Организация и контроль управленческих решений на гостиничном предприятии

Начальник отдела продаж принимает  решения о заключении договоров  на реализацию, проведении рекламных  акций в рамках выделенного бюджета.

В процессе разработки решений  менеджеры анализируют информацию, осуществляют коммуникации с руководителями других уровней управления, с непосредственными  исполнителями мероприятий, заказчиками, продумывают сценарии развития ситуации, проводят деловые совещания, выбирают наилучшую альтернативу.

Процесс принятия управленческих решений состоит из ряда последовательных этапов (См.: рис. 1.).

На первом этапе возникает  проблема, которую необходимо своевременно разрешить, иначе может возникнуть ситуация дисбаланса в системе. Так, снижение конкурентоспособности организации  на рынке приведет к снижению спроса на ее товары или услуги. В дальнейшем это может означать потерю прибыли, и даже возникновение ситуации неплатежеспособности организации, фактическое банкротство.

В условиях, когда организация  процветает, является прибыльной, требуется  принятие решений, например о расширении деятельности, покупке бизнеса в  другой сфере, проведении диверсификации, инвестициях в капитальное строительство  и т.д. Подобные решения требуют  продуманных действий управляющих, точного диагностирования состояния  системы.

Переходим ко 2 этапу принятия управленческого решения. В данном случае менеджер сталкивается с необходимостью анализировать документы: финансовой отчетности, динамику продаж, договоры, данные о преимуществах фирм-конкурентов.

  
Рис. 1. Этапы процесса принятия решений

Управляющий изучает коммуникационные каналы и информацию, поступающую  к нему из разных источников: от работников организации, заказчиков, конкурентов; видит себя в этом информационном поле, наблюдает за людьми, которые  могут ему помочь принять правильное эффективное решение.

На третьем этапе управленческое решение принимается индивидуально  руководителем или совместно  с группой, например на деловом совещании. Также руководитель, может использовать для принятия решения мнение компетентных специалистов, экспертов в избранной  сфере деятельности. Может обсудить с ними проблему, получить их компетентное заключение, и затем принять решение  о дальнейших действиях. Так, весьма востребован финансовый или маркетинговый  аудит (оценка) деятельности, который  может помочь руководителю принять  оптимальное решение с наименьшими  потерями для организации.

И, наконец, 4 этап предполагает принятие решения, которое фиксируется  в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, технических заданиях, разного вида планах; а также находит  отражение в нормативных источниках, ⁴стандартах предприятия, общих положениях, уставе, внутренних регламентах и правилах организации. Важно не только принять своевременное решение, но и проконтролировать исполнение мероприятий, осуществляемых согласно принятым официальным документам, мотивировать персонал, который задействован в реализации указанных мероприятий.

Обозначим основные понятия, связанные с принятием управленческого  решения.

Управление — целенаправленное воздействие на систему и процессы, которые призваны объединять усилия работников для достижения конкретных целей организации.

Процесс управления — совокупность последовательных во времени операций, мероприятий, из которых складывается воздействие управляющей системы на объект управления (организацию).

Система управления — совокупность взаимосвязанных элементов, способ реализации технологии управления, предполагающий воздействие на объект с целью изменения его состояния и процессных характеристик.

Цель управления — идеальный образ желаемого, необходимого и возможного состояния системы, определяемый рядом количественных и качественных показателей.

Ситуация — состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели или исходных, заданных параметров.

Проблема — противоречие, рассогласование в системе, которое может вывести ее из состояния равновесия и угрожает ее жизнестойкости в окружающей среде.

Информация — отражение в сознании человека окружающей его действительности, совокупность сведений о состоянии управляемой системы.

Организация разработки управленческого  решения — упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения. Организация осуществляется посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, делегирования прав и ответственности.

Технология разработки управленческого  решения — вариант последовательности операций разработки решения, выбранный по критериям рациональности их осуществления, использования специальной техники, оборудования, квалификации персонала, условий выполнения мероприятий.

Методология управленческого  решения — логическая организация деятельности по разработке управленческого решения. Включает формулирование цели управления, выбор методов разработки решений, критериев оценки вариантов, составление алгоритма выполнения операций разработки решений. Общими методологическими подходами, используемыми для анализа методологии управленческого решения можно считать: рационалистический, поведенческий, системный, ситуационный, процессный, кибернетический, и синергетический.

Процесс принятия управленческого  решения состоит из последовательных стадий, таких, как: появление проблемы, диагностика состояния процессов  в организации, разработка решения  и контроль за исполнением планируемых  мероприятий. Все эти этапы являются необходимыми ступеньками на пути к  эффективности управления. От менеджеров требуется не только знание теории управления, но также и овладение  методами: анализа информации, организации  работы в группе по принятию совместных с коллегами решений.

Методы разработки управленческих решений — это способы и приемы выполнения операций, необходимых в процессе их принятия. К ним относятся способы анализа, обработки информации, выбора вариантов действий и др.

Любая организация, начиная  с момента своего возникновения, сталкивается с целым рядом проблем, которые могут спровоцировать опасную  ситуацию, сопровождающуюся резким ухудшением показателей деятельности: ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости оборотных средств, финансовой устойчивости. Рыночные формы  хозяйствования в условиях жесткой  конкуренции приводят к несостоятельности  отдельных субъектов хозяйствования или их временной неплатежеспособности. Проблема дает информацию, «ключ к  размышлению». Требуется принять  решение, способное изменить ситуацию, улучшить состояние организации.

Теория управления располагает  наработанным комплексом понятий, категорий  и методов для комплексной  оценки производственно-хозяйственной  деятельности, эффективной организации  процесса принятия решений на всех уровнях управления. Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности  она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации  труда. С целью выявления причин ухудшения параметров деятельности организации проводится диагностирование проблем.

Управленческая диагностика — это совокупность методов, направленных на выявление проблем, слабых «узких» мест в системе управления, которые являются причинами неблагополучного состояния процессов в организации. Диагностику можно понимать как оценку деятельности компании с точки зрения получения общего управленческого эффекта и определение отклонений существующих параметров системы от первоначально заданных, оценку функционирования организации в подвижной, изменяющейся внешней среде.

Управленческие решения  должны разрабатываться менеджерами  на научном уровне управления, с  применением всего комплекса  методов анализа, диагностики, планирования, моделирования и прогнозирования. Эффективный управляющий — это компетентный специалист, который умеет своевременно принимать решения, направлять и мотивировать персонал для их исполнения, планировать ресурсную базу, реализовывать эффективные модели поведения, выбирать адекватный стиль руковод

  1.2. Типы управленческих  решений: критерии, преимущества  и          недостатки.

В практике организаций ежедневно  принимается огромное множество  решений. Произошла поломка офисного оборудования. Начальник отдела принимает  решение о ремонте. Выросла текучесть  персонала. Начальник отдела развития персонала принимает решение  внедрить новую систему поддержки  работников, включающую социальный пакет  и гибкую систему премирования. Появился новый конкурент и руководитель маркетинговой службы вынужден скорректировать  ценовую политику. Таких примеров можно привести множество. В теории управления выделяют несколько типов  решений.

1) Типология по степени  участия руководителей разного  уровня и специалистов:

коллегиальные (экспертные и по согласованию);

коллективные (демократические);

индивидуальные (единоличные).

Коллегиальное решение —  это решение, принятое группой руководителей  и специалистов.⁵

Как правило, решения принимаются  руководителем организации по согласованию с ведущими топ-менеджерами и  специалистами, коллегиально. Так происходит в большинстве компаний. Руководитель делегирует параллельные полномочия или  использует прием обязательного  согласования, что в распорядительных документах прописывается: как «согласовано». При обязательных согласованиях  ответственность за принятие значимых решений частично возлагается на руководителей, принимающих на себя такие полномочия. Параллельные полномочия увеличивают ответственность и права руководителей, а решение становится коллективным. Например, во многих компаниях применяются параллельные полномочия для контроля финансовых расходов, а в случае крупных покупок требуются две или три подписи руководителей.

Коллегиальные решения обычно принимаются на деловых совещаниях и во время работы комиссий ведущими руководителями и специалистами. На таких совещаниях уже существует известный баланс сил, что значительно  влияет на результат управления, решение. Так, расстановка сил может быть такова, что приоритет принятия решения  может иметь один или два руководителя, хотя формально решение принимается  коллегиально. Это недостаток коллегиальных  решений. Поэтому руководители обращаются к экспертам, которые могут помочь им в принятии важных решений. Подобные решения принимаются в том  случае, если привлекается группа специалистов: внешние аудиторы или сотрудники штабных служб организации. Например, для решения спорного вопроса, руководитель может привлечь юридическую службу, а для разработки стратегического  плана воспользоваться услугами группы аналитиков. Может быть сформирована экспертная комиссия с привлечением внешних экспертов в области  качества или финансового аудита.

Современная управленческая теория предлагает методы и приемы, которые руководитель может использовать для оптимизации работы малой  группы и роста эффективности  принятых решений.

Коллективные (демократические) решения — это решения, принятые большинством сотрудников организации, совместно трудовым коллективом  или малой группой. В отличие  от коллегиальных, демократические  решения являются ярким выражением воли большинства членов трудового  коллектива, малого или большого. Такие  решения принимаются в ходе тайного  голосования, использования методов  экспертных оценок, например, номинальной групповой техники, японских методик «ринги». Использование подобных методов возможно при высоком уровне мотивации персонала, использовании демократического стиля руководства, развитости и прозрачности корпоративной культуры.

Коллективные решения  принимаются и в том случае, когда поднимаются значимые, затрагивающие  весь персонал, проблемы и вопросы. К примеру, выборы руководителя по конкурсу, внедрение новой системы оплаты труда.

Индивидуальные управленческие решения — это решения, которые  принимаются руководителем единолично. В организациях малого бизнеса небольшое  число уровней управления, высокая  степень риска потери конкурентного  статуса. Руководит такой организацией предприниматель, который несет  всю ответственность за дальнейшее ее функционирование в нестабильных рыночных условиях. Предприниматель  опасается делегировать полномочия по финансовым и другим значимым вопросам своим подчиненным и принимает  решения единолично. Положительным  моментом индивидуального решения  является его творческий, неординарный характер.

Недостатки индивидуальных решений проявляются тогда, когда  они приобретают авторитарный характер. Руководитель узурпирует власть, единолично распоряжается ресурсами, определяет кадровую политику организации и  оказывает давление на подчиненных. Решения, принимаемые руководителем  единолично, позволяют организации  какое-то время оставаться на рынке  и быть успешной. Однако в дальнейшем, стиль руководства, используемый руководителем, тормозит развитие организации. Руководитель должен уметь лавировать и быть гибким, использовать искусство делегирования  полномочий по принятию решений другим людям в организации.

2) Типология по уровням  планирования и времени реализации  мероприятий

- стратегические

- тактические

- оперативные

Стратегические управленческие решения — это решения, которые  принимаются на высшем уровне управления на долгосрочную перспективу развития организации. За такими решениями следует  разработка: стратегического плана, производственной программы организации. Стратегические решения предполагают проведение кардинальных перестроек в  организации: изменение направлений  финансовых потоков в продуктовые  группы или целевые сегменты, трансформацию  структуры, выход на новые региональные рынки, расширение или сокращение деятельности, изменение ассортиментной политики. Стратегические управленческие решения  принимаются на уровне директоров, вице-президентов компании, зам. директоров, руководителей производственных подразделений  и цехов. В малом бизнесе вся  ответственность за принятие стратегических решений сосредотачивается в  руках руководителя и его команды.

Тактические управленческие решения — это решения, которые  принимаются на высшем и среднем  уровнях управления на год или  на квартал и включают мероприятия, необходимые для реализации годового или квартального планов: продаж, производства или предоставления услуг. Тактические  цели конкретизируют стратегическую цель и соответственно, тактические решения  необходимы для достижения этой цели. Тактические решения могут быть связаны с продумыванием новых  моделей поведения на рынке, изменением ценовой политики, организацией рекламных  акций, оптимизацией работы профессиональных коллективов и т.д. Закупить новое  оборудование, внедрить систему скидок и льгот для выгодных заказчиков, внедрить систему бонусов и премиальных  вознаграждений за достигнутый персоналом результат, изменить принцип ценообразования  — это примеры тактических  решений.