Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Октября 2013 в 17:46, статья
Статья содержит информацию, которая является руководством по организации офис-менеджером командировок главе организации и ее сотрудникам. Бронирование гостиницы напрямую удобно, если ваши коллеги часто летают в одно и то же место либо предпочитают останавливаться в определенной гостинице. Целесообразней всего в этом случае заключить договор с сетью гостиниц, в которых для ваших сотрудников будет предоставлен специальный тариф с условием неоднократного размещения. Для бронирования вам необходимо отправить факс с указанием даты, Ф.И.О. сотрудников, категории и количества номеров, дополнительных услуг и пожеланий. После подтверждения бронирования от гостиницы следует оплатить проживание.
Итак, сотрудник заполнил свою форму – запрос на поездку и передал ее в службу организации поездок. Координатор отдела связывается с агентством по продаже билетов, выясняет, какие рейсы подходят, наличие мест на соответствующие рейсы и поезда.
Достаточно часто бронирование билетов на внутренние рейсы по России невозможно, продажа открывается за определенный период, и, если заявка подана заранее, координатор делает соответствующую пометку себе и в первые дни продаж выкупает билеты.
Если форма-запрос передана всего за несколько дней до поездки, будьте готовы к следующему – мест на рейс нет, или нет в том классе, в каком сотрудник желает лететь, или стоимость билета в том же классе выше. Лучше планировать все заранее. Для международных рейсов бронирование билетов возможно, поэтому лучше забронировать билет и "подержать" бронь некоторое время на случай изменения планов – это делает агент по продаже билетов.
Работа координаторов по поездкам весьма напряженная. Например, в случае изменения сроков поездок, когда билеты выписаны, гостиница забронирована, такси заказано. Особенно когда поездка перенесена на более ранний срок
В ряде компаний с большим количеством поездок сотрудников встречи-проводы в аэропорту могут решаться путем использования автотранспорта своей фирмы или встречающей стороны. При этом у координаторов (соответственно и у офис-менеджера) возникает дополнительная организационная нагрузка – координация транспорта.
Предположим, что поездок у вас много. Если полностью использовать транспорт компании, объем работы по вопросам учета использования бензина, времени работы водителей и т. д. значительно возрастает. В случае поздних прилетов это еще и учет особенности работы водителей в ночное время, соответствующий график работы водителей.
Здесь как нельзя кстати приходится аутсорсинг – использование службы такси по договору или использование транспортной компании…//
Задание:
Информация о работе Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании