Организация и проведение деловых совещаний

В числе услуг «Прибайкальской» также организация трансферов, встреч гостей, комплексных обедов, кофе - брейков, банкетов, фуршетов. Кроме того гостиница занимается организацией туров и спортивных программ, в числе которых:

· туры на снегоходах;

· рыбалка;

· свадебные туры;

· пешие прогулки по Листвянке;

· пикники;

· различные спортивные программы и конкурсы для групп клиентов в количестве 30 или 60 человек (футбол, волейбол, перетягивание каната и т.д.);

Организационная структура гостиницы отражена на схеме (рис. 1).

 

 

 

 

Схема (рис. 1)

 

Основные экономические показатели представлены в Таблице 2

Таблица2 -Экономические показатели ООО «Гостиница Прибайкальская»

№	Показатели	На начало отчетного периода 2009 года	На конец отчетного периода 2009  года
1.	Внеоборотные активы	440585	40
1.1	Нематериальные активы	-	0,0
1.2	Основные ср-ва	172356	39,1
1.3	Незавершенное строительство	42093	9,6
1.4	Долгосрочные фин. вложения	226117	51,3
1.5	Прочие внеоборотные активы	19	0,004
2	Оборотные активы	661677	60
2.1	Запасы	24922	3,8
2.2	Ндс. по приоб.ценностям	-	0,0
2.3	Дебит.задолжность >12	-	0,0
2.4	Дебит.задолжность < 12	266101	5,6
2.5	Краткосрочные финн.вложения	368445	20,7
2.6	Денежные ср-ва	2209	0,3
2.7	Пр. денежные ср-ва	-	0,0
3	Убытки	-	0,0

 

Анализируя структуру активов предприятия, следует обратить внимание на показатели постоянных (внеоборотных) активов и оборотных активов. Внеоборотные активы составили 440585 тыс. руб. на начало 2009 года и 465003 тыс. руб. наконец 2009 года (увеличение на 24418).

Оборотные активы, наоборот, уменьшились на 1,5% , составили 661677 тыс. руб. и 654902 тыс. руб. - на начало и конец 2009 года соответственно, что объясняется в большей степени увеличением краткосрочной дебиторской задолженности на 22579 тыс. руб. Итого активы увеличились с 1102262 тыс. руб. до 1119905 тыс. руб.

 

2.2 Совершенствование процесса проведения деловых совещаний

  Деловое общение и деловой  этикет в значительной степени  определяется той обстановкой, в  которой они проходят, а это  наводит на желание совершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и по предприятию. Поскольку совещание, как способ координации деятельности людей – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента -  предлагается следующее:

1. Организовать курсы повышения квалификации с приглашением сотрудников из других фирм подобного рода деятельности (профессиональный обмен знаниями), поскольку деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность, поэтому чтобы улучшить организацию труда, и для того, чтобы фирма была конкурентоспособна, необходимо проводить повышение квалификации сотрудников. Проводить ежемесячные совещания по вопросам технологического характера с привлечением службы маркетинга, на которых выяснять – какие необходимо предпринять меры по улучшению качества обслуживания клиентов.

2. Улучшать и преумножать обстоятельства, на первый взгляд незначительные, учет которых позволяет во-первых создавать требуемую обстановку и, во-вторых скрыто накапливать психологические преимущества над партнерами. Предложить партнерам -  назначать время встречи, то которое удобно им. При таком способе действия, во-первых, больше вероятность, что предложение о встрече не будет отклонено. Во-вторых, применяя деловой этикет, фирма будет проявлять уважение к партнеру.

3. Проводить оценку персонала  для повышения психологической  совместимости сотрудников организации, что в конечном итоге ведет к улучшению коммуникаций и обеспечению более качественного информационного потока внутри предприятия.  Показать себя с хорошей стороны, идти на небольшие уступки, что считается признаком хорошего тона, гибкости, уважительного отношения к партнеру, и тогда последующее упорство в отстаивании своих интересов будет воспринято не как проявление упрямства и эгоизма, а как вынужденный шаг.

4. Для психологического преимущества  по составу делегаций – число  участников согласовывать предварительно, уменьшать количество переговаривающихся. Потому как нужно учесть то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению..

5. Создать комфортные условия при рассаживании делегации, как требует того деловой этикет – представители двух сторон должны сидеть лицом друг к другу, организовать видеозапись, которая дает возможность проанализировать произнесенные речи, а также позволяет оценить уровень их правдивости.

6. Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует, и для целесообразности и важности  деловые совещания не созывать  по каждому поводу,  не отрывать людей от основной работы,  начинать вовремя, регулировать направленность и деловитость выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей.

7. Улучшить учебно-воспитательную задачу ведения деловых переговоров, способствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников ведь на совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретать культуру общения и т.п. Известно, что для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления, которым еще и предоставляется возможность показывать свой талант  менеджера.

8. В заключении - оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу. А это и есть добрая половина информации, грамотно изложить свои мысли о конкретных действиях и перспективах предстоящей совместной работы

Итак, предприятие, его руководство и сотрудники представляют собой небольшую часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства. Руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, что предприятие  живет на рынке и зависит целиком от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников. Существование предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников – в достижении поставленной цели, а также  улучшения качества  условий работы.

 

Заключение

Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных им, главным образом тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. А значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно  и сознательно участвуют в нем люди. Вот почему обеспечивающими и основополагающими  для руководителя являются социально-психологические методы менеджмента, направленные на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.

Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения.

Целью курсовой работы было повышение эффективности с совещаний .

В ходе курсовой работы были решены следующие задачи:

Рассмотрены понятия, сущность и типы деловых совещаний;

Разобран процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания, подготовки необходимых документов, выбора помещения для совещания;

Дана характеристика  ООО «Гостиница Прибайкальская»

Разработаны мероприятия по совершенствованию процесса по подготовке руководителя к деловому совещанию

На примере  ООО «Гостиница Прибайкальская» рассмотрены способы и формы проведения деловых совещаний. Проанализированы процессы, проведения деловых совещаний и приведя примеры  их совершенствования,  хочется сказать, что деловые совещания, всегда будут пользоваться необходимостью их проведений, и их экономической эффективностью. Внедрение новых идей по организации и проведению деловых совещаний ООО «Гостиница Прибайкальская» даст возможность предприятию расширить сферу обслуживания предприятия и выхода его на мировые масштабы в туристическом бизнесе, и привлечения денежных средств в бюджет региона, а также  для  роста и  процветания предприятия.

 

Список использованной литературы

 

1. Бороздина Г.В., Психология делового общения: учеб.-М: ИНФРА-М, 2006. – 368с
2. Веснин В. Р.,  Менеджмент: учеб. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 504с
3. Гойхман О.Я., Организация и проведение мероприятий: учеб.пособие. - М: 2010.- 120с.
4. Зиновьев В.Н., Зиновьева И.В., Менеджмент: учеб.пособие – М: Из -во торговая корпорация «Дашков и К»,  2007. -480с.
5. Зельдович Б.З. Деловое общение: Учеб. – Москва: Альфа-Пресс, 2007. – 368с.
6. Кабушкин  Н.И., Управление гостиницами и ресторанами: учеб.пособие. – М: БТЭУ, 2009. – 416С.
7. . Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова Этикет деловых отношений – М: ИНФРА – 2003. – 360с.
8. Лавриненко В.Н., Психология и этика делового общения: учеб. – 4-е изд., - Москва: Юнити-Дана, 2005.-415с.
9. Резник С.Д. и др., - 3-е изд. перераб. и доп.- 20110. – 558с
10. http://pribaikalskaja.ru/ru/home.html