Коммуникации в системе менеджмента

Коммуникации  в системе менеджмента

 

Оглавление

 

 

Введение

По крайней мере, 80% рабочего времени  менеджеры тратят на общение с  другими людьми. 48 минут в час  они проводят на встречах, в разговорах по телефону и просто в неформальных разговорах в коридорах. Остальные 20% времени типичного менеджера уходит на работу за столом, большая часть из которой представляет собой те же коммуникации, только в виде чтения или письма.

Коммуникации – процесс, в ходе которого два человека или более обмениваются и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании определенного поведения или воздействия на него.

Участниками этого процесса являются отправитель и получатель.

Эффективные коммуникации являются необходимым  условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с другими организациями - исследовательскими, консультационными, контролирующими и т.д. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации. Поэтому руководители основную часть своего времени тратят на коммуникации.

 

1. Суть коммуникаций, их общая характеристика  и роль в деятельности менеджера

Коммуникации (от англ. communicate - сообщать, передавать) - понятие, используемое в  менеджменте и социальной психологии в двух значениях: для характеристики структуры деловых и межличностных связей и для обмена информацией в человеческом общении вообще.

Коммуникации служат жизненно важной цели установления взаимосвязей и сотрудничества людей, без чего немыслим процесс  труда, профессиональная и управленческая деятельность, прогресс личности. Не обладающий даром коммуникации менеджер подобен певцу без голоса. На первый взгляд, у него есть все необходимое, чтобы стать истинным лидером: ум и профессиональные знания, организаторский талант и добросовестность, - а люди, тем не менее, не хотят работать под его началом. Оказывается, ему недостает умения проникнуться интересами подчиненных коллег, поставить себя на их место и увидеть проблемы их глазами, распознать слабые и сильные стороны каждого из них и находить с ним общий язык.

Между тем должность руководителя по сути своей подразумевает постоянное общение с людьми различного возраста, пола, характера и далеко не одинаковых интересов. Неизбежность личных контактов  с ними следует из отношений субординации, поскольку всякое управленческое воздействие передается сверху вниз через непосредственных подчиненных, по горизонтали - через коллег, и от них же по каналам обратной связи менеджер получает информацию о последствиях этих воздействий.

При всех условиях важно четкое понимание того, что умение вступать в контакты - не менее значимый элемент профессиональной деятельности менеджера, чем специальные знания и навыки работы. Во многих случаях такое умение составляет решающую предпосылку успешной управленческой деятельности.

В процессе коммуникаций менеджер заинтересовывает своих подчиненных или коллег в творческом сотрудничестве, способствует формированию в группе морально-психологического настроя, ориентированного на повышение  производительности труда, преодоление  проявлений бюрократизма и привлечение работников к активному участию в управлении. Тем самым качество коммуникации менеджера естественным образом сказывается на конечных результатах труда группы.

Еще один аспект коммуникации: умение менеджера общаться предопределяет его возможности на только на административную власть, но и на неформальные отношения. Верно, что люди становятся лидерами не только в силу определенных свойств личности, но и благодаря различным ситуационным факторам. И все же наиболее совершенным справедливо признается лидерство, ориентированное на достижение общих целей путем использования творческого потенциала внутригрупповых взаимоотношений и базирующееся на правильно понимаемых мотивах деятельности, определяющих поведение людей в различных ситуациях.

Значимость коммуникации менеджера  с очевидностью возрастает по мере усиления роли человеческого фактора, ужесточения требований к работникам управления, расширения потребности  в принятии нестандартных решений  в условиях недостаточности информации, повышения ответственности каждого за исполнение возложенных на него функций.

Коммуникация приобретает все  большее значение в удовлетворении социальных потребностей работников, а через это и для осуществления  функциональных задач трудовых групп. Тот, кто владеет искусством коммуникации, с большей результативностью реализует творческий потенциал сотрудников, их чувство долга и ответственности, более продуманно выбирает средства воздействия на них.

Сейчас больше, чем когда-либо в  прошлом, способность к коммуникации повсеместно признается важнейшей составляющей стиля руководства.

Необходимо отметить тот факт, что  коммуникация - это своего рода искусство, для овладения которым нужны, помимо знаний и опыта, определенные природные задатки. Здесь недостаточно одного ума - нужна еще мудрость. Присущий нашему времени все проникающий рационализм и быстрые решения не отрицают, а, напротив, стимулируют интерес к личности, отличающейся высоким интеллектом и многообразными ценностными ориентирами, в общении с которой приходится проявлять мудрость.

Исходя из этих рассуждений, коммуникацию можно определить как процесс  обеспечения взаимопонимания люден  посредством обмена информацией - мыслями, идеями и даже эмоциями, - используемой для установления межиндивидуальных  связей и взаимодействия участников совместной деятельности. Т.е. коммуникация предстает как специфический для каждого способ взаимоотношений, как способ бытия посредством взаимосвязей с другими людьми. В ней существенно значение обмена информацией, социально-психологических контактов, выбора адекватных конкретной ситуации методов воздействия на собеседника, правильной реакции на его слова и действия.

В процессе коммуникации люди ощущают  свою индивидуальность и познают  намерения друг друга. Посредством  ее ценностные ориентации отдельных работников трансформируются в единство целей, достижение которых гарантируется соответствующей модификацией поведения людей. Без двустороннего обмена информацией невозможны коммуникация и взаимопонимание.

Коммуникации выполняют функции двоякого рода - социальные и социально-психологические, обуславливаемые тем, что в групповых действиях каждый человек выступает одновременно в двух ипостасях: как исполнитель социальной роли, определяемой его положением в структуре группы, и предписываемыми ею нормами поведения, и как неповторимая личность. В первом случае человек обязывается соблюдать нормативно одобренный образец поведения, ожидаемый от каждого, занимающего данную позицию. Ожидания эти не зависят от сознания и поведения конкретного индивида, их субъектом является не индивид, а общество. Во втором случае человек следует своей индивидуальности, особенностям высшей нервной деятельности и определяемого ею темперамента, обнаруживая в своем поведении эмоциональные привязанности, антипатии и пр.

Вообще всякая коммуникация есть сотрудничество людей, поскольку они вступают в  контакт с целью осуществления  общими усилиями определенной деятельности, и притом связанной не только с  исполнением служебных обязанностей, но и с удовлетворением потребности во внеслужебном общении.

Итак, все сказанное свидетельствует  в пользу того, что менеджеру следует  постоянно проявлять пристальное  и заинтересованное внимание к сотрудникам, осуществлять анализ взаимоотношений  людей, форм контактов и средств  их установления, способов включения человека в группу, факторов, определяющих его поведение в процессе совместной функциональной деятельности. В этом случае менеджер получает реальную возможность учитывать в своей работе индивидуальные особенности и склонности сотрудников, быть их воспитателем, создавать в группе благоприятный для труда социально-психологический климат, постоянно поддерживать и обогащать необходимые контакты.

 

2. Роль коммуникации в менеджменте

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.

Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Цели коммуникации:

1. Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
2. Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
3. Установить взаимосвязь между людьми в организации.
4. Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
5. Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

В табл. 1 отражены основные типы коммуникаций.

Таблица 1. Типы коммуникаций

Виды коммуникаций	Форма коммуникаций	Средства коммуникаций
Вертикальная Горизонтальная Формальная Неформальная Межличностная Эмфатическая Интеллектуальная	Письменная Устная Видео Электронная Эмоциональная	Документы Речь Знаковые системы Электронные средства связи Видео- и телекоммуникации Элементы структуры физиологической  системы человека

 

 

Значение коммуникации в организации:

1. Коммуникация — основное условие существования и развития организации.
2. Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
3. Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
4. Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

Коммуникационный процесс в менеджменте - это обмен информацией (в любой форме) между элементами организационной системы (табл. 2) по каналам прямой и обратной связи (рис. 1), (табл. 2).

 

Рис. 1. Этапы коммуникационного процесса

Таблица 2 Содержание элементов коммуникационного процесса

Элемент коммуникационного процесса	Определение элемента коммуникационного  процесса	Задачи элемента коммуникационного  процесса
Источник	Создатель идеи (коммуникант), сообщения, информации	Выбор канала, средств связи и  формы коммуникации
Сообщение	Информация, которую передает источник получателю	Выбор формы коммуникации. Кодировка  информации
Канал (прямой и обратной связи)	Средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю и обратно	Техническое обеспечение передачи неискаженной (качественной) информации
Получатель	Коммуникант, ради которого функционирует  коммуникация	Декодирование информации. Выбор канала, средств связи и формы ответной информации

 

Эффект коммуникационного процесса — это изменение в поведении «получателя», которые происходят в результате принятия сообщения.

Основные результаты коммуникационного процесса:

1. Изменения в знаниях «получателя».
2. Изменение установок «получателя», т. е. изменение относительно устойчивых представлений индивида.
3. Изменение поведения «получателя» сообщения.

Проведем сравнение концепций трех школ организационного поведения в системе коммуникаций (табл. 3).

Признаки	Школа научного управления	Школа человеческих отношений	Системная школа
1. Важность коммуникации	Относительно невелика, в основном важны вертикальные потоки сообщений  от руководства к рядовым членам организации	Относительно важна, но ограничивается общением между людьми на одном организационном уровне	Очень важна. Коммуникация — это  связывающий элемент всех частей организации
2. Цель коммуникации	Передавать приказы, распоряжения, информацию о заданиях. Обеспечение  координации в процессе выполнения	Обеспечение горизонтального взаимодействия работников. Способствование процессу коллективного принятия решения	Контроль и координация, обеспечение  информацией для принятия решений, адаптация организации к изменениям во внешней среде
3. Направление коммуникационных  потоков	Вертикальное (сверху вниз) — от администрации к рядовым членам, для того чтобы заставить или убедить их следовать инструкциям руководителя	Горизонтальное — между членами  неформальных рабочих групп; вертикальное — между рабочими и администрацией, для того чтобы обеспечить их участие в принятии решений	Все направления внутри систем, включая  пересечение иерархических уровней  с выходом во внешнюю среду  организации
4. Основные проблемы коммуникаций	Нарушение коммуникаций, связанное  с обходом иерархических уровней  и слишком большим диапазоном контроля	Наличие слухов, передаваемых по скрытым  каналам. Не всегда эффективная формальная система коммуникаций из-за наличия  неформальных коммуникаций	Перегрузки, искажения; отсутствие реакции  на отрицательную обратную связь