Общение и межличностные отношения в организации

Министерство образования  и науки РФ

ГОУ ВПО Челябинский государственный  педагогический университет

Региональный институт педагогического  образования и дистанционного обучения

 

 

 

 

Контрольная работа по курсу:

Организационное поведение

Тема: «Общение и межличностные отношения в организации»

                                                                                                           

 

                                                                                                              Работу выполнила:

                                                                                                              Студентка 4 курса

                                                                                                                заочного отделения

                                                                                                        МО-06 гр. 421.

                                                                                                              Работу проверил:

                                                                                                               ________________

                       

 

 

 

 

 

                                                                  г. Челябинск 2010г

 

                  Общение как форма взаимодействия в организации

Общение – это специфическая  форма взаимодействия людей на основе непрерывного обмена информацией. Межличностное  общение возникает между различными людьми в формах руководитель –  подчиненный – сотрудник –  друг и других более сложных формах общения нескольких людей.

Личностное общение имеет  место в простых формах взаимоотношений  руководителя с подчиненным, сотрудников  между собой, когда существуют два  субъекта коммуникаций. Вербальное, или  словесное, общение возникает в  процессе устного или письменного  обмена информацией. Невербальное общение  имеет место, когда используются другие знаковые формы передачи информации, например жесты, мимика, звуки, поза и  т.д.

Управленческое общение  — общение руководителя с должностными лицами с целью реализации функции  управления (изменения деятельности подчиненных в определенном направлении, поддержания ее в заданном или  формирования в новом направлении).

Управленческое общение  включает в себя три основных этапа: выдача распорядительной информации, получение обратной информации, выдача оценочной информации. Управленческое общение – служебное общение руководителя с подчиненными. Его цель – отдать распоряжение, посоветовать, получить информацию о выполнении задания, дать оценку исполненного.

Управленческое общение  имеет определенные особенности: оно  исходит из определенных целей и  побуждений (необходимость ставить  задачи, выдавать распорядительную информацию, предъявлять требования и т.д.); включает то или иное его поведение (речь, мимика, жесты), эмоции и чувства (симпатии, антипатии, удовлетворенность, огорчение), познание (восприятие руководимых, мышление, воображение, представление), волю (выдержка, самообладание, саморегулирование), анализ результатов состоявшегося общения.

Эти особенности в той или иной мере проявляются в групповом и индивидуальном управленческом общении руководителя. Вне общения невозможно организовать общую деятельность, обмениваться необходимой для ее успеха информацией. В процессе общения выражается отношение руководителя к подчиненным, устанавливается взаимопонимание и эмоциональное единство, передаются по механизму внушения и подражания его психические состояния, готовность к сотворчеству и сотрудничеству.

Инициатива в общении  дает возможность руководителю влиять на решение ряда ближайших и отдаленных задач, обеспечивает соответствие своих  воздействий как целям общей  деятельности, так и настроениям, чувствам, ожиданиям подчиненных, создавать  нужный морально–психологический климат, мобилизовать их на активную и творческую деятельность, преодолевать неуверенность, пассивность, учитывать индивидуальные и другие особенности, воздействовать на взаимоотношения и развитие личности и коллектива, предупреждать конфликты.

Для нормальной, эффективной  организации труда и для управления совместной координированной деятельностью  большое значение имеет коммуникация, т.е. всё, что связанно с приёмом, передачей и переработкой информации. Здесь необходима синхронизированность, правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны. Многое поэтому зависит от организации, построения коммуникативной связи  и структуры в социальной группе и в организации.

Искусство общения, знание психологических  особенностей и применение психологических  методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек – человек» - политикам, бизнесменам, менеджерам и многим другим. Таким образом, умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе нужно каждому. Это умение лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Необаятельный, угрюмый человек будет испытывать затруднения в общении с коллегами, ему сложно будет устанавливать контакты с деловыми партнерами, добиваться успехов на переговорах. Залог успеха любых начинаний делового человека, какую бы задачу он ни решал, - создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения.

Общение с людьми – это  наука и искусство. Здесь важны  и природные способности, и образование. Именно поэтому тот, кто хочет  достичь успеха во взаимодействии с  другими людьми, должен учиться этому.

Прежде чем приступить к рассмотрению содержания и особенностей общения руководителя и подчинённого, необходимо ввести понятие управленческого  общения, поскольку термин «деловое общение» является слишком широким  для этой ситуации. Ведь он охватывает и общение, например, врача и пациента, педагога и учащегося. В общении  руководителя и подчинённого ярко выражен  ролевой характер, неравномерно распределены инициативы и обязанности, ответственности, определяющие зависимость одного участника  общения от другого.

Таким образом, управленческое общение – это деловое общение  между субъектом и объектом управления в социальных организациях, осуществляемое знаковыми средствами, обусловленное потребностями управления их деятельностью.

Общее понятие языка жестов

Ученые установили, что  до 65% информации о собеседниках люди получают не из их слов, а на основе жестов и телодвижений, поэтому умение их правильно читать является одним  из условий успеха менеджера. Нужно  заметить, что вследствие психологических особенностей женщины быстрее и легче их замечают, фиксируют, расшифровывают, поэтому мужьям сложнее обмануть своих жен.

Считается, что во всем мире большинство основных жестов — улыбка, пожимание плечами и т.п. —  одинаковы. Однако встречаются и  «национальные жесты», например в  США и Англии поднятый вверх большой  палец означает просьбу остановить машину на дороге, а в Италии —  цифру 1.

Жесты нельзя рассматривать  изолированно, поскольку у одного и того же жеста, как можно было только что убедиться, существует несколько  значений; другой в данный момент может  вообще ничего не значить; третий —  быть обманным. Поэтому их необходимо читать в системе, где каждый дополняет, уточняет, корректирует другие.

Жесты могут соответствовать  или не соответствовать словам человека, которые сопровождают. Если соответствие имеется, они усиливают вербальную информацию, а если отсутствуют, ориентироваться  следует в первую очередь на них, поскольку их информативность примерно в пять раз выше, чем слов.

Кроме соответствия между  словами и телодвижениями необходимо принимать во внимание ситуацию (например, позы замерзшего, уставшего или критически настроенного к собеседнику человека практически одинаковы); состояние  здоровья; профессиональные привычки (пианист, оберегая пальцы, будет избегать крепкого рукопожатия); особенности  одежды, которая может сковывать  свободу движений и позы.

Исследования показывают, что существует обратная связь между  возрастом, социальным положением человека и его жестикуляцией. При сохранении прежнего смысла с возрастом и  ростом статуса больше используются слова, снижается скорость движений, хотя одновременно они становятся более утонченными. Считается, что подделывать или копировать жесты практически невозможно, поскольку в течение длительного времени нельзя контролировать всю их совокупность и одновременно еще и произносимые слова. Поскольку подсознание людей работает автоматически, независимо от них, жесты могут «выдать с головой», поэтому, чтобы скрыть свои мысли, целесообразно: — специально отрабатывать комплекс жестов, придающих правдоподобие сказанному;

— стараться полностью  исключить жестикуляцию при контактах;

— соблюдать дистанцию  по отношению к собеседнику, чтобы  не были видны микрожесты (румянец, изменение зрачков) и поза в целом (поэтому допрашиваемых сажают на хорошо освещенное и обозримое место);

— шире использовать положительные  жесты, привлекающие других, и по возможности  избавляться от отрицательных. Жестикуляция рукой

Первое, с чем сталкиваются люди при знакомстве, — рука партнера, протягиваемая для пожатия.

Коммуникации в менеджменте  расцениваются как связующий  процесс. Посредством коммуникаций происходит объединение в единое целое всех блоков и элементов  управленческой деятельности. Можно  принять великолепное решение, если его не донести в понятной форме  до исполнителя, то ожидать высокого эффекта бесполезно. А донесение  решения до исполнителя достигается  посредством коммуникаций.

В связи с необходимостью управления коллективом вводят термин управленческого общения. Управленческое общение определяют как общение, вызванное необходимостью осуществления  управленческих функций с учетом обратной связи. Управленческие отношения  предполагают тесное взаимодействие между  объектом управления и субъектом  управления, осуществляющих сознательное воздействие на объект для достижения поставленных целей. Выделяют несколько форм управленческого общения: субординационная форма общения, служебно-товарищеская форма общения , дружеская форма общения. Эффективность коммуникаций часто зависит от выбора соответствующего ситуации стиля коммуникации. Менеджер должен правильно проанализировать ситуацию и выбирать наиболее подходящий стиль общения. Большинство стилей концентрируются вокруг четырех основных: обвинительного, директивного, убеждающего и решающего проблему стиля.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен  данными, интрасети, или внутренние сети.

Информация в менеджменте  – это совокупность сведений, с  помощью которых разрабатываются  управленческие решения и осуществляется управленческое воздействие. должны выступать  в качестве источника информации.

Информация в менеджменте  обладает следующими характеристиками: объем; достоверность; стоимость; насыщенность; открытость; ценность; своевременность; структурированность полезность.

При стремлении менеджера  получить конкретную информацию он всегда обращается к конкретному объекту  — источнику информации, или, называя  это по другому, к информатору.

В качестве информатора могут  выступать: печатные издания и средства массовой коммуникации ; официальные  публикации государственных, общественных и иных органов; текущие публикации справочного характера; научные, научно-исследовательские  и подобные им учреждения и организации; совещания, семинары, инструктажи, выставки; приказы, распоряжения, инструкции вышестоящих  организаций и органов власти; коллеги, менеджеры других организаций; партнеры, как поставщики, так и потребители; подчиненные; итоги финансовой, производственной деятельности возглавляемой организации; результаты опросов, анкетирования и подобных им акций и т.п.

Важной задачей управления производственными коллективами является обеспечение работников достаточным  количеством информации, необходимой  им для успешной производственной деятельности и хорошего самочувствия. Улучшение  информированности в производственных коллективах возможно лишь на основе выявления информационных потребностей всех работников, независимо от их места  в структуре управления.

Структура коммуникативного процесса

Коммуникативный процесс  представляет собой процесс передачи сообщения от отправителя к получателю. В межличностном процессе коммуникаций можно выделить шесть главных  переменных: отправитель/кодировщик; сообщение; канал; получатель /декодировщик; восприятие; обратная связь.

К. Шеннон выделил три  уровня проблем коммуникации: технический, семантический и уровень эффективности.

Сообщение состоит из вербальных и невербальных символов, представляющих информацию, которую мы хотим передать. Типы данных, которые по отдельности  или в любом сочетании могут  содержать сообщения: факты, идеи, мнения, кредо, эмоции, мотивация.

Канал коммуникации - средство, с помощью которого сообщение  передается от источника к получателю. Обычно каналы делятся на средства массовой коммуникации (пресса, издательства, телевидение, радиовещание, информационные агентства, службы связи с общественностью  и прессой, рекламные агентства и др.) и межличностные каналы, то есть непосредственный личностный обмен сообщениями между источником и получателем информации. Решение использовать письменный или устный канал может быть частично обусловлено ответами на следующие вопросы: Нужна ли немедленная обратная связь? Актуален ли вопрос о позитивном восприятии переданного послания? Есть ли необходимость в документировании коммуникации? Нужна ли детальная точность?