорядительных документов – 36,8% (рис.6).

Результаты  анализа внутреннего аудита позволили  выявить системные несоответствия в системе менеджмента качества университета. Для их устранения на уровне университета проведен ряд корректирующих мероприятий. Так, например, для устранения несоответствия по подготовке планов и протоколов кафедральных заседаний  разработана новая редакция положения о заседании кафедры (утверждено решением ученого совета от 12 марта 2012 года), где определены требования к оформлению и содержанию данных документов. Для устранения несоответствий по идентификации документов, информированности работников университета о документах системы менеджмента качества для ответственных за делопроизводство и документооборот, а так же уполномоченных по качеству, организованы и проводятся новые циклы повышения квалификации «Документационное обеспечение управления в вузе» и «Внутренний аудит системы менеджмента качества».

             Кроме того, по итогам всех внутренних аудитов аудиторскими комиссиями составлены протоколы несоответствий и подготовлены отчеты, на основании которых руководители структурных подразделений по установленной форме разработали планы корректирующих  и предупреждающих мероприятий, направлены на устранение выявленных несоответствий. При последующих аудитах в подразделениях внутренние аудиторы будут контролировать выполнение данных планов.

Таким образом, можно констатировать положительный  опыт проведения внутренних аудитов  в университете, который заключается:

- в обеспечении  соответствия системы менеджмента  качества требованиям международных  и национальных стандартов и внутренней документации вуза;