Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании

Координация работы службы организации поездок, как правило, ложится на плечи офис-менеджера.

Основные направления  работы службы (если это большие  объемы) или сотрудника-координатора:

- заказ, приобретение и возврат (при необходимости) билетов на все виды транспорта;

- размещение (заключение  договоров с гостиницами);

- визовая поддержка;

- трансферы – перевозки в местах прибытия и убытия.

Компании с большим  количеством командировок обычно заключают  договоры с туристическими агентствами, которые осуществляют бронирование, выписку и доставку билетов.

Бронирование  гостиниц и заказ такси могут  организовать агентство или самостоятельно координатор по поездкам – это  зависит от политики компании и от объемов бронирования.

Для удобства ведения  учета заявок сотрудников на поездки  рекомендуется ввести специальную  форму-бланк заявки. Это не командировочное  удостоверение, а именно внутренняя форма запроса сотрудника на организацию поездки – она является основанием для координатора по поездкам на осуществление действий, связанных с расходом финансовых средств компании.

Форма разрабатывается  самой компанией, при этом необходимо вести регистрацию данных форм, так  как расходы на приобретаемые  билеты, заказанный транспорт (такси или автобус), гостиницы для проживания представляют собой значительные суммы.

Что рекомендуется указывать в заявке:

- личные данные;

- контактный (лучше мобильный) номер телефона;

- дату и желательное  время вылета (можно без указания рейса);

- класс (эконом-, бизнес-класс, первый класс);

- необходимость в бронировании гостиницы;

- информацию о необходимости (или отсутствии необходимости) заказа автотранспорта для трансфера в аэропорт и обратно, на вокзал, место (адрес и время) подачи автомобиля.

Авиарейсы и  номера поездов предложит координатор  службы организации поездок в соответствии с политикой компании по приоритетному использованию определенных авиакомпаний – если она существует, политикой по приоритетным поездам. В ряде компаний, особенно в западных компаниях и международных корпорациях, существуют корпоративные политики по разным вопросам, в том числе и по поездкам.

Могут существовать:

- списки рекомендованных (приоритетных) авиакомпаний;

- списки типов  самолетов, на которых разрешается летать сотрудникам компании;

- списки рекомендованных  гостиниц, в которых следует останавливаться;

- правила или  ограничения по пользованию вагонами определенных классов.

В авиакомпаниях  существует понятие корпоративных  тарифов, а в гостиницах – корпоративных скидок.

Например, все  западные компании рекомендуют в  случае путешествия в поездах  в России размещаться только в  вагона типа СВ или купе с услугами.

Иногда могут  быть введены ограничения по использованию  ночных поездов или правило не ездить в одиночку, также не рекомендованы полеты поздними рейсами самолетов. Такие правила могут быть негласными, не прописанными в инструкциях, но принятыми с точки зрения безопасности. Это связано заботой о безопасности сотрудников, а также о сохранении и высокой работоспособности после прибытия на место назначения, а в ряде случаев – и с экономией.

Заявка на поездку  должна быть подписана руководителем  отдела, в котором работает сотрудник (так как он распоряжается бюджетом). При этом руководитель отдела может  добавить определенные комментарии – требования к поездке, например: "необходимо уложиться в пределах такой-то суммы". Этот комментарий адресован координатору по поездкам и является руководством по выбору тарифов.

Все это в  большей мере касается компаний с  развитой структурой, имеющих офисы в нескольких городах или странах или выполняющих работы по крупным проектам – строительству, монтажу, разработке месторождений и т. д. с привлечением большого числа специалистов из разных городов или стран.

В гостиницах существуют корпоративные скидки. С гостиницей заключается договор, в котором компания гарантирует заказ не менее чем определенного количества человеко-ночей в год для заселения сотрудников или гостей компании. Начинается этот минимум чаще всего со 100 человеко-ночей и скидок 10%, но планка может быть и выше. При этом гостиница прописывает в договоре специальные корпоративные тарифы, применяемые для данной компании. Эта информация конфиденциальна, и цены отличаются от указываемых как "цены от стойки" (Rack Rate) – стандартных расценок во всех рекламных материалах гостиниц.

Количество  гарантированных компанией человеко-ночей  может быть и выше – 500, 1000, 2000, 3000 – скидки могут быть больше; уровень  скидок зависит от истории взаимоотношений  вашей компании с данной гостиницей, репутации вашей компании, принадлежности данной гостиницы к сети гостиниц и т. д.

Договор чаще всего  заключается на год с возможностью продления или перезаключается  каждый год. В очень крупных компаниях  этими вопросами занимается Business Services Manager, в средних и малых – офис-менеджер.

Если нет  уверенности в большом количестве приезжающих и в том, что вы будете использовать именно эту гостиницу, и нет заключенного договора, дающего право на скидки, все же есть способ некоторого снижения расходов путем заказа данной гостиницы не напрямую, а через туристическое агентство, которое предоставляет данные услуги. Некоторые агентства, имея несколько фирм-клиентов и приблизительно зная объемы их поездок, сами заключают договоры с гостиницами и берут обязательства по человеко-ночам на себя. В итоге клиент получает лучшую по сравнению с Rack Rate цену на проживание, и агентство не остается в убытке. Некоторые агентства выкупают блоки мест в гостиницах.

Для компаний, координирующих поездки иностранных граждан по территории России, необходимо обязательно уточнить, имеет ли право данная гостиница регистрировать иностранных граждан. Как известно, иностранный гражданин, пребывающий на территории России, обязан быть зарегистрирован в течение 3 рабочих дней с момента пересечения им границы нашей страны (миграционное законодательство).

При пересечении  границы он заполняет миграционную карту, которую обязан всегда иметь  с собой и в которой проставляются  отметки о его регистрации  по месту пребывания. Если гостиница не имеет права регистрировать иностранного гражданина, его необходимо в обязательном порядке поселить в другую гостиницу, имеющую соответствующее разрешение.

Гостиницы, даже имея договор с компанией, не гарантируют  на 100% наличие свободных номеров  на запрашиваемые даты. Конечно, ваша компания будет пользоваться приоритетом, но бывают так называемые горячие сезоны (Hot seasons) – периоды, когда гостиница полностью заполнена. Причиной может быть какая-то заранее запланированная конференция, крупная выставка, проходящая в вашем городе, форум или какое-то иное событие, подразумевающее приезд большого количества гостей. Желательно уже в момент подписания договора узнать у представителя гостиницы о наличии таких периодов и отправлять заявки заранее.

Заявка на бронирование направляется в письменном виде уполномоченным лицом компании, например сотрудником службы поездок. Это может быть факс или e-mail (зависит от правил, существующих в данной гостинице). Будьте внимательны – подтверждение бронирования высылается также в письменном виде.

Если планы  поездки сотрудника изменились –  необходимо отменить бронирование опять в письменном виде и получить письменное подтверждение о том, что бронь снята.

Бывали случаи, когда при выставлении счетов штрафные санкции учитывали и время отправления отмены на бронь. На веб-сайтах гостиниц обычно оговорены условия отмены бронирования без штрафа.

Пример.

Один из сотрудников  компании планировал служебную командировку во Францию. Он забронировал номер по Интернету через сайт одной из гостиниц с указанием данных своей кредитной карты. В гостиницах существует понятие No-show, или незаезд гостя по произведенному бронированию (если бронирование не было своевременно аннулировано). Штраф составляет стоимость номера в сутки (вынужденный простой).

При этом в правилах многих гостиниц указывают срок в 1 сутки. Многих, но не всех. Есть понятие бронирования для групп (условия по штрафным санкциям другие), есть просто правила данной гостиницы. В данном примере на сайте был указан срок 3 дня. Внимательно читайте информацию, особенно если она касается денег. Сроки поездки сотрудника изменились, и он должен был ехать на 4 дня позже. За два дня до планируемого ранее заезда он отправил запрос на отмену бронирования, но штраф за 1 сутки всё же был снят с его карты.

Как это работает: при бронировании гостиницы по кредитной или дебетовой карте сумма, равная стоимости заказанного номера за сутки, "замораживается". Деньги остаются на вашем счете, но они не доступны для использования – снятия наличными или оплаты. К примеру, если вы клиент банка, позволяющего вам узнавать состояние вашего счета через Интернет, вы увидите, что сумма на вашем счете и сумма, доступная к использованию, будут отличаться именно на сумму "замороженных" средств – стоимость номера в сутки.

Если вы забронировали гостиницу по своей кредитке, а потом приехали и решили оплатить все проживание наличными – такая ситуация тоже возможна, но желательно несколько раз повторить менеджеру, проводящему расчет, что надо разморозить сумму на карте. Плохого не случится, просто эта сумма может быть заморожена и не доступна для использования около месяца, если менеджер не проведет необходимые операции.

В договорах  с компаниями прописывается срок, за который можно снять бронирование без штрафа. Чаще всего это сутки (24 часа), для "любимых" клиентов, обеспечивающих большую гарантированную "загрузку", гостиницы кроме скидок предоставляют и льготы по условиям аннулирования брони – срок может быть уменьшен на некоторое количество часов, но это зависит в том числе и от местоположения, и от востребованности гостиницы в целом

Если в компанию приезжают специалисты или гости  из другой страны, им требуется визовая поддержка для получения российской визы. Визу они получают в российском консульстве в своей стране или стране пребывания. Так же, как для россиян, которым при подаче документов на получение визы иностранного государства необходимо приглашение от принимающей стороны, иностранцам для получения российской визы необходимо приглашение от принимающей стороны в России.

Но встречается  недопонимание со стороны гостей – они думают, что письма от вашей  компании с приглашением посетить ваш  офис будет достаточно, но это не так. Приглашающая сторона должна быть зарегистрирована в управлении Федеральной  миграционной службы. Если у вашей компании такой регистрации нет, она не может выступать приглашающей стороной. Приглашение – это особый документ, оформляемый на каждого приезжающего иностранца через Федеральную миграционную службу.

Некоторые гостиницы  высокого уровня – например сеть гостиниц Marriott или гостиница "Золотое Кольцо" в Москве, ряд других, чаще всего 4- и 5-звездочных гостиниц в других городах, имеют право оказывать визовую поддержку иностранным гражданам, планирующим остановиться в их гостинице.

Это возможно в  том случае, если иностранец бронирует номер по своей кредитной карте и оговаривает необходимость визовой поддержки. В этом случае соответствующая служба гостиницы предлагает будущему гостю заполнить определенную форму, предоставить дополнительную информацию о себе и через некоторое время высылает ваучер, оформленный в установленном порядке. Этот ваучер может выступать в качестве приглашения от принимающей стороны для предоставляемого наряду с другими документами, подаваемыми в российское консульство. Существует ряд ограничений, но эти вопросы служба поездок вашей компании должна выяснять в рабочем порядке.

Служба организации  поездок компании, как правило, оказывает поддержку российским сотрудникам для получения виз других государств. При этом чаще всего это информационная поддержка. Координатор предоставляет всю необходимую информацию по списку документов, требуемых тем или иным посольством, срокам оформления виз, адресу посольства или консульского отдела, часам работы, требованиям по прохождению собеседований. Это обязанность службы, и такую информацию координаторы должны уметь находить.

При этом заполнение анкет, сбор документов, получение приглашений  – это обязанность сотрудника, собирающегося в командировку. Подача документов в посольство – тоже.

В некоторых компаниях вопрос подачи документов решается иным способом – например аккредитацией компании при посольстве, – но это отдельные случаи. Возможно использование услуг ряда агентств. При этом надо помнить, что сотрудники, проживающие в городах, где посольств или консульских отделов нет, вынуждены подавать документы в Москве или ближайшем городе, где находится консульский отдел данного посольства, отвечающий за работу с данным регионом. Если, к примеру, сотрудник постоянно зарегистрирован (прописан) в Санкт-Петербурге, а работает в компании в Москве, при этом большую часть времени проводит в командировках по стране, по существующим правилам он должен подавать документы на визу в консульство Великобритании в Санкт-Петербурге.