Номенклатура дел

Номенклатура  дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:  
- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;  
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура  дел используется при построении  информационно-поисковой системы  по документам предприятия. При  регистрации документов в регистрационный  индекс часто включают индекс  дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры  может быть использована при  формировании справочной картотеки  на исполненные документы; 

- номенклатура  дел используется вместо описи  как учетный документ при сдаче  в архив со сроками хранения  до 10 лет включительно. Она же  служит основой для составления  описей на дела со сроками  хранения свыше 10 лет и постоянного; 

- номенклатура  имеет справочное значение при  изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Самое главное  в процессе формирования и удостоверения  номенклатуры дел -- выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.