Информационное обеспечение управления организацией

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации. Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации [12].

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- гибкость управления.

На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий.

На современном этапе  развития рыночной экономики полноценная аналитическая обработка учетной и иной экономической информации немыслима без применения средств вычислительной техники. Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании в полной мере всех достижений научно-технического прогресса. В первую очередь это касается применения в практике управления новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения.

Вместе с тем, в большинстве  работ, посвященных вопросам автоматизации  системы управления деятельностью  хозяйствующих субъектов, значительно  меньше внимания уделяется проблемам  разработки и проектирования аналитических  программных продуктов. Кроме того, прогресс в области информационных технологий не ослабевает с течением времени. Революционные преобразования, произошедшие в последние годы в сфере информационных технологий и приведшие к массовому внедрению в практику управления персональных компьютеров и связанных с ними интерактивных технологий, распределенной обработки данных, основанных на диалоге клиент/сервер, требуют дальнейшего развития теоретических и методологических концепций построения информационных систем.

Таким образом, представляется обоснованным вывод, что на сегодняшний день в экономической науке создана достаточно целостная, научно обоснованная концепция организации бухгалтерского и управленческого учета в компьютерной среде. Эта концепция основана на обобщении накопленного опыта построения программных систем с позиций современных информационных технологий и современных подходов к организации учетной работы на предприятиях.

 

1.3 Формирование комплексной информационной системы.

При выборе и внедрении  системы необходимо решить технические, административные

и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

1. Необходимо провести  обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;

2. Разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;

3. Внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии, соблюдаться единая технология эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

• быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
• надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
• удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
• возможность масштабирования и развития системы;
• интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
• возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;
• высокая надежность работы.

Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:

• Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов, так как использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.
• Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения.
• Технология поэтапного внедрения. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
• Привлечение к разработке будущих пользователей. Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя.

Трудности и сложности  применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным [4].

К решению о необходимости  внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется  в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

С точки зрения российских руководителей, основным препятствием для внедрения комплексных автоматизированных систем управления являются:

1. слишком большие сроки внедрения;

2. слишком большие временные затраты сотрудников предприятия в процессе внедрения;

3. непредвиденный рост затрат во время выполнения проекта;

4. нежелание исполнителя закрепить в договоре критерии успешного внедрения и свою ответственность;

5. негибкость внедряемых решений;

6. недостаточное знание исполнителями специфики деятельности российских предприятий и отсутствие опыта успешного внедрения на сходных предприятиях;

7. сосредоточенность исполнителя на технике, а не на бизнесе.

Организации различаются  по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное  внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ информационного обеспечения управления предприятием.

2.1 Общая характеристика объекта исследования.

Акционерное общество открытого  типа «Эксмаш»  учреждено в соответствии с Указом Президента Российской федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992г № 721.

Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели деятельности извлечение прибыли.

Основными видами деятельности Общества являются: научно-производственная деятельность; производство товаров  народного потребления; оказание платных  услуг населению; коммерческая деятельность; торгово-закупочная деятельность; строительство жилья и объектов культурно-бытового и производственно-технического назначения; внешне-экономическая деятельность; производство деревянных строительных изделий.

В соответствии с Уставом  ООО «Эксмаш», органами управления общества являются: общее собрание акционеров; совет директоров; единоличный исполнительный орган – генеральный директор.

Управление предприятием строится по линейному (начальник основного  производства – начальники цехов  – мастера участков) и функциональному (отделы и службы по направлениям деятельности) принципам.

Эта форма управления имеет определённые преимущества и  недостатки.

В данный момент штат сотрудников  фирмы составляет 17 человек.

Термин "организационная  структура" сразу же вызывает в  нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2. Организационная структура ОАО «Эксмаш»

Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для  достижения последней).

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация  управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества организационной структуры ОАО «Эксмаш» (Рис. 2):

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на указания вышестоящих.