Методологическая основа сожержания и развития функций управления

2. Структура организации  не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее,  так и внутреннее ее окружение.

3. Большинство организаций  сегодня используют бюрократические  структуры управления. Традиционной  структурой бюрократии является  функциональная организация, при  которой последняя разбивается  на подразделения, выполняющие  специализированные функции. 

4. Поскольку чисто функциональные  структуры оказались не слишком  эффективными, крупные организации  перешли к использованию дивизиональных  структур. Основными типами такой  структуры являются дивизиональные  структуры, ориентированные или  на различные виды продукции,  или на различные группы потребителей, или на различные регионы. Выбор  в пользу той или иной структуры  определяется важностью этого  элемента в стратегических планах  организации.

5. Структуры, предусматривающие  международные отделения, чаще  всего используются в ситуациях,  когда объем зарубежных продаж  фирмы относительно невелик по  сравнению с продажами внутри  страны. Когда объем зарубежных  продаж существенно возрастает, наиболее подходящей становится  глобальная организационная структура.

6. Преимущества бюрократических  структур управления состоят  в четком разделении труда,  иерархической соподчиненности  сотрудников и органов управления, профессиональном росте, базирующемся  на компетентности, и в упорядоченной  системе правил и стандартов, определяющих функционирование  организации. Потенциальные и  негативные воздействия, оказываемые  бюрократическими структурами на  функционирование организации, состоят  в жесткой заданности поведения,  трудностях связи внутри организации  и неспособности к быстрым  нововведениям. Масштабы этих  проблем быстро возрастают, если  организация сталкивается с быстрыми изменениями окружающей среды или высокотехнологичной продукцией.

7. Некоторые проблемы  бюрократических структур могут  быть решены при введении органических  или адаптивных структур. Основные  типы адаптивных структур - это  проектная организация, матричная  организация и конгломераты.

8. В проектной и матричной  организации происходит наложение  специально созданных, временных  целевых структур на постоянную  структуру организации. Происходящее  при этом наложение полномочий  иной раз приводит к борьбе  за власть, конформизму при выработке  групповых решений и чрезмерным  затратам.

9. Конгломераты состоят  из основной фирмы и дочерних  компаний, рассматриваемых в качестве  отдельных экономических центров.  Основная, матричная фирма покупает  и продает дочерние фирмы в  соответствии со своей стратегией  роста.

10. Многие крупные организации  используют сложную составную  структуру, состоящую из структур  различных типов.

11. В рамках любой структуры  можно сделать упор на децентрализацию  полномочий с тем, чтобы дать  нижестоящим руководителям право  самим принимать важные решения.  Потенциальные преимущества такой  схемы заключаются в улучшении  взаимодействия и обмена информацией  между руководством разных уровней  (т. е. по вертикали), повышении  эффективности процесса принятия  решений, усилении мотивации деятельности  руководителей, улучшении подготовки  руководителей разных уровней.  Децентрализованные структуры обычно  целесообразно применять тогда,  когда окружение организации  характеризуется динамичными рынками,  конкуренцией при наличии диверсифицированной  продукции, а также быстро меняющейся  технологией. Целесообразность введения  таких структур также растет  по мере увеличения размеров  организации и ее сложности.

12. Если изменения в  окружающей среде происходят  сравнительно медленно, а организация  относительно невелика, то для  нее может оказаться предпочтительной  централизованная структура управления. Преимущества централизованной  структуры состоят в экономически  эффективном использовании персонала,  высокой степени координации  и контроля за специализированными  видами деятельности и в уменьшении  вероятности того, что подразделения  начнут расти в ущерб организации  в целом.

1З. Для того, чтобы использовать  преимущества специализации, нужна  эффективная интеграция организации.  Для интеграции организаций, действующих  в устойчивой окружающей среде  и использующих технологии массового  производства, подходят методы, связанные  с разработкой и установлением  правил и процедур, иерархическими  структурами управления. Организации,  действующие в более изменчивой  окружающей среде и использующие  разнообразные технологические  процессы и технологии выпуска  отдельных изделий, зачастую считают  более правильным проводить интеграцию  путем установления индивидуальных  взаимосвязей, организации работы  различных комитетов и проведения  межотдельных совещаний.

Функция мотивации.

При планировании и организации  работы руководитель определяет, что  конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность  воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация - это процесс  побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или  целей организации.

Систематическое изучение мотивации  с психологической точки зрения не позволяет определить точно, что  же побуждает человека к труду. Однако исследование поведения человека в  труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать  прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.

Теории мотивации основаны на определении потребностей человека и их структуры. Потребность –  это осознание отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

К числу таких теорий относят  теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.

Теория А. Маслоу:

1. Потребности делятся  на первичные (физиологические,  безопасности и защищенности) и  вторичные (социальные, уважение, самовыражение).

2. Поведение человека  определяет самая нижняя неудовлетворенная  потребность.

3. После того как потребность  удовлетворена, ее мотивирующее  воздействие прекращается.

Согласно теории А. Маслоу, первоначально должны быть удовлетворены  потребности низших уровней (Приложение 1) и только после этого активизируются более высокие стремления. Таким  образом, удовлетворение нужд человека происходит последовательно.

Теория МакКлелланда:

1. Три потребности, мотивирующие  человека, - это потребность власти, успеха и принадлежности.

2. В настоящее время  важны эти потребности высшего  порядка, поскольку потребности  низших уровней, как правило,  уже удовлетворены.

Теория Герцберга:

1. Потребности делятся  на гигиенические факторы и  мотивации. Приложение 2

2. Наличие гигиенических  факторов всего лишь не дает  развиваться неудовлетворению работой.

3. Мотивации, которые примерно  соответствуют потребностям высших  уровней Маслоу и МакКлелланда, активно воздействуют на поведение  человека.

4. Для того чтобы эффективно  мотивировать подчиненных, руководитель  должен сам вникнуть в сущность  проблемы.

Исходя из этих условий  следует, что обеспечение должного уровня гигиенических факторов позволяет  избавиться от неудовлетворенности  работников. Чтобы побудить их к  труду, необходимо подключить мощные мотиваторы, такие как признание, возможности  для личностного роста, сложные  интересные рабочие задания.

В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

во-первых, установить набор  критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;

во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации  работников;

в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку  для того, чтобы был полностью  мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ждут.

Система стимулирования –  это совокупность взаимосвязанных  и взаимодополняющих стимулов, воздействие  которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей.

Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие  из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации  труда, улучшение условий труда).

Нематериальные стимулы  состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка  и одобрение), творческих (повышение  квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск).

Таким образом, мотивация  зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками справедливого  вознаграждения за выполненную работу.

Функция контроля.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал.

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они  являются неотъемлемыми частями  общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как  мы познакомимся с тремя основными  видами контроля: предварительным, текущим  и заключительным. По форме осуществления  все эти виды контроля схожи, так  как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе  к требуемым. Различаются они  только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению  к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе  внешним элементом, может вмешиваться  в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Координация и регулирование.

Сущность этой функции  заключается в обеспечении согласованности  действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержания и совершенствования  установленного режима работы производственного  механизма. При помощи этой функции  решаются задачи, связанные с разделением  труда в аппарате управления и  упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

Цели координации и  регулирования – установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного  режима работы.

Регулирование – деятельность по поддержанию в динамической системе  управления производством заданных параметров. Она определяется задачей  сохранять состояние упорядоченности, как в подсистеме производства, так  и в подсистеме управления. Эта  как раз та функция, которая связывает  систему управления с внешней  средой.

Координация – функция  процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность и  непрерывность, и, во-вторых, взаимосвязь  всех функций. Главная задача координации  – достижение согласованности в  работе всех звеньев организации  путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними.