Исследование и проектирование организационных структур управления

       Персонал предприятия составляет более 500 человек. Они выполняют заявленные лицензируемые виды работ грамотно и с высоким качеством.

Специфика деятельности – продажа компьютеров – предполагает, достаточно большую площадь торгово  – выставочного зала, в котором  помимо моделей компьютеров вниманию покупателя предлагаются все возможные  варианты комплектующих и сопутствующих товаров.

 

2.2 Организационная структура управления ООО «КЦ «КЕЙ»

 

В основе структуры компании лежит линейно-функциональный принцип. Деятельность фирмы разделена на 8 основных направлений, во главе каждого направления стоит директор по этому направлению, при этом каждый сотрудник компании, кроме подчинения своему непосредственному начальнику (вертикальное подчинение), подчиняется соответствующему директору по направлению (подчинение по специализации или горизонтальное подчинение).

 

Основные функциональные направления:

 

1. Товар. Во главе направления стоит коммерческий директор, который отвечает за коммерческую политику фирмы, а значит ассортимент, цены, наценку, скидки, регулирование и распределение товарных запасов. В его подчинении находятся коммерческий отдел, отдел аудита и логистики, товароведы и корпоративный отдел.

 

2. Качество. Во главе направления стоит директор по качеству, который отвечает за сервисную политику компании, качество и готовность к продаже товара (сертификаты, комплектность, описания, отсутствие мех. повреждений и т.д.) , качество сервисного обслуживания покупателей. В его подчинении находится гарантийный отдел и технический директор, который руководит Сервис-Центром и Централизованной сборкой.

 

3. Финансы. Направлением руководит финансовый директор, который отвечает за документальный и налоговый учет (первичная бухгалтерская отчетность) движения средств, планирование, распределение, учет и контроль финансовых потоков. В это направление входит бухгалтерия и финансовый отдел

 

4. Маркетинг и реклама. Направлением руководит директор по маркетингу и рекламе, который отвечает за планирование развития компании, продвижение товара и услуг, фирменный стиль и позиционирование компании на рынке. Он непосредственно руководит отделом рекламы и маркетинга.

 

5. Строительство и Недвижимость. Направлением руководит директор по капитальному строительству, который отвечает за текущий ремонт и эксплуатацию помещений фирмы, строительство и реконструкцию новых объектов, оснащение их торговым оборудованием, хозяйственное обеспечение подразделений. Ему подчиняются начальники служб АХО, заказчика, коммерческой недвижимости, директор по общим вопросам, а также коменданты зданий.

 

6. Безопасность. Во главе направления стоит директор по безопасности, который отвечает за внешнюю и внутреннюю безопасность фирмы и её сотрудников от криминальных элементов. В его ведении находится юридический отдел фирмы, общее руководство службой обеспечения, также он координирует работу с внешними охранными структурами.

 

7. Информационные технологии. Руководит направлением директор ИТ. Который отвечает за организацию и безопасность информационных потоков, программное и аппаратное обеспечение работы фирмы, телефонизацию, наличие и работу электронных систем безопасности (сигнализации, камеры и т.д.).

 

8. Люди и технологии. Во главе направления стоит директор по административному управлению, который отвечает за набор, обучение и мотивацию персонала, штатное расписание, регламентацию и совершенствование технологий работы, развитие структуры. В сфере его прямой ответственности находятся розничные магазины сети, отдел персонала и технологий, контакт-центр, а также транспортный отдел, а в непосредственном подчинении администраторы магазинов, центрального склада и начальники соответствующих отделов.

 

Генеральный директор компании является непосредственным руководителем директоров по направлениям.

 

      Количество уровней управления определяет «этажность» организации.

У ООО «КЦ «КЕЙ»» трехуровневая иерархия:

Уровень 1 - руководство  организации – генеральный директор.

Уровень 2 – менеджеры  – директор по административному  управлению, коммерческий директор, директор по маркетингу и рекламе, директор по капитальному строительстве, директор ИТ, директор по качеству, финансовый директор, директор по безопасности.

Уровень 3 – отделы.

Реализация стратегических задач и планов развития, а также  текущая производственно-хозяйственная  деятельность Компании, обеспечивается посредством распределения полномочий и ответственности между директором и наделением исполнительными полномочиями руководителей по направлениям деятельности Компании. Делегирование полномочий сверху вниз обеспечивает сбалансированность системы управления, ее эффективность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 – Схема управления ООО  «КЕЙ»

 

Наиболее загруженным  является коммерческий директор. В  его ведении  находятся отдел аудита и логистики, корпоративный отдел, коммерческий отдел, а также товароведы.

Определим: нет ли необходимости передачи части  обязанностей коммерческого директора к другому руководителю.

Сначала проанализируем оптимальность сформулированной структуры с точки зрения степени загрузки коммерческого директора по трудоемкости выполняемых работ в течение исследуемого периода времени:

 

,

(1)

 

Где Qp – суммарная  трудоемкость, ч;

Ti – трудоемкость i-го  управленческого решения, ч; 

Kiy – число повторений i-го решения на j-м уровне;

Пpi – количество процедур.

Исследуемый период - 3 месяца.

В среднем, коммерческому директору за указанный период необходимо принять 38 важных решений. Трудоемкость одного решения в среднем составляет 14 часов.

По формуле (1) определим степень загрузки коммерческого по трудоемкости выполняемых работ в течение исследуемого периода времени:

Qp = 38 ∙ 14 ∙ 2 = 1064 ч.

Число руководителей  необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости определяется по формуле:

 

=1064/504=2,

(2)

 

 

Где Ср – расчетное  число руководителей;

Qp – трудоемкость принятия управленческих решений, ч;

Fg – действительный  фонд времени одного сотрудника, ч (т. к расчет ведется за  три месяца, то действительный  фонд времени руководителя составляет 8 ∙ 21 ∙ 3 = 504).

Из расчётов следует вывод о необходимости «разгрузки» коммерческого директора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Предложения по усовершенствованию  структуры управления

организации

 

     Структура управления ООО «КЕЙ» может быть отнесена к линейно-функциональным со всеми присущими ей преимуществами и недостатками.

 

К достоинствам можно отнести:

• высокую компетентность функциональных руководителей;
• уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных областях;
• улучшение координации в функциональных областях;
• высокую эффективность при небольшом разнообразии продукции и рынков;
• максимальную адаптацию к диверсификации производства;
• формализацию и стандартизацию процессов;
• высокий уровень использования мощностей.

 

Однако у данной структуры  существуют и некоторые недостатки:

• чрезмерная заинтересованность в результатах деятельности "своих" подразделений. Ответственность за общие результаты только на высшем уровне;
• проблемы межфункциональной координации;
• чрезмерная централизация;
• увеличение времени принятия решений из-за необходимости согласований;
• реакция на изменения рынка чрезвычайно замедлена;
• ограничены масштабы предпринимательства и инноваций.
• управление персоналом и общее управление.

 

       Проанализировав результаты применения в ООО «КЕЙ» структуры управления данного типа  я пришла к выводу, что данная структура является оптимальной.

      Основная проблема  в организации – «перегрузка» коммерческого директора

(это подтверждается  расчетами из 2 главы).

      В ведении коммерческого директор находятся отдел аудита и логистики, корпоративный отдел, коммерческий отдел, а также  товароведы. Значительную часть клиентов ООО «КЕЙ» составляют корпоративные клиенты (частные компании и государственные учреждения) и с каждым годом их становится всё больше. Я предлагаю ввести должность  директора  по работе с корпоративными клиентами. Это поможет более эффективно работать с корпоративными клиентами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3.1 – Схема усовершенствованного варианта структуры

 управления ООО «КЕЙ»

 

Заключение

 

      Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура управления, поэтому каждая организация сама должна строить структуру управления приемлемую только для нее. Любая организация имеет некоторые особенности использования технологического оборудования, профессионализма и личностных качеств персонала, порядков и традиций между работниками по вертикали и горизонтали. Каждая организация имеет свою историю, культуру, технологическую философию и персонал. Для осуществления их гармонического взаимодействия и служит единственная, наиболее подходящая к ним организационная структура управления.

      Оригинальность конкретной организационной структуры управления достигается на базе использования существующих типов линейных, функциональных, штабных, и других структур путем включения в них или исключения из них каких-либо подразделений или связей.

Структура организации  – это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Ключевыми понятиями  структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационных структур управления могут быть как отдельные работники, так и службы, либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные связи.

       Структура управления организацией - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров, распределением между ними полномочий.

      Организационные структуры управления  – как раз тот связующий  элемент, который позволяет всем  разрозненным подразделениям осуществлять  свою работу согласованно, в едином  ключе поставленной перед организацией задачи. Каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

       В практической части курсовой работы был проведен анализ организационной структуры управления ООО «КЦ «КЕЙ». ООО «КЦ «КЕЙ» предоставляет услуги по сборке, продаже и ремонту компьютерной техники, комплектующих, продаже расходных материалов и программного обеспечения. В целом структура управления соответствует норме управляемости.

     На основе выше перечисленных проблем были разработаны предложения по оптимизации структуры управления.

      Экономическая эффективность совершенствования организационной структуры будет проявляться в повышении качества управленческих решений, оперативности принимаемых решений, сокращении затрат на выполнение управленческих процессов, уменьшении объема информации и других факторах, зависящих от конкретных проектных решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Аникеев С. А. Методика разработки плана маркетинга. - М.: Форум, 2006.-344 с.
2. Вачугов Д. Д, Березкина Т.Е., Кислякова Н.А. Основы менеджмента: