НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
БАЙКАЛЬСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРАВОВОЙ
ИНСТИТУТ
ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ
И УПРАВЛЕНИЯ
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «БУХГАЛТЕРСКИЙ
УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ»
ЗАЧЕТ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ «КОНТРОЛИНГ»
Билет (вариант) №__
Выполнила: студентка
заочной формы обучения
КОНЯЕВА ТАТЬЯНА ВЛАДИМИРОВНА
Логин _______
Проверил______________________________________
Оценка________________ Подпись________________
Улан-Удэ
2013
ВОПРОС 1. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА РУКОВОДИТЕЛЯ
ПРЕДПРИЯТИЯ
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Любое предприятие, фирма,
организация обладает своей организационной
структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько
взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур,
которые можно рассматривать как самостоятельные
структуры: структура управления производством,
кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая,
информационная структуры. Все они находятся
в тесном взаимодействии, и именно их совокупность
и создаёт организационную структуру
предприятия. Одно из важнейших мест в
этой структуре занимает информационная
система.
В принципе, любую систему
управления можно представить как информационную систему с различными
информационными потоками в виде документов,
распоряжений, запросов, обращающихся
внутри организации, исходящих или входящих
из внешней среды.
- ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА РУКОВОДИТЕЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
Информация - (от лат. Informatio – разъяснение,
изложение) первоначально – сведения,
передаваемые людьми устным, письменным
или другим способом ; с середины
20-го века – общенаучное понятие,
включающее обмен сведениями между
людьми, человеком и автоматом,
автоматом и автоматом.
В настоящее время в обществе циркулируют
разнообразные потоки разной по характеру
информации. Более глубоко их начали изучать
в 60-е - 70-е гг. в связи с созданием автоматизированных
систем, которые создавались параллельно
для разных сфер деятельности предприятий,
организаций, отраслей, регионов. Однако
по мере развития автоматизированных
систем начинает все больше проявляться
их взаимное влияние и взаимодействие
различных сфер информационного обеспечения,
и в настоящее время начинает все больше
пониматься необходимость формирования
единой информационной сферы, в которой
информацию необходимо классифицировать
по разным признакам. Например, информационная
сфера предприятия (организации) должна
включать в себя весь спектр различных
видов информации, отображающей состояние
и функционирование соответствующих видов
деятельности предприятия.
Если рассматривать систему
информации, как сеть информационных
потоков, её можно условно разделить
на три основные части: финансовая информация,
маркетинговая и внутренняя информация.
Для построения системы финансовой
информации необходима следующая информация:
1. информация, необходимая для управления:
остаток средств на счетах, кредиторская
и дебиторская задолженности, средства
в товарных запасах, финансовые показатели
— оборачиваемость капитала, ликвидности.
2. Для определения реальной эффективности
деятельности подразделений - отнесение
затрат по месту их возникновения. Величина
распределенных затрат не сравнивается
напрямую с прибыльностью подразделений,
т.к. поступление средств идет в основном
через службу сбыта, однако знание структуры
затрат позволяет их оптимизировать. Иногда
впервые выполняемая "привязка" дает
неожиданную для руководства картину,
обнаруживает положение дел, далекое от
ожидаемого.
Кроме того, необходимо определить объем
нужной информации и требования к
ее обработке. Как правило, подготовка
информации невозможна без применения
автоматизации и требует затрат значительных
усилий, сопоставимых с ведением баланса.
При наличии финансово-экономической
службы подготовка может быть распределена
следующим образом: разработка и контроль
выполнения — финансовый директор; разнесение
затрат — экономист; ввод данных — бухгалтерия.
Отсутствие развитого финансового подразделения
заставляет использовать для всех задач
бухгалтерию, что проблематично, т.к. принципы
бухучета значительно отличаются от принципов
постановки управленческой финансовой
информации и противоречат всему предыдущему
опыту бухгалтеров.
Полная система маркетинговой информации
включает в себя сведения о предприятии,
микросреде (собственно рынке), макросреде
(экономике, культуре, политике, ресурсах,
технологии в областях, интересующих предприятие).
Обратная связь (реакция на информацию)
при вертикальной организации информационных
потоков очень мала. На практике это означает
самостоятельное принятие агентами и
продавцами решений, выходящих за их компетенцию.
Накопления информации не происходит.
Горизонтальная информационная система
предусматривает адресное распределение
информации по мере ее поступления. Агенты
и продавцы адресуют информацию подразделениям,
способным ее использовать. Преимущества
горизонтальной системы: более полное
использование информации и сокращение
сроков принятия решений. Недостатки:
агенты и продавцы самостоятельно решают,
кому и какая информация может потребоваться;
адекватная реакция на информацию не стимулируется,
т.е. как для агента передача информации
заинтересованной службе является факультативной
нагрузкой, так и для заинтересованной
службы не обязателен ответ агенту; накопления
информации не происходит. Регламентировать
процедуру информационного обмена нецелесообразно.
Централизованная информационная система
предусматривает организацию информационного
центра, в который информация стекается
в полном объеме и где накапливается. Пассивный
информационный центр строится на базе
компьютерной автоматизированной системы,
в которую информация постоянно заносится
и из которой распределяется по запросам
соответствующих служб. Главный недостаток
пассивного центра — отсутствие обратной
связи и стимулировании использования
информации. Процедуру информационного
обмена уже можно регламентировать, однако
автоматического поддержания его качества
не происходит.
Активная централизованная информационная
система выполняет также функцию маркетинга:
контролирует, анализирует и распределяет
информацию. Процедура информационного
обмена регламентируется. Информация
используется наиболее полно и эффективно.
Накопление информации существенно облегчает
поиск новых рыночных возможностей предприятием
по мере его развития. К недостаткам системы
можно отнести высокую стоимость ее эксплуатации.
Выбор той или иной системы предприятием
определяется спецификой последнего.
Для предприятия с ограниченными
ресурсами, ориентированного на работу
с одним и тем же сегментом рынка, достаточна
вертикальная информационная система.
Если персонал предприятия образует сплоченную
команду, может быть достаточно эффективна
горизонтальная система. Централизованная
система необходима предприятию, увеличивающему
долю рынка, применяющему диверсификацию
или другую стратегию интенсивного развития.
Обязанности по определению объема,
качества и периодичности сбора информации
возлагаются на подразделение маркетинга
(если оно существует на предприятии) или
на высшее руководство. Контроль использования
информации производится службами маркетинга
или сбыта. Построение информационной
системы в наибольшей степени есть функция
маркетинга и при отсутствии последней
на предприятии должно выполняться руководством
предприятия.
Организации внутренней информации предприятия
обычно уделяют мало внимания, отдавая
приоритет финансовой и маркетинговой.
Между тем система распространения внутренней
информации в значительной степени влияет
на качество взаимодействия между подразделениями
предприятия, способствует или препятствует
развитию предприятия.
Наиболее важны такие
аспекты внутренней информации,
как адекватное доведение до
каждого работника предприятия
стратегических и тактических
задач и решений руководства
(т.е. прохождение информации "вниз")
и доведение до руководства соответствующих
уровней претензий и предложений по совершенствованию
технологий взаимодействия структур (т.е.
прохождение информации "вверх").
Прохождение информации "вниз" удобно
организовать через проведение регулярных
совещаний и "оперативок" на уровне
руководителей подразделений и в подразделениях.
На "оперативках" формулируются задания
для персонала, разъясняется, какие именно
проблемы будут решаться и почему именно
этим способом. Это позволяет получить
большую отдачу от работников, во-первых,
потому что исключается возможность ошибки
из-за неверно понятого задания и, во-вторых,
потому что формируется мотивация — повышается
значимость задания. Дополнительную пользу
могут принести предложения работников
по более эффективному решению поставленных
проблем.
В отдельных случаях руководство
сознательно идет на ограничение
внутренней информации из соображений
секретности. Прохождение информации
"вверх" (по сути — обратная связь)
позволяет выявлять возникающие
проблемы в функционировании предприятия
на ранней стадии и соответственно эффективно
решать их. Частично обратную связь обеспечивают
"оперативки" и совещания, на которых
персоналом высказываются предложения.
Возможно ее стимулирование введением
приемных часов высшего руководства раз
в неделю или в две. Реально прохождение
информации "вверх" стимулирует ее
востребованность: если по предложениям
персонала принимаются соответствующие
решения, претворяемые в жизнь, если предусмотрено
материальное или моральное поощрение
за использованные предложения, то обратная
связь функционирует и обеспечивает всю
полноту информации. Если же предложения
откладываются "под сукно", их число
быстро уменьшается до минимума и для
восстановления системы приходится прилагать
значительные усилия.
При организации системы внутренней
информации необходимо рассмотреть
такие вопросы как делегирование
полномочий. Вывод всей полноты информации
на высший уровень руководства нецелесообразен.
Таким образом, решения по предложениям
персонала должны приниматься на соответствующих
уровнях, то есть, если менеджер компетентен
в вопросе агента, ему необходимо самостоятельно
принять решение по вопросу, если проблема
выявлена на уровне взаимодействия подразделений,
решение по ней принимается руководителями
подразделений
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В последние десятилетия
резко увеличился объём информации
в обществе вообще и информации,
используемой на предприятии в частности.
Это связано с растущими темпами
развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью.
Всё это ведёт к
тому, что в современных условиях
руководителям предприятий приходиться
иметь дело с таким большим
количеством информации, она так
быстро меняется, что её часто становится
просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на больших
предприятиях с большими оборотами продукции
и численностью работников существует
необходимость учёта и контроля большого
объёма финансовой, производственной,
кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой
информации.
В связи с этим появляется необходимость
создания автоматизированных систем сбора,
обработки, хранения информации. Они должны
облегчить процесс работы с информацией,
циркулирующей на предприятии.
Появление компьютерной
техники позволяет создать подобные
системы. Но кроме автоматизации актуальным
остаётся вопрос о грамотном построении
структуры информационной системы, оптимизации
информационных потоков, отсеивания ненужной
информации, упрощения поиска и получения
необходимой.
Наличие хорошо отлаженной
автоматизированной информационной системы на
предприятии значительно упрощает процесс
управления предприятием. Она позволяет
вовремя собрать, отсортировать, обработать
необходимую информацию и принять верное
решение. Иногда, не вовремя принятое
решение, из-за недостатка или несвоевременного
поступления информации может привести
к гибели предприятия. Поэтому необходимо
уделять большое внимание созданию и поддержанию
эффективного функционирования информационной
системы предприятия.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андронова А.К., Печатнова Е.Д. Оперативный
контроллинг. М.: Дело и сервис, 2006.- 160 с.
2. Анискин Ю.П., Павлова А.М. Планирование
и контроллинг. М.: Омега-Л, 2006.- 280 с.
3. Бородушко И.В., Васильева Э.К. Стратегическое
планирование и контроллинг. СпБ.: Питер,
2005. - 195 с.
4. Григорьева В., Концепция контроллинга.
М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 268 с.
5. Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г.,
Фалько С.Г. Контроллинг в бизнесе. М: Финансы
и статистика, 2007.-213 с.
6. Чернявский А. Д. Организация управления:
Учеб. пособие. — К.: МАУП, 2001. – 315 с.
ВОПРОС 2. КОНТРОЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
ВВЕДЕНИЕ
Контроллинг - это система управления достижением
конечных целей фирмы. Тот, кто впервые
слышит слово “контроллинг”, обычно связывает
его с понятием контроля. Однако, это нечто
отличное и даже несколько противоположное
ему. Контроль направлен в прошлое, на
выявление ошибок, отклонений, просчетов
и проблем. В большинстве случаев речь
идет также о том, чтобы найти виновных.
Контроллинг это управление
будущим для обеспечения длительного
функционирования предприятия и
его структурных подразделений.
Служба контроллинга стремится так
управлять процессами текущего анализа
и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы по возможности
исключить или минимизировать ошибки,
отклонения и просчеты, как в настоящем,
так и в будущем.