Информационное обеспечение управления организацией

Полученные результаты рентабельности, характеризующие окончательные  результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна.

По результатам анализа можно  сделать следующие выводы, что  у данной организации:

- очень низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;

- очень высокий срок  возможного погашения кредиторской  задолженности; 

- на конец периода  произошло увеличение удельного  веса всех товарных кредитов  и задолженности по бюджету в общей сумме долгов;

- текущие обязательства  почти не покрываются оборотными  активами;

- оборотные активы  сформированы за счёт заемных  средств; 

- крайне низкая степень  обеспеченности собственными оборотными  средствами.

2.3. Анализ системы документооборота.

Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

 Все документы,  которые обращаются в системе  документооборота, в ОАО «Эксмаш»  разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные).

Затраты времени на составление  документов зависят от сложности  документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

Секретарями организации  ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме  того, действует система контроля поручений в электронном виде.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.

Использование локальной  сети позволяет обмениваться сообщениями  между сотрудниками организации  в виде электронной почты. Это  как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.

В ОАО «Эксмаш» есть утверждённая схема документооборота. (Рисунок 2.1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1. Документооборот в ОАО «Эксмаш»

Однако, если удастся  создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков  документов из бухгалтерии или административного  отдела, то это приведёт к более  значительным результатам.

В результате проведённого анализа в этом можно сделать вывод, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. В результате внедрения в локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

Оснащение различной  техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Совершенствование информационного обеспечения в организации.

3.1 Практическое применение комплексных информационных систем на предприятии.

Деятельность  любой организации представляет собой совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов. Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем.

Сформированная  таким образом система характеризуется одновременно универсальностью и эффективностью. Интегрированный комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, т.е. с использованием уже имеющегося системного и прикладного программного обеспечения.

Информационная  система “Галактика” изначально проектировалась как интегрированная управленческая система, поддерживающая автоматизацию задач планирования финансовой и хозяйственной деятельности, учета и контроля результатов выполнения планов, анализа итогов хозяйствования. Все элементы цикла управления материальными, финансовыми, людскими ресурсами реализованы в системе комплексно, в едином информационном пространстве, а соответствующая прикладная функциональность апробирована в условиях реальных бизнес-процессов.

Система постоянно развивается: наращивается функциональность, ее архитектура совершенствуется в сторону большей открытости, улучшается эргономика, отслеживаются изменения в законодательстве, предоставляются дополнительные средства информационного обмена с другими программными решениями.

К настоящему времени система прошла апробацию  на сотнях предприятий и продолжает интенсивно развиваться. Система “Галактика” обладает следующими особенностями:

1. Адаптированность по отношению к профилю деятельности предприятия любой формы собственности.
2. Широкий набор параметров настройки специфических особенностей хозяйственной, финансовой и производственной деятельности предприятия.
3. Разграничение оперативного и бухгалтерского учета при полной их интеграции на уровне базы данных.
4. Охват всего типового спектра экономических функций.
5. Единый пользовательский интерфейс.
6. Поддержка сети и распределенной базы данных для обмена информацией между подразделениями, филиалами, офисами.

С точки  зрения решаемых задач систему “Галактика”  можно условно разделить на несколько  функциональных контуров. Каждый контур, в свою очередь, состоит из нескольких модулей. Модульность построения системы допускает как изолированное использование отдельных составляющих, так и их произвольные комбинации в зависимости от потребностей заказчика.

Контур управления персоналом – предназначен для автоматизированного учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий.

Контур управления финансами – обеспечивает решение задач финансового менеджмента, предоставляет набор средств для управления бюджетом, ведения платежного календаря и финансового анализа.

Контур бухгалтерского учета – функционально полная система ведения бухгалтерского учета на предприятиях любой формы собственности и видов деятельности. Единое информационное пространство системы обеспечивает автоматическое отражение в бухгалтерском контуре всех хозяйственных операций. Механизм типовых хозяйственных операций – универсальное средство для формирования проводок.

Контур логистики – охватывает разнообразные задачи, связанные с организацией и управлением производственной и коммерческой деятельностью предприятия.

Контур управления производством – позволяет автоматизировать техническую подготовку производства, технико-экономическое планирование на предприятиях различных отраслей промышленности, таких как машиностроение и приборостроение; легкая, пищевая, химическая, горнорудная промышленность; черная и цветная металлургия.

Контур специализированных решений – осуществляет учет сырья, переданного для переработки сторонней организации, а также полученной от этой организации готовой продукции; кроме того включает решение для автотранспортных предприятия, предприятий розничной торговли, организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды.

Контур управления взаимоотношениями с клиентами – ориентирован на сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с ними, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание.

Контур администрирования – набор сервисных средств для квалифицированного пользователя и программиста, обеспечивающих администрирование базы данных, корпоративный обмен данными, обмен документами с внешними информационными системами, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.

Другое  перспективное направление развития решений корпорации – разработка Интернет-приложений, которые должны создать единое информационное пространство для предприятия заказчика и его контрагентов, с возможностью автоматизации всех функций материально-технического снабжения и увязки в единой цепочке звеньев внутрикорпоративных бизнес-процессов: бухгалтерии и финансов, учета материальных ценностей, снабжения, сбыта, планирования и анализа. В интегриророванном Интернет-решении каждое рабочее место оказывается подключенным как к внутренней зоне, в которой решаются локальные задачи управления ресурсами, так и к внешней – торговой площадке, через которую осуществляется связь и взаимодействие с партнерами и контрагентами. При этом клиент не будет чувствовать разницы между работой в локальной сети и через Интернет [14].

Еще один распространенный вид – это информационная система  Scala – это современный инструмент управления различными областями деятельности предприятия, используемый более чем в 100 странах уже в течение многих лет.

Комплексный набор модулей Scala охватывает такие  аспекты бизнеса, как финансы, материально-техническое снабжение, управление производством, сервисное обслуживание, ведение проектов и управление персоналом.

Финансовые  модули ПО Scala объединяют все функциональные возможности “Главной книги”, “Книги продаж” и “Книги закупок” с элементами выбора, такими как “Ведение основных средств”, “Консолидация компаний” и “Планирование движения денежных средств”.

“Главная  книга” - функциональное ядро системы Scala: в ней описывается структура  компании или холдинга. Здесь, используя гибкую десятимерную структуру финансового и бухгалтерского учета, можно установить любую схему группировки и кодирования счетов. Для уменьшения объема повседневной рутинной деятельности финансовых работников и бухгалтерии “Главная книга” выполняет автоматическое распределение, накопление, делает полный запрос и формирует готовые на подпись отчеты.

Модули  “Книга продаж” и “Книга закупок” позволяют управлять движением  денежных средств и ликвидных  активов, а также вести подробную  базу взаимозачетов с дебиторами и кредиторами. Суммы в местной валюте и любой другой по выбору учитываются параллельно, с их дальнейшей переоценкой согласно избранной учетной политике. Для упрощения повторяющихся операций в системе предусмотрена возможность использовать шаблоны работы автоматических платежей, что упрощает процедуру оплаты и выставления счетов.

Программный комплекс “БЭСТ-ПРО” относится к  новому поколению систем управления предприятий различного профиля и форм собственности. Система помогает полностью контролировать все ресурсы предприятия, оптимизировать издержки, выявлять источники дополнительной прибыли и принимать обоснованные управленческие решения.

Модульная система “БЭСТ-ПРО” позволяет сконфигурировать и настроить систему в соответствии с бизнес-задачами, решаемыми на предприятии.

Основные  задачи, которые решает система “БЭСТ-ПРО”:

• Объемно календарное планирование;
• Управление составом изделия;
• Планирование потребности в материалах;
• Планирование потребности в производственных мощностях;
• Управление цехом;  продажами; закупками; финансами; персоналом;
• Бухгалтерский/налоговый учет;
• Управленческий анализ.

Результаты  внедрения системы “БЭСТ-ПРО”:

• Получение оперативной информации о текущих результатах деятельности как на уровне предприятия в целом, так и на уровне отдельных заказов, видов ресурсов, выполнения планов;
• Долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;
• Решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;
• Сокращение объемов материальных ресурсов на складах;
• Планирование и контроль всего производственного цикла;
• Автоматизация работ договорного отдела с полным контролем платежей, отгрузок продукции и сроков выполнения договорных обязательств;
• Финансовое отражение деятельности предприятия в целом;
• Значительное сокращение непроизводственных затрат;
• Возможность поэтапного внедрения системы, с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия;