Зміст, завдання та принципи кадрового планування

1. Зміст, завдання та принципи кадрового планування

Сучасне комплектування підприємства кадрами і реалізація довгострокової, орієнтованої на майбутнє, кадрової політики є неможливим без чіткого кадрового  планування.

Кадрове планування – це система комплексних рішень і заходів з реалізації цілей організації і кожного працівника, яка дозволяє:

• забезпечити організацію персоналом відповідно до кількості і вимог робочих місць;
• підібрати таких людей, які могли б вирішувати поставлені завдання як у поточному, так і в майбутньому періодах;
• забезпечити високий рівень кваліфікації працівників;
• забезпечити активну участь працівників в управлінні організацією.

Кадрове планування спрямоване як на вирішення проблем підприємства, так і на задоволення інтересів  і потреб працюючих. Для організації  важливо мати в потрібний час  і на потрібному місці, в певній кількості  та відповідної кваліфікації персонал, а працівникам – нормальні умови праці, стабільність зайнятості і справедливість оплати.

Кадрове планування є складовою  частиною планування в організації, оскільки кожний вид діяльності повинен  бути забезпечений персоналом і буде ефективним за умови інтеграції в  загальний процес планування.

Планування персоналу  є складовою частиною загальних  планів організації. Визначення потреб у персоналі є початковим етапом кадрового планування, на основі якого  визначають:

• скільки працівників, якої кваліфікації і на якому місці будуть потрібні;
• які вимоги ставляться до тих чи інших категорій працівників;
• як буде проводитись забезпечення або скорочення персоналу;
• як буде використовуватись персонал, умови його праці;
• які будуть затрати на заплановані кадрові заходи.

В рамках планів визначають поточну і довгострокову потребу  в кадрах.

Поточна потреба – це потреба в кадрах на даний час, що пов'язана з рухом персоналу, звільненням за своїм бажанням, інвалідністю, відпустками по догляду за дитиною.

Довгострокова потреба – це потреба в персоналі на майбутні періоди. Ця потреба визначається заданими прогнозу, який ґрунтується на аналізі вікової структури, коефіцієнті плинності кадрів, розвитку підприємства, зміні виробничої програми.

Завдання  кадрового планування – з одного боку, забезпечити людей робочими місцями в потрібний момент часу відповідно до їх здібностей і вимог виробництва. Робочі місця, з точки зору продуктивності і мотивації, повинні давати можливість працюючим оптимальним способом розвивати свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам людини щодо умов праці і забезпечення зайнятості. З іншого боку, -- забезпечити реалізацію планів підприємства з точки зору людського фактора -- персоналу, його кількості, кваліфікації, продуктивності та витрат на найм працівників.

Ефективне кадрове планування позитивно впливає на результати діяльності підприємства завдяки:

• оптимізації використання персоналу. Детальне планування дозволяє виявити й ефективно використати персонал шляхом створення робочих місць; переводу працівників на інші робочі місця; реорганізацію виробничих процесів;
• удосконалення процесу найму працівників;
• організації професійного навчання. Детальна розробка плану професійного навчання дозволяє забезпечити потрібну кваліфікацію працівників і досягти реалізації цілей підприємства з меншими витратами;
• скорочення загальних витрат на робочу силу за рахунок продуманої, послідовної та активної політики на ринку праці.

Отже, на основі кадрового  планування вирішуються питання  раціональної зайнятості працівників, стабільного та рівномірного завантаження персоналу протягом робочого часу (тижня, року).

Забезпечення відповідності  рівня кваліфікації і психофізичних  вимог до посади чи робочого місця  та періодичної ротації управлінського персоналу на своїх посадах.

Процес  планування персоналу, як і планування взагалі, ґрунтується на таких принципах: науковість, економічність, безперервність, гнучкість, узгодження, масовість, повнота, точність.

Принцип науковості. Планування проводиться на основі наукових даних, норм і нормативів. Так, необхідно проводити відслідковування змін у професійно-кваліфікаційній структурі персоналу, враховувати вплив зовнішніх й внутрішніх факторів і розробляти плани на перспективу.

Принцип економічності – суть його полягає в оптимізації витрат на персонал.

Принцип безперервності. Цей принцип передбачає планування не епізодичне, а безперервне, як у просторі, так і в часі. Даний принцип вимагає, щоб усі плани розроблялись з урахуванням перспектив, оскільки персонал завжди перебуває в постійному русі.

Безперервність дозволяє реалізувати принцип гнучкості, суть якого у корегуванні раніше прийнятих кадрових рішень або їх перегляду в будь-який час відповідно до змін в організації.

Єдність і взаємозв'язок діяльності підсистем організації вимагають дотримання в плануванні принципу узгодження планів персоналу в формі координації та інтеграції. Координація здійснюється «по горизонталі» – між підрозділами одного рівня, а інтеграція – «по вертикалі», тобто між вищими і середніми рівнями.

Принцип масовості передбачає залучення до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани, це активізує ініціативу виконавців. Особливе значення цього принципу -- при складанні соціальних планів.

Принцип повноти. Планування повинно охоплювати всі питання з приводу відтворення, розвитку, використання персоналу та питання оплати й умов праці.

Принцип точності – дотримуватись точних норм, нормативів, вимог законодавчих документів, а також кількісних і якісних характеристик персоналу.

Одним із принципів  кадрового планування є створення  потрібних умов для виконання  плану.

Перераховані вище принципи є універсальними, придатними для  різних рівнів управління. Разом з  тим на кожному рівні можуть застосовуватись  і свої специфічні принципи. Наприклад, при плануванні на рівні підрозділу велику роль відіграє принцип вузького місця, суть якого полягає втому, що загальний результат визначає працівник найнижчої продуктивності.

Планування персоналу  повинно забезпечити максимальне  розкриття здібностей працівників  і їх мотивацію, врахувати економічні і соціальні наслідки при прийнятті  відповідних рішень. Оскільки персонал є вирішальним фактором діяльності будь-якої організації, про ефективність кадрового планування можна судити з рівня досягнення цілей підприємством.

Результати кадрового  планування повинні знайти своє вираження  в комплексі конкретних заходів  для підтримки балансу робочої  сили при звільненні працівників  і забезпеченні найму потрібних  спеціалістів, організації навчання молодих працівників і підвищення кваліфікації штатних співробітників.

Вихідними даними для планування потреб у персоналі є: план робочих  місць, виробнича програма, норми  праці, зростання продуктивності праці  і структура робіт.

Планування потреб у персоналі  здійснюється в такій послідовності:

• оцінка наявного персоналу і робочих місць;
• планування потреб у персоналі на перспективу;
• оцінка перспективних потреб;
• розробка проекту задоволення перспективних потреб у персоналі.

Кадрове планування включає  два послідовних етапи: етап розробки кадрового плану та етап прийняття рішень.

На інформаційному етапі  проводиться збір інформації та статистичних даних відносно персоналу, здійснюється їх обробка й аналіз кадрової ситуації і можливих варіантів її розвитку в майбутньому. Це дає можливість розробляти альтернативні варіанти. Тому на етапі розробки кадрового  плану вивчаються альтернативні  проекти, їх вплив на досягнення кадрово-економічних  цілей організації. Це найбільш трудомісткий етап і вимагає професіоналізму  працівників кадрових служб.

Етап  прийняття рішень – це є утвердження одного з варіантів як обов'язкового орієнтиру для організації діяльності кадрових служб.

Обов'язковою умовою кадрового  планування є визначення потрібних  коштів для відтворення персоналу.

1.2 Методи визначення  потреб персоналу

Для визначення потреби організації  в персоналі потрібно з'ясувати, під впливом яких факторів вона формується. Оскільки підприємство є відкритою  соціальною системою, його потреби  в персоналі обумовлюються стратегією його розвитку, на яку впливає велика кількість як внутрішніх, так і  зовнішніх факторів.

Внутрішньо організаційні фактори – це, перш за все, цілі організації, для реалізації яких потрібен персонал. При чітко визначеній цілі значно легше визначити потребу в персоналі, оскільки потреби не змінюються протягом довгого періоду. І навпаки, при зміні цілей – перехід на випуск нової продукції, на нові технології – потреба в кількісному й якісному персоналі змінюється.

Одним з напрямків змін потреби організації в персоналі  є:

• внутрішньо організаційна динаміка робочої сили;
• звільнення за власним бажанням;
• вихід на пенсію;
• декретні відпустки тощо.

Служби управління персоналом повинні відслідковувати цю динаміку і прогнозувати зміни.

Зовнішні  фактори. Серед великої їх кількості існує кілька найбільш важливих, що безпосередньо впливають на стан ринку праці – джерела робочої сили для більшості підприємств, темпи зростання і рівень інфляції та безробіття, структурні зміни (розвиток одного сектора економіки за рахунок іншого), розвиток техніки і технологій, політичні зміни, конкуренція та стан ринку збуту.

Відслідковування і знання динаміки факторів, які впливають  на потреби в персоналі, є основою  її планування. У кожний даний момент підприємство повинно вирішувати питання: в якому підрозділі, яку загальну кількість працівників і якої кваліфікації потрібно мати для забезпечення процесу виробництва. Після чого визначається потреба в робочій  силі.

Для визначення кількісного  складу персоналу користуються різними  методами – від найпростішого методу порівняння до більш складних комп'ютерних моделей.

Наймання працівників  здійснюється на основі штатного розкладу. Основними методами прогнозування потреби в робочій силі є: економетричний, за допомогою якого потреба в персоналі виводиться з передбачуваних рівнів кінцевого попиту на товари та послуги на певний рік у майбутньому.

Метод експертних оцінок – це метод, що ґрунтується на використанні думки спеціалістів для визначення потреб у персоналі. Цими спеціалістами є керівники підрозділів. Відділ управління персоналом займається збором і обробкою оцінок. Залежно від розмірів організації і кількості лінійних керівників проводять групове обговорення або письмовий огляд (кожному працівнику пропонується відповісти на ряд питань, підготовлених службою персоналу). Перевага цього методу - в залученні лінійних керівників з їх досвідом, знаннями, що дозволяє більш точно визначити потребу в кількісному й якісному вимірі.

Метод трудових балансів – метод, що відслідковує рух робочої сили, використання фонду часу і ґрунтується на взаємозв'язку ресурсів, які потрібні організації в рамках планового періоду.

Нормативний метод – спосіб застосування системи нормативів, які визначають кількість працівників у функціональному розрізі, затрати на виробництво одиниці продукції (робочий час, фонд заробітної плати).

До норм праці відносяться  норми виробітку, часу, обслуговування, кількості.

Вони встановлюються для  працівників відповідно до досягнутого  рівня розвитку техніки, технології, організації виробництва і праці.

Більш точні розрахунки чисельності  потрібно проводити окремо за категоріями  персоналу робітників, виходячи з  трудомісткості продукції, тобто норм затрат часу, фонду робочого часу і  рівня виконання норм.

З допомогою норм чисельності  визначається кількість працівників, потрібних для обслуговування обладнання, робочих місць, затрати праці  за професіями, спеціальностями, групами  робіт.

Для визначення потреб у  спеціалістах на термін до 5 років використовується штатно-номенклатурний метод, який ґрунтується  на показниках розвитку підприємства, типових структурах і штатах, а  також номенклатура посад, які повинні  займати спеціалісти з вищою  та середньо-спеціальною освітою.

Для визначення потреб у  спеціалістах на перспективу при  відсутності конкретних планових показників застосовують метод розрахунку коефіцієнта  насиченості, який визначається відношенням  кількості спеціалістів на 1 тис. працівників, або на обсяг виробництва і  може застосовуватись при визначенні потреб у спеціалістах як для підприємства в цілому, так і окремих його підрозділів. Розрахунок здійснюється за формулою: